Лекция по теме: Організація прийому відвідувачів

Лекция по теме:

Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють:

- встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

та особистих питань;

- інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді зникне потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

Увага!

Сама бесіда під час прийому відвідувачів буде

результативною, якщо керівник до їхнього приходу ознайомиться з

суттю справи, створить невимушену атмосферу в її процесі,

проявлятиме зацікавленість у ході розмови, не

поспішатиме з підведенням підсумку.

Менеджмент вказує на використання таких порад керівником підчас прийому відвідувачів:

>створіть із самого початку зустрічі умови, які б спонукали до тривалої бесіди;
У уточніть тему розмови перед її початком;

>задавайте питання в такій формі, щоб вони не виводили з рівноваги співрозмовника;

>надавайте можливість висловлюватися всім учасникам розмови;

>сформулюйте результати розмови в присутності співрозмовника.

      Уміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного   керівника.