Лекція 1. Інформаційне забезпечення і його структура

Лекція 1. Інформаційне забезпечення і його структура.  

Класифікатори, коди й технологія їхнього застосування.

1.1. Поняття інформаційного забезпечення, його структура

Інформаційне забезпечення (ИО) є важливим компонентом автоматизованих інформаційних систем і прямо пов'язане з організаційною структурою об'єкта й функціональних підсистем ИС.

Інформаційне забезпечення призначене для відбиття інформації, що характеризує стан керованого об'єкта; є основою для прийняття управлінських рішень.

Основою інформаційного забезпечення є інформація. Інформація розглядається як сукупність відомостей, що є об'єктом збору, передачі, зберігання й обробки. Вона може бути зафіксована в Документах і на машинних носіях; є предметом і засобом праці.

Як  засіб праці інформація впливає на об'єкт Керування з метою вироблення керуючих рішень. Як предмет праці інформація є основою побудови інформаційних технологій.

Структурируя економічну інформацію выделияют наступні структурні одиниці залежно від  їхнього функціонального призначення: реквізит, показник, документ, інформаційне повідомлення, інформаційний масив (файл), інформаційна підсистема й інформаційна система.

Розглянемо функціональне призначення й роль різних структурних елементів в автоматизованій обробці.

Інформаційними одиницями нижчого рівня є реквізити й показники, що служать підставами для складання документів і зберігання в пам'яті машини.

Реквізит - найпростіша  одиниця, складається зі знаків - цифр і букв, що мають значеннєве значення й не піддаються подальшому розподілу.   Реквізити підрозділяються на реквізити- ознаки, що відбивають якісну сторону об'єкта, наприклад найменування матеріалу, і реквізити- підстави, що відбивають кількісний рядок об'єкта, наприклад кількість матеріалу, сума, величина обсягу, довжини й т.д.

 Існують реквізити- ознаки, які підлягають логічній обробці (сортуванню, угрупованню, пошуку), і реквізити- підстави, що підлягають арифметичній обробці. Сполучення однієї підстави й всіх, стосовних до нього ознак, утворить показник - логічне висловлення, що містить якісну й кількісну характеристики відбиваного явища.

Кожний показник має безліч значень і розраховується по своєму алгоритмі.

Документ є складеною одиницею інформації, що включає безліч реквізитів і дає певні кількісну і якісну (або тільки якісну) характеристики об'єкта, процесу, явища.

Кожне економічне завдання характеризується певними формами документів і    системою, що втримується в них, показників.

Документ відбивається на паперових носіях. Далі в пам'яті машини всі однорідні документи (інформаційні повідомлення) з в інформаційний файл - основну структурну одиницю зберігання інформації в пам'яті комп'ютера при автоматизованій обробці економічних завдань.

Інформаційні файли мають різне функціональне призначення.  Виділяють файли:  умовно-постійної,  змінної,  вхідної, проміжної,  результатної,  архівної  й  іншої   інформації. Частина файлів використовується тільки для обробки одного завдання, інші - для декількох завдань. В автоматизованій обробці економічного завдання бере участь велика кількість інформаційних файлів.

Сукупність різних інформаційних файлів, використовуваних для обробки якого-небудь комплексу економічних завдань (наприклад, обліку касових операцій), організує наступну, уже досить складну, структурну одиницю інформації - інформаційний потік.

Створення ИС передбачає автоматизовану обробку економічних завдань різних функціональних підсистем. Наприклад, у функціональній підсистемі "Бухгалтерський облік" автоматизовані фінансово-розрахункові операції, облік праці й заробітної плати, облік ТМЦ, облік основних засобів, облік виробництва, зведена звітність, що дозволяє виділити інформаційну підсистему "Бухгалтерський облік".

Виділення інформаційних підсистем в ИС залежить від виду діяльності об'єкта.

Так, наприклад, в ИС підприємств і організацій виділяють функціональну підсистему "Бухгалтерський облік"; в ИС банку - "Операційний день банку".

Сукупність всіх інформаційних підсистем об'єкта становить структурну одиницю інформації вищого рівня - інформаційну систему, що реалізує різні функції керування.

Створення інформаційних систем і інформаційних технологій вимагає організації й виділення спеціальної підсистеми - інформаційного забезпечення.

Основою інформаційного забезпечення є система показників предметної області. Наприклад, у бухгалтерському обліку система показників визначається різними ділянками обліку, фінансовою звітністю; у банківській діяльності системи показників пов'язані з розрахунково-касовим обслуговуванням юридичних осіб, кредитних, депозитних і валютних операцій, внесків приватних осіб і ін.

Для обробки економічних завдань орієнтир зроблений на наступне:

o          організацію АРМ і активна участь користувача в обчислювальному процесі (децентралізована обробка);

o          автоматичне формування первинних документів персональним комп'ютером (безпаперова технологія);

* мережну інтегровану обробку комплексів економічних завдань підприємства (організації);

o          створення розподіленої бази дані організації;

o          широке інформаційно-довідкове обслуговування пользо вателей;

o          електронний документообіг;

o          електронну пошту, вихід в Інтернет.

Структура інформаційного забезпечення включає:

o          систему показників предметної області (наприклад, показники бухгалтерського обліку, фінансово-кредитної діяльно сти й ін.);

o          системи класифікації й кодування економічної ин формації;

o          уніфіковану систему документації, створювану ручним або автоматичним способом;

o          потоки інформації з використанням різних варіантів організації електронного документообігу;

o          інформаційні масиви (файли), що зберігаються в машині на машинних носіях, що мають різний ступінь органи зации (банк даних) і підмети автоматизованій обробці.

Призначення інформаційного забезпечення полягає в наступному.

1. Забезпечення організації подання інформації користувачам для виконання ними професійних завдань по підготовці управлінських рішень, а також створення умов роботи автоматизованим інформаційним технологіям.

2.         Забезпечення взаємного вв'язування завдань функціональних підсистем на основі однозначного формалізованого опису їхніх входів і виходів на рівні показників і документів.

3.         Створення ефективної організації зберігання й пошуку даних, що дозволяє формувати дані для рішення регламентованих завдань, а також функціонувати в режимі інформаційно-довідкового обслуговування.

Склад інформаційного забезпечення (ИО) визначається на стадії проектування ИС при активній участі користувачів.

 Значна роль при створенні ИО приділяється результатам постановки завдання, у ході розробок яких користувачі визначають конкретний склад первинних і зведених документів, представляють їхню структуру, способи їхнього складання й т.п.

Проектування ИО здійснюється в тісному зв'язку з технологією автоматизованої обробки й програмним забезпеченням