ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Поняття і зміст контролю

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Поняття і зміст контролю

Останньою функцією в одному циклі процесу менеджменту є контроль. Одночасно контроль є необхідним елементом виконання будь-яких завдань в організації, починаючи з планування її діяльності. На етапі контролю відбувається перевірка результатів роботи або поточного стану роботи організації або окремих співробітників. З останнім пов'язаний певний негативний образ контролю як психологічного явища. Проте при правильному підході саме контроль усуває недоліки недостатності мотивації та можливі наслідки конфліктних ситуацій у колективі.

Загалом контроль – це функція (процес) забезпечення досягнення організацією поставлених перед нею цілей.

Чинники, що зумовлюють необхідність контролю як окремої функції менеджменту, можна згрупувати за такими критеріями:

§   невизначеність функціонування організації;

§   попередження виникнення кризових ситуацій;

§   підтримка успіху роботи персоналу;

§   широта діапазону діяльності, що пов’язана з контролем. У цьому сенсі контроль – визначення напряму розвитку організації. Велику роль при цьому відіграє зворотний зв'язок – визначальний чинник специфіки менеджменту.

За часом здійснення контроль поділяється на попередній, поточний і завершальний (рис. 1). При цьому об’єктами попереднього контролю є вхідні в організацію ресурси. Основна мета поточного контролю – з’ясування причин відхилень у роботі організації.

Рисунок 1 – Види контролю залежно від часу його здійснення

Процес контролю (рис. 2) складається з трьох основних етапів:

§   вироблення стандартів і критеріїв;

§   зіставлення з виробленими стандартами і критеріями реальних результатів;

§   прийняття необхідних коригувальних дій.

На кожному з цих етапів відбувається реалізація комплексу різних заходів.

На першому етапі простежується тісний взаємозв’язок контролю та попереднього планування. Стандарти – це конкретні цілі, які можна вимірювати.

У процесі вимірювання реального виконання робіт на першому етапі контролю використовують чотири основних методи вимірювання: особисті спостереження (перевага – відсутність фільтрації інформації), статистичні звіти, усні звіти підлеглих, письмові звіти підлеглих (перевага – легка каталогізація інформації).

Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. При цьому важливим є також з’ясування того, наскільки небезпечними є виявлені відхилення між бажаними значеннями згідно зі стандартами і фактичними результатами.

Коригувальні дії на третьому етапі можуть бути пов’язані з такими видами поведінки менеджера:

§   нічого не робити;

§   усунути відхилення;

§   переглянути стандарт.

Рисунок 2 – Контроль як складний процес

У першому випадку йдеться про нормальний хід справ, тобто втручання менеджменту зайве, оскільки відхилення в процесі досягнення поставлених цілей незначні. Проте якщо така ситуація спостерігається в одному циклі управлінського процесу, – це не означає, що в наступних циклах поріг відхилень також буде відповідати нормі. Тобто процес контролю повинен тривати за будь-яких, навіть за відносно стабільних обставин.

У другому випадку йдеться про усунення відхилень до того, як вони переростуть у значні проблеми. При цьому, зрозуміло, що коригування вимагає справжня причина відхилення.

Іноді недоцільно усувати відхилення від стандартів, оскільки справжня причина проблеми приховується в самих стандартах. У цьому випадку слід переглянути власне стандарти.

Досліджуючи складність процесу контролю, що належить і до його поведінкових аспектів, слід звернути увагу на такі чинники ефективного контролю:

§   урахування та коригування поведінки, орієнтованої на контроль (згідно з теорією “X” МакГрегора, підлеглі не мають достатньої ініціативної поведінки та спрямовують свою активність на ті аспекти роботи, що контролюються керівництвом);

§   стратегічна спрямованість контролю (відображення загальних пріоритетів організації та підтримання їх);

§   орієнтація на результати (кінцева мета контролю – не збір інформації, встановлення стандартів і з’ясування проблем, а вирішення завдань, які стоять перед організацією. Контроль ефективний лише тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і спроможна сформулювати нові цілі, що забезпечать її розвиток у майбутньому);

§   відповідність справі (контроль має об’єктивно вимірювати та оцінювати те, що справді важливо);

§   своєчасність контролю (часовий інтервал між проведенням вимірів чи оцінок явища, що контролюється, має відповідати особливостям його планування, швидкості вимірів, витратам на проведення вимірів і розповсюдження отриманих результатів);

§   гнучкість контролю (властивість самоусунення у випадках можливості прогнозування непередбачуваних явищ і відповідно непотрібності контролю);

§   простота контролю (процес контролю є складним, проте зайва складність, у свою чергу, призводить до хаотичності та неконтрольованості ситуації);

§   економічність контролю (сумарні витрати на контроль повинні бути нижчими за створювані ним результати).