ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Процес контролю і техніка його проведення

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Процес контролю і техніка його проведення

Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

Процес контролю (англ. The Control Proces) — це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників,  контролерів,  громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відповідних принципів, видів, методів, технічних засобів і технології контролю. Суть процесу контролю виражають такі його характеристики: -організаційна, - змістовно-технічна, -узагальнюючо-коригуюча.

 Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?

 Змістовно-технологічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності —обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що заслуговують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як сильні, так і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у виявленні тіньових сторін діяльності, співвідношенні позитивних і негативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої ж шкоди, як і погано виконана робота.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:

-зовнішнє середовище (закони і державні органи,  профспілки,  конкурен­ти, постачальники трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів,  споживачі)

-  внутрішнє середовище організації (місія і конкретні кінцеві цілі організації,
її структура і задачі, технологія, ресурсне забезпечення);

- середовище непрямого впливу (світові події і міжнародна кон 'юнктура, політичні і соціально-культурні фактори, стан економіки і науково-технічний прогрес).

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного госпо­дарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаціиного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

На підприємствах і в об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші документи за вказівкою керівника підприємства.

Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в "хованку": контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності.

Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Лючія Ланг:

- Контроль не повинен зводитися до інцидентів.

Нормальний контроль — це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в спілкування.

- Тотальний контроль породжує неохайність.

Є керівники, які вважають, що все, що "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все. - Таємний контроль викликає лише розчарування. Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

- Контролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

- Контроль — не проформа.

Керівник-демократ часто так задовольняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

-Не контролюйте через недовіру.

Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

-Не тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом

Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

Якщо Ви бажаєте легко і твердо запам'ятати основні завдання управлінської відповідальності, то запам"ятайте. Один (вказівний) палець показує на того, кого ви бажаєте в чомусь звинуватити. Три пальці показують назад, на себе. Вони запитують:

-         хто вибрав цю людину для виконання завдання, яке вирішене незадовільно?

-          хто її інструктував? Як це було зроблено?

-          чи був відповідний контроль за його роботою?

При здійсненні контролю за основними змінними {час, обсяг, вартість,якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись вимог науки і передової практики:

-контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може породжувати недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників;

-ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень;

-не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; - не використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки в роботі;

-за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;

простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;

пристосування до міжнародних стандартів;

вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисиовки;

поняття, визначення, силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т. п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других - в кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх - в певних документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).

Наприклад.

- Завдання: підготувати і здати до кінця другого кварталу поточного року звіт про стан справ у фірмі.

-Одиниця вимірювання результату: час - конкретна дата (наприклад, ЗО червня), до якої звіт повинен бути готовий.

-Завдання: підвищити на 20 % прибуток, одержаний від реалізації продукту в 2003 фінансовому році.

- Одиниця вимірювання результату: процентне збільшення - загальний процент збільшення прибутку за період з І січня по ЗІ грудня 2003 року.

- Отже, подібно до того як прийоми лікування стають все більше дієвими при удосконаленні діагностики хворого, менеджер виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обгрунтовані рішення.