ЛЕКЦІЯ 10. Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку

ЛЕКЦІЯ 10. Комп'ютерні інформаційні технології в бухгалтерському обліку

Технологія електронної обробки облікових завдань - сукупність строго регламентованих человекомашинных операцій, виконуваних у певній послідовності - від моменту створення первинного бухгалтерського документа й до складання зведеної фінансової звітності.

На сучасному етапі одержала розвиток комп'ютерна інформаційна технологія, створена на базі децентралізованої обробки бухгалтерських завдань. До  її особливостей ставляться:

         - застосування персональних комп'ютерів; рішення завдань виконується бухгалтером безпосередньо на його робочому місці;

         - формування локальних і багаторівневих обчислювальних мереж, що забезпечують інтегровану обробку економічних завдань різних підрозділів підприємства (організації, фірми);

         - істотне збільшення складу бухгалтерських розрахунків, виконуваних обчислювальною технікою;

        - створення єдиної розподіленої бази дані підприємства (організації) для різних підрозділів;

            - можливість формування ПК первинних бухгалтерських документів, що забезпечує перехід до безпаперової технології й скорочує трудомісткість операцій по зборі й реєстрації документів;

            - інтеграція рішення комплексів бухгалтерських завдань;

            - можливість організації інформаційно-довідкового обслуговування бухгалтера.

Всі операції технологічного процесу виконуються на ПК послідовно, на одному робочому місці, відповідно до  блоків меню програм.

Основою обробки облікових завдань є внемашинные й внутрімашинні інформаційні масиви.

Внемашинные інформаційні масиви пов'язані із процесами збору й реєстрації інформації в первинних документах, які надходять або в електронному виді, або заповнені ручним способом.

            Внутрімашинне інформаційне забезпечення - це файли змінної й умовно-постійної інформації на машинних носіях і в пам'яті системи у вигляді баз даних. Файли змінної інформації формуються на підставі даних первинних документів і використовуються при рішенні економічного завдання в певний період (наприклад, масиви робочих убрань, прибуткових ордерів, видаткових касових ордерів, накладних і ін.).

Файли умовно-постійної інформації створюються однократно при впровадженні проекту, використовуються багаторазово й систематично коректуються. До них ставляться масиви різних нормативів, довідкові дані, інвентарні картки обліку основних засобів, особисті картки працюючих і ін.

Можливий перелік розв'язуваних бухгалтерських завдань визначається меню програми.

У технологічному процесі обробки облікових завдань, виконуваному на ПК, можна виділити підготовчий, початковий і основний етапи.

Підготовчий етап пов'язаний з підготовкою програми й інформаційної бази до роботи. Бухгалтер заносить у машину довідкові дані підприємства, коректує план бухгалтерських рахунків і склад типових проводок. Заповнюються й коректуються різні довідники: підрозділів, підприємства, матеріалів, контрагентів, співробітників і т.д. При впровадженні проекту один раз вручну в систему вводяться залишки по балансових рахунках; потім вони обчислюються автоматично.

Початковий етап технологічного процесу пов'язаний з операціями збору, реєстрацією первинних документів і уведенням їх у комп'ютер.

 У результаті в комп'ютері формуються різні первинні документи. Уведення даних первинних документів у машину відбувається періодично протягом  звітного періоду.

Одночасно із записом документів у ПК виконуються наступні функції:

            - складання журналу уведених документів із присвоєнням унікальних номерів, дати виписки й інших ознак;

            - автоматичне уведення в документ довідкових і умовно-постійних ознак (постачальники, ціна й ін.);

            - перетворення уведеної цифрової інформації в алфавітну (наприклад, суми, уведеної в платіжне доручення);

            - автоматичне виконання проводок у журналі господарських операцій;

            - видалення невірних документів;

            - контроль і коректування невірної інформації;

            - печатка первинного документа;

            - дублювання документів.

Початковий етап закінчується розміщенням даних документів у базові масиви.

Основний етап є завершальним етапом роботи із програмою й пов'язаний з одержанням різних звітних форм, таких як "Відомість залишків товарно-матеріальних цінностей", "Оборотна відомість", "Касова книга", "Баланс" і ін. У ході виконання основного етапу комп'ютером забезпечується одержання з бази даних різних комбінованих (робітників) масивів, використовуваних для складання звітів. Кожний робочий масив підлягає сортуванню по якому-небудь ключовому слову (наприклад, номенклатурному номеру матеріалу) і підрахунку в ньому підсумкових даних. У результаті формується звітне зведення, що потім видається "На печатку".

Можливо також виконання таких операцій, як архівація даних на машинні носії, формування інформації для передачі на інші АРМЫ, а також інтеграція рішення завдань, коли кожна ділянка бухгалтерського обліку, реалізована на окремому АРМЕ, формує інформацію, що згодом поєднується й використовується головним модулем програми для одержання зведеної бухгалтерської звітності.