Лекция на тему "Создание таблиц в Microsoft Word"

Таблица 1. Таблица – это структура, состоящая из горизонтальных строк и вертикальных столбцов, пересечением которых образуются ячейки.  2. Для вставки в документ необходимо поставить курсор в место,  где должна быть таблица, в меню Word на вкладке «Вставка» нажать кнопку «Таблица». Дальше действовать можно 3 способами:  ­ в открывшемся подменю мышкой указать структуру будущей  таблицы, выделив необходимое количество ячеек на макете;  ­ в открывшемся меню выбрать пункт «Вставить таблицу», указать  необходимое число строк и столбцов, затем нажать ОК;  ­ в открывшемся меню выбрать пункт «Нарисовать таблицу».  Курсор мышки превратится в своеобразный карандаш, которым  таблицу в документе можно начертить. Чтобы выйти из режима  рисования, нужно опять нажать кнопку «Нарисовать таблицу»;  3. Текст в каждой ячейке таблицы в Word форматируется как  обычный текст на странице. Можно задавать тип и размер шрифта,  отступы от края и др. Одновременно можно форматировать  содержимое нескольких ячеек. Для этого их нужно выделить:  ­ для выделения всех ячеек вертикального столбца – подвести  курсор мышки в верхнюю часть верхней ячейки столбца. Когда курсор превратится в черную стрелку, повернутую в низ ­ щелкнуть  левой кнопкой мышки;  ­ для выделения всех ячеек горизонтальной строки – поставить  курсор мышки левее крайней левой ячейки строки. Когда курсор  развернется вправо – щелкнуть левой кнопкой мышки;  ­ мышкой одновременно можно выделять ячейки из разных строк и  столбцов, если удерживать нажатым левый Ctrl.  4. Соседние ячейки (две или больше) можно объединить в одну,  меняя таким образом структуру таблицы. Для этого нужно  выделить эти ячейки, щелкнуть по ним правой кнопкой мышки и в  открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Объединить  ячейки».  5. Существующую таблицу в Ворде очень удобно форматировать  при помощи конструктора. Чтобы его открыть, необходимо  установить курсор в одну из ячеек таблицы и перейти на вкладку  «Конструктор», появившуюся в меню Word. Здесь собраны все  необходимые инструменты для работы с таблицами, а также  готовые шаблоны таблиц.  Многие параметры таблицы можно изменять в ее свойствах –  щелкнуть правой кнопкой по таблице и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Свойства таблицы». Создание и оформление таблиц Word предоставляет вам усовершенствованные средства об­ работки таблиц. Вы можете создать таблицу двумя способами: 1 способ – преобразование существующего текста в таблицу. При   этом   текст   будущих   ячеек   таблицы   разделяется символом   табуляции,   запятой,   двоеточием   или   любым символом, который будет указан. 2   способ   –  создание   пустой   таблицы   с   последующим заполнением ячеек. Все ячейки, созданной таблицы, пусты и имеют одинаковый размер. Курсор помещается в первую ячейку, созданной таблицы, и вы можете сразу приступать к вводу текста. Перемещение по таблице Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводят в ячейки таблицы последовательно. При вводе даты в ячейку используйте следующий формат: мм/дд/гг. Например, запись – 1/25/95, будет означать – 25 января 1995 года. Для   перехода   от   ячейки   к   ячейке   в   прямом   направлении используйте   клавишу  Tab,   а   в   обратном   направлении   ­ комбинацию клавиш Shift+Tab. Клавиши и их комбинации для перемещения по таблице: Shift+Tab Перемещение на предыдущую ячейку Tab Перемещение на ячейку влево Ctr+Home Переход на начало таблицы Alt+Home Переход на первую ячейку строки Alt+End Переход на последнюю ячейку строки  Ctr+End Переход в конец таблицы Alt+PgUp Переход на верхнюю ячейку столбца Alt+PgDn  Переход   на   нижнюю   ячейку   столбца Преобразование существующего текста в таблицу         Если в исходном тексте отсутствуют символы­разделители, добавьте их: Символ­разделитель Позволяет Запятые или знаки табуляции Отделить содержимое ячеек в одной строке Маркеры абзаца Пометить концы строк          Выделите текст, который вы предполагаете преобразовать в таблицу.          Выберите команду Таблица | Преобразовать в таблицу или нажмите  кнопку Вставить таблицу на стандартной панели инструментов. На экране  появится окно диалога “Преобразовать в таблицу”.          На основании выбранного текста MS Word предлагает вам создать  таблицу с указанным числом столбцов и строк, а также автоматически  устанавливая ширину столбцов и символ­разделитель, который используется  при преобразовании выделенного текста в таблицу путем разделения текста на столбцы. Вы можете признать предлагаемые установки или изменить их по  своему усмотрению.          Для задания числа столбцов введите в соответствующем поле требуемое  число или укажите его с помощью кнопок, расположенных в правой части  поля.          Для задания числа строк укажите или введите требуемое значение в  соответствующем поле.          Если вы хотите изменить символ­разделитель, предложенный MS Word,  выберите требуемую опцию в разделе “Разделитель”: Опция Назначение Символ абзаца Создает таблицу с указываемым числом столбцов. Каждый маркер абзаца в исходном тексте порождает ячейку Символ табуляции Создает столбцы таблицы по позициям табулятора; образует  строки по маркерам абзаца. Число столбцов устанавливается  равным наибольшему числу символов табуляции в абзацах или  строках Точка с запятой Создает столбцы таблицы по задаваемым символам­разделителям. Эта опция изменяется в зависимости от символа­разделителя,  указанного в окне диалога “Свойства: Язык и стандарты” панели  управления Windows. По умолчанию принимается точка с  запятой. Число столбцов устанавливается равным наибольшему  числу символов “точка с запятой” в абзацах или строках Другой Создает столбцы таблицы по указанным символам. Число  столбцов устанавливается равным наибольшему числу указанных  символов в абзацах или строках          Нажмите кнопку ОК. Преобразование таблицы в текст происходит в обратном порядке. Создания пустой таблицы с последующим заполнением её ячеек 1. Установите курсор в место вставки таблицы. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Если таблица небольшая, щёлкните на кнопке Добавить таблицу на  панели инструментов Стандартная. – Под кнопкой появится сетка  таблицы. Выделите мышью нужное количество строк и столбцов.  Отпустите ЛКМ, и в документе появится пустая таблица. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с  помощью команды ДобавитьТаблица  таблицу. Число строк и  столбцов задают с помощью счётчиков диалогового окна Вставка  таблицы. ^ Кнопка Таблицы и границы, а также команда  НарисоватьТаблица  таблицу позволяют нарисовать таблицу в  документе вручную. При этом открывается панель инструментов  Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а затем  разбивают её на отдельные ячейки. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панели инструментов Таблицы и границы для этой цели служат кнопки  Нарисовать таблицу и Ластик. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для  того сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и  столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки.  Выделив необходимые ячейки, дать команду Таблица Объединить ячейки или РазбитьТаблица  ячейки. Таблицу можно отформатировать стандартным образом: команда  Таблица Автоформат (или кнопка Автоформат на панели Таблицы и  границы) позволяет применить один из готовых стандартных форматов,  определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы. 8. Д ля изменения границ и цвета заливки ячеек вручную служат кнопки Внешние границы и Цвет заливки на панели инструментов Таблицы и границы. 9. Форматирование таблицы В Microsoft Office Word  отформатировать таблицу после ее создания можно несколькими  способами. Применение стилей таблиц позволяет задать формат сразу для всей таблицы, а  также выполнить предварительный просмотр, чтобы заранее увидеть, как будет выглядеть  таблица с выбранным стилем форматирования. Таблицы можно изменять путем разбиения или объединения ячеек, добавления и удаления  столбцов и строк, а также рисования. При работе с большими таблицами можно задать  отображение заголовка таблицы на каждой из страниц, на которых она выводится. Чтобы  исключить непредусмотренные разрывы потока данных в таблице, можно указать, в каких  местах должны находиться разрывы страницы. Предполагаемое действие:  Использование стилей таблиц для оформления всей таблицы  Добавление и удаление границ  Отображение и скрытие линий сетки  Добавление ячейки, строки или столбца  Удаление ячейки, строки или столбца  Объединение и разбиение ячеек  Повторение заголовка таблицы на последующих страницах  Управление разбиением таблицы Использование стилей таблицы для форматирования всей таблицы После создания таблицы можно задать для нее формат при помощи стилей таблицы.  Установив указатель мыши на одном из заранее определенных стилей таблицы, можно  просмотреть, как будет выглядеть эта таблица в готовом виде. 1. Щелкните таблицу, для которой требуется задать формат. 2. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Конструктор. 3. В группе Стили таблиц поочередно устанавливайте указатель мыши на стилях таблицы, пока не найдете подходящий вариант.  Примечание.   Чтобы получить доступ к дополнительным стилям, нажмите кнопку со  стрелкой Больше  . 4. Чтобы применить стиль к таблице, щелкните его. 5. В группе Параметры стиля таблицы установите или снимите флажки рядом с теми элементами таблицы, которые требуется отобразить или скрыть в выбранном стиле. Добавление и удаление границ Чтобы придать таблице нужный вид, можно добавить или удалить границы. Добавление границ в таблицу 1. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 2. В группе Таблица нажмите кнопку Выделить и выберите команду Выделить таблицу. 3. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Конструктор. 4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границы и выполните одно из следующих действий.  Выберите один из встроенных наборов границ.  В группе Границы и заливка нажмите кнопку Границы и выберите нужный вариант. Удаление границ во всей таблице 1. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 2. В группе Таблица нажмите кнопку Выделить и выберите команду Выбор таблицы. 3. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Конструктор. 4. В группе Стили нажмите кнопку Границы и выберите вариант без границы. Добавление границ к отдельным ячейкам 1. На вкладке Начальная страница в группе Абзац выберите команду Скрыть/Отобразить. 2. Выделите нужные ячейки вместе со знаками окончания ячейки. 3. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Конструктор. 4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границы и выберите нужный тип границы. Удаление границ в определенных ячейках 1. На вкладке Начальная страница в группе Абзац выберите команду Скрыть/Отобразить. 2. Выделите нужные ячейки вместе со знаками окончания ячейки. 3. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Конструктор. 4. В группе Стили таблиц нажмите кнопку Границыи выберите вариант Без границ. Отображение и скрытие линий сетки Линии сетки отображают границы между ячейками в таблице, не имеющей границ. Если  скрыть сетку в таблице с заданными границами, изменения будут незаметны, поскольку  линии сетки повторяют линии границы. Чтобы увидеть линии сетки, следует удалить  границы. В отличие от границ, линии сетки отображаются только на экране и не выводятся при  печати таблицы. Если отключить сетку, таблица отобразится в том виде, в котором она  будет напечатана. Примечание.   Линии сетки не отображаются в веб­обозревателе и в режиме  предварительного просмотра. Отображение и скрытие линий сетки таблицы в документе  В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем в группе Таблица выберите команду Показать линии сетки. Добавление ячейки, строки или столбца Добавление ячейки 1. Щелкните ячейку справа или сверху от того места, куда требуется вставить новую ячейку. 2. В группе Средства таблицы щелкните вкладку Макет, а затем нажмите кнопку запуска диалогового окна Строки и столбцы. 3. Выберите один из следующих параметров. Параметр со сдвигом вправо Действие Вставка ячейки с перемещением остальных ячеек строки вправо.   Примечание.   В результате этого действия в строке может оказаться  больше ячеек, чем в других строках. со сдвигом вниз Вставка ячейки с перемещением ячеек данного столбца на одну строку вниз. Последняя ячейка помещается в новой строке, добавленной снизу в таблицу. вставить целую строку вставить целый столбец Вставка строки над выделенной ячейкой Вставка столбца справа от выделенной ячейки Добавление строки 1. Щелкните ячейку в строке, над или под которой требуется добавить новую строку. 2. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 3. Выполните одно из следующих действий.  Чтобы добавить строку над выделенной ячейкой, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить выше.  Чтобы добавить строку под выделенной ячейкой, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить ниже. Добавление столбца 1. Щелкните ячейку в столбце, расположенном справа или слева от того места, куда требуется вставить столбец. 2. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 3. Выполните одно из следующих действий.  Чтобы добавить столбец слева от выделенной ячейки, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить слева.  Чтобы добавить столбец справа от выделенной ячейки, в группе строки и столбцы нажмите кнопку Вставить справа. Удаление ячейки, строки или столбца 1. Выполните одно из следующих действий. Выделяемый элемент Действие Ячейка Строка Столбец Щелкните левый край ячейки. Щелкните слева от строки. Щелкните верхнюю линию сетки или верхнюю границу столбца. 2. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 3. В группе Строки и столбцы нажмите кнопку Удалить и выберите команду Удалить ячейки, Удалить строки или Удалить столбцы. Объединение и разбиение ячеек Объединение ячеек Две и более ячеек, расположенных в одной строке или в одном столбце, можно объединить  в одну. Например, можно объединить несколько ячеек в одной строке, чтобы создать  заголовок таблицы, общий для нескольких столбцов. 1. Чтобы выделить ячейки, которые необходимо объединить, щелкните левую границу одной из них и протащите указатель, удерживая нажатой кнопку мыши, по нужным ячейкам. 2. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Макет, а затем в группе Объединить выберите команду Объединить ячейки. Разбиение ячеек 1. Выделите одну или несколько ячеек, которые требуется разбить. 2. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Макет, а затем в группе Объединить выберите команду Разбить ячейки. 3. Введите число столбцов и строк, на которые следует разбить выделенные ячейки. Повторение заголовка таблицы на последующих страницах При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах  разрывов страниц. В этом случае можно настроить таблицу таким образом, чтобы  заголовок таблицы повторялся на каждой странице. Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в режиме разметки и в  напечатанном документе. 1. Выделите одну или несколько строк заголовка. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы. 2. В группе Работа с таблицами перейдите на вкладку Макет, а затем в группе Данные выберите команду Повторить строки заголовков.  Примечание.    В Microsoft Word заголовки таблицы повторяются в местах  автоматического разрыва страниц. Если разрыв страницы вставлен в таблицу вручную,  заголовок не повторяется. Управление разбиением таблицы При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах  разрывов страниц. Если разрыв страницы оказался в длинной строке, часть этой строки по  умолчанию переносится на следующую страницу. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей  несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения. Запрет переноса строк таблицы на следующую страницу 1. Щелкните любую часть таблицы. 2. В группе Работа с таблицамиперейдите на вкладку Макет. 3. В группе Таблица нажмите кнопку Свойства и выберите вкладку Строка. 4. Снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу. Принудительный перенос таблицы на следующую страницу с определенной строки 1. Выделите строку, которая должна быть напечатана на следующей странице. Нажмите клавиши CTRL+ВВОД. Форматирование таблиц Использование команды Стили таблиц  позволяет значительно сократить время,  требуемое для придания вашей таблицы профессионального вида, за счет  использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно  быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое  оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их  содержимым.  ­Установите курсор в пределах таблицы.  ­Выберите команду вкладка Конструктор – панель Стили таблиц. Из списка  предопределенных форматов выберите формат, в наибольшей степени отвечающий  вашим требованиям.  Для форматирования содержимого ячеек можно воспользоваться приемами форматирования обычного текста.