ЛЕКЦІЯ 7. Загальна характеристика інформаційної системи бухгалтерського обліку

ЛЕКЦІЯ 7. Загальна характеристика інформаційної системи бухгалтерського обліку

   Основу діяльності керування будь-якого економічного об'єкта становлять інформаційні системи

Значну роль у процесі керування грає бухгалтерський облік, де зосереджений близько 60% всієї інформації.

Функціональна підсистема бухгалтерського обліку - упорядкована система спостереження, виміру, збору, реєстрації й узагальнення інформації у вартісному вираженні про активи, зобов'язання й факти господарської діяльності, доходах і витратах організації і їхніх змін.  Її завдання - подання інформаційних ресурсів менеджерам всіх рівнів для прийняття ними обґрунтованих управлінських рішень, а також регулярне й своєчасне подання бухгалтерської звітності зовнішнім організаціям. Бухгалтерський облік збирає й реєструє інформацію про всі господарські операції й відбиває їх у документах, що мають юридичну чинність. Інформація групується на синтетичних і аналітичних рахунках.

Функціональна підсистема бухгалтерського обліку представлена апаратом бухгалтерії, чисельність і структура якого залежать від розміру підприємства. На малих підприємствах він простий і складається з одного-двох бухгалтерів; на середніх і великих підприємствах у бухгалтерії виділяються окремі ділянки обліку, де організуються АРМ.

В основі інформаційної підсистеми бухгалтерського обліку лежать облікові завдання, об'єднані в комплекси, виконувані окремими ділянками обліку. Комплекс завдань характеризується певним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними зведеними документами, взаємозалежними алгоритмами розрахунків, а також методичними й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

Завдання бухгалтерського обліку добре структуровані, мають чіткий, нескладний алгоритм розрахунку, численні угруповання й великий обсяг інформації, що й визначає необхідність їхньої комп'ютерної обробки.

Децентралізована обробка облікових завдань вирішується шляхом організації автоматизованого робочого місця бухгалтера.

АРМ бухгалтерів можуть бути організовані локально або об'єднані в локальну обчислювальну мережу бухгалтерії (організації). Кожний бухгалтер має комплекс інструментальних засобів (ПК, програми, база даних), інформацію, записану на твердому магнітному диску, магнітних дискетах, CD- ROM.

Бухгалтерія, оснащена АРМ, стає електронною (автоматизованої) бухгалтерією. При використанні ПК найважливішою перевагою є можливість забезпечити доступ невеликих організацій до електронної техніки, що повністю виключалося раніше при централізованій обробці.

Організація децентралізованої обробки сприяє скороченню строків обробки, підвищує оперативність і вірогідність облікових даних, забезпечує рішення  облікових завдань на АРМ бухгалтера якої-небудь ділянки обліку з наступною передачею по каналах зв'язку отриманих проводок на АРМ головного бухгалтера.

            АРМ бухгалтера дозволяє вирішувати завдання бухгалтерського обліку в регламентному й запитальному режимах, контролювати результати, здійснювати пошук інформації й не вимагає корінної зміни обліку.

Децентралізована обробка бухгалтерського обліку з використанням ПК передбачає більше тісну інтеграцію облікових завдань. Наприклад, технологія обробки ділянок обліку праці й заробітної плати, матеріальних цінностей і реалізації товарів виконуються в тісному взаємозв'язку з фінансово-розрахунковими операціями на одному робочому місці бухгалтера.

Нова інформаційна технологія обробки облікових завдань охоплює всі рівні перетворення інформації - від етапу створення первинного облікового документа й до складання бухгалтерської звітності і її аналізу.

З огляду на постійне внесення змін у форми бухгалтерської документації, програмні продукти складаються з таким розрахунком, щоб бухгалтер по своєму бажанню зміг сформувати різні нові форми документів, зведень, таблиць.

Розвиток автоматизованих інформаційних систем іде в напрямку більше тісної взаємодії бухгалтерського обліку з усіма функціями керування.

Виділяють наступний склад комплексів бухгалтерських завдань для промислових підприємств.

1. Касові й розрахунково-фінансові операції (операції по касі, операції з банком, розрахунки з підзвітними особами, багато валютний облік, розрахунки з дебіторами й кредиторами, депоненти, розрахунки з акціонерами, засновниками, розрахунки по претензіях і позабюджетних платежах, розрахунки з бюджетом, розрахунки за кредит).

2. Облік матеріальних цінностей (інтеграція із завданням "складський облік", прихід матеріалів на склад, облік видачі матеріалів у виробництво, відпустку матеріалів на сторону, переоцінка матеріальних цінностей, облік матеріалів за різними цінами; складання аналітичних відомостей руху матеріальних цінностей, інвентаризація матеріалів).

3. Облік праці й заробітної плати (інтеграція з функціональною підсистемою "Кадри", автоматичні нарахування заробітної плати по різних системах оплати й утримання з її; складання расчетно-платежней документації, складання платіжної документації по податках у бюджет).

4. Облік основних засобів і нематеріальних актів (створення електронних інвентарних карток, облік руху основних коштів і нематеріальних активів (НМА); нарахування амортизаційних відрахувань, переоцінка й інвентаризація ОС і НМА, списання ОС, здача в оренду, уведення ОС в експлуатацію).

5. Облік випуску, відвантаження й реалізації готової продукції. Цей комплекс пов'язаний з функціями керування виробництвом, договорами на поставку готової продукції, маркетинговими операціями й фінансовими розрахунками з покупцями.

6. Облік витрат на виробництво, информационно пов'язаний з функцією керування виробництвом, а також з такими комплексу мі облікових завдань, як облік праці й заробітної плати, облік матеріальних цінностей, облік основних засобів і ін. Комплексом забезпечується підрахунок витрат на виробництво, облік витрат на вироби основного й допоміжного виробництва по статтях витрати й ін.

7. Фінансова звітність; у цьому комплексі формуються відомості синтетичного обліку й складається бухгалтерська звітність; має тісні інформаційні зв'язки з усіма комплексами облікових завдань.

Сучасні технології обробки економічної інформації висувають нові вимоги до організації інформаційної бази й формуванню комплексів економічних завдань. З'являються можливості створення системи розподілених баз даних, обміну інформацією між різними користувачами, автоматичного формування первинних документів у комп'ютері В цих умовах починає стиратися чітка грань між комплексами різних функціональних підсистем, що в першу чергу позначається на інформаційній базі бухгалтерського обліку.

Виникають межфункциональные комплекси завдань керування Нові версії програмних продуктів по бухгалтерському обліку поєднують інформацію комплексів різних ділянок обліку. Так, наприклад, у типових проектах обліку праці й заробітної плати одночасно передбачена виписка платіжних документів по платежах у фонди (платіжні доручення по оплаті прибуткового податку, відрахуванням у пенсійний фонд, медичне страхування, нарахування до фонду зайнятості). Виконання цих процедур програмою поєднує два комплекси облікових завдань - облік праці й заробітної плати й фінансово-розрахункові операції. Аналогічні приклади можна привести й у комплексах завдань по обліку матеріальних цінностей, обліку готової продукції й ін

Комплекси бухгалтерських завдань мають складні внутрішні й зовнішні інформаційні зв'язки. Внутрішні зв'язки відбивають інформаційні взаємодії окремих завдань, комплексів і ділянок бухгалтерського обліку; зовнішні зв'язки - взаємодія з іншими підрозділами, що реалізують різні функції керування, а також із зовнішніми організаціями.

Взаємне вв'язування комплексів облікових завдань закладені в самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок, де кожна господарська операція відбивається двічі: у кредиті одного рахунку й дебеті іншого.

Інформаційні зв'язки комплексу облікових завдань дозволяють виділити три фази обробки, закладені в основу машинних програм.

            На першій фазі виробляється первинний облік і складання первинних бухгалтерських документів.

На другій фазі відбувається обробка й складання відомостей аналітичного обліку по кожній ділянці обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, зводи нарахованої й утриманої заробітної плати й ін.). Всі операції перетворення виконуються на підставі пакета прикладних програм конкретної ділянки обліку або убудованим модулем у єдину програму бухгалтерського обліку.

На першій або другій фазі обробки виконується складання бухгалтерських проводок і їхнє розміщення в різних регістрах аналітичного й синтетичного обліку, журналах- ордерах по номерах рахунків.

Третя фаза обробки складається в складанні зведеного синтетичного обліку: оборотно- сальдових відомостей по рахунках, головної книги, балансу й форм фінансової звітності, що забезпечується головним модулем машинної програми.

Між комплексами бухгалтерського обліку існують інформаційні зв'язки, узяті в основу організації обчислювальної мережі бухгалтерії. Для таких ділянок обліку, як облік основних засобів, облік готової продукції, облік фінансово-розрахункових операцій, облік матеріальних цінностей, облік праці й заробітної плати, - формування вихідної інформації відбувається, як правило, за рахунок первинного обліку й відбиття господарських операцій у первинних документах.

Для завдань по обліку витрат на виробництво й зведений облік вхідної інформації в основному використовуються результати рішення інших комплексів облікових завдань. Особливої уваги вимагає формування інформаційної бази по обліку витрат на виробництво, де основним джерелом є підсумкові дані, отримані раніше при рішенні завдань по обліку основних засобів, матеріалів, праці й заробітної плати, готової продукції, а також різна нормативно-довідкова інформація.

Програмне забезпечення рішення завдань бухгалтерського обліку будується з урахуванням розглянутих фаз обробки, інтеграції облікових завдань, а також наявності зовнішніх зв'язків.

Особливо варто зупинитися на інформаційних зв'язках бухгалтерського обліку із зовнішніми організаціями. В основному, ця зв'язок полягає в одержанні нормативних і методичних матеріалів, а також передачі зведеної фінансової звітності зацікавленим організаціям: власникам, вищестоящим організаціям, податковій інспекції, органам статистики, фінансовим організаціям і ін. Узаконено подання у вищестоящі організації форм бухгалтерської звітності, отриманих на ПК; вирішуються питання про передачу інформації в ці організації на магнітних носіях і по електронній пошті.

Для зв'язку з банками передбачається межмашинных обмін інформацією із системи " Клієнт-Банк".

Банк, що обслуговує розрахунковий рахунок організації, пропонує послуги по оперативному керуванню розрахунковим рахунком прямо з офісу.

Програма " Клієнт-Банк" дозволяє створювати платіжні доручення, передавати їх у банк по модему, а також одержувати виписки з розрахункового рахунку. При цьому для забезпечення захисту інформації використовується електронний підпис, без якої передані документи недійсні, а також спеціальна система шифрування інформації.