Лекция с применением техники обратной связи "Особенности оформления документов по личному составу"

Здравствуйте, уважаемые студенты!

Учебная дисциплина: Деловой русский язык и культура речи

Тема программы: Текст. Функциональные стили русского языка

Тема урока: Особенности оформления документов      по     личному составу

1.     КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ТЕОРИИ

Состав и особенности оформления документов по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом ЛНР. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

1. Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

2.Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

3. Трудовые книжки;

4. Личные карточки формы Т-2;

5. Личные дела;

6. Лицевые счета по заработной плате;

7. Пенсионные и т.д.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Описание документов по личному составу

Приказы по личному составу - по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК ЛНР, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к…) и формируются в отдельное дело.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

Резюме  в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранится 1 год. Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержатся обязательства, которые указывают срок возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка: «составлена в присутствии свидетелей». Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты.

Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей:

1. Официальные - выдаются представителям предприятия;

2. Личные - выдаваемые гражданам.

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий, указанных в ней).

Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография Трудовым кодексом ЛНР не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.

Характеристика - официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Характеристика как обязательный документ при приеме на работу ТК не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

Близким характеристике по содержанию и назначению документом является рекомендательное письмо. Подготовка рекомендательного письма производится по инициативе кандидата, претендующего на вакантную должность. Письмо не носит официального характера.

Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом ЛНР трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия срочного договора он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Поскольку трудовой договор в ряде случаев носит индивидуальный характер (руководящий состав, специалисты и т.д.), в принципе, работодатель и работник могут составлять договор в произвольной форме. Непреложным является одно - он должен отвечать требованиям, установленным Трудовым кодексом.

Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на работу может заключаться письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18-летнего возраста, занимающим соответствующую должность. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к трудовому договору. В договоре указываются обязанности и ответственность работника, приводятся условия, которые обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.

При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Приказ о приеме на работу оформляется по форме №Т-1 и №Т-1а. Форма №Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма №Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме №Т-1.

Работник отдела персонала на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный документ по начислению заработной платы.

При поступлении на работу сотрудник организации, если это требуется по роду его деятельности, берет на себя обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны.

Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.п.);

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Личная карточка работника (форма №Т-2) - основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т.д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.

Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Отдельно хранятся личные карточки работников, обучающихся в очно-заочных образовательных учреждениях. В этом же разделе хранятся личные карточки на работающих инвалидов.

Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела. Срок хранения карточек по форме №Т-2 - 75 лет.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, - на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме №Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

- внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

- резюме;

- автобиография;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- копии документов об образовании;

- характеристики на работника;

- трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

- различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

 2. ЗАДАНИЯ

1. Детально изучить текст лекции.

2. Записать основные положения текста  лекции (кратко).

3. Ответить на вопросы (устно).

1)    Документацией по личному составу называется…

2)    Как осуществляется документирование приёма на работу?

3)    Должен ли заключаться договор с работником при его поступлении в частную фирму?

4)    Как осуществляется документирование перевода на другую работу?

5)    Как осуществляется документирование увольнения работника?

6)    Сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место – это…

4. Написать расписку по образцу, представленному в лекции (текст свободный).

3. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Выучить основные положения текста лекции.

2. Написать доверенность по образцу, представленному в лекции (текст свободный).