ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Систематизация дел

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Систематизация дел

  Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

  Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

  Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

  Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

  Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

  Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

  При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

  Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

  Состав заголовка дел образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.)

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

  В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

  В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

  В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

  В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

  В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

  Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

  В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

  При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

  По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.