ЛЕКЦІЯ 8. Особливості інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку

ЛЕКЦІЯ 8. Особливості інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку.

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік всі господарські операції оформляються виправдувальними документами, побудованими але основі Уніфікованої системи документації (УСД), єдиних нормативних документів Міністерства фінансів України й  Служби Госстатистики.

Бухгалтерський документ є повним і достовірним свідченням про здійснення господарської операції й має юридичну чинність.

У бухгалтерському обліку діють наступні види документів.

- Типові міжгалузеві, єдині для всіх організацій. Форми первинних документів відповідають альбому форм УСД по обліку: сільськогосподарської продукції й сировини; праці і його оплати; основних засобів і нематеріальних активів, матеріалів, по розрахунково-фінансових операціях і ін. Ці документи обов'язкові до застосування у всіх підприємствах і організаціях (наприклад, платіжне доручення, рахунок- фактура).

- Типові галузеві, складені на базі типових, але враховуючу специфіку галузі; їхня частка постійно зменшується, тому що орієнтир зроблений на типові міжгалузеві форми.

- Індивідуальні, що визначаються обліковою політикою й допускаються до вживання Міністерством фінансів України; ураховують специфіку конкретного підприємства й складаються на місці. Індивідуальні документи обов'язково повинні включати наступні реквізити: найменування документа, код форми, дату, найменование організації, зміст господарської операції, одиниці виміру.

- Єдина документація для малого підприємства, затверджена Міністерством фінансів України. Всі первинні бухгалтерські документи розробляються з урахуванням вимог ДСТ, уніфікованої системи документації й відбивають уимоги, пропоновані комп'ютерною обробкою.

            Документи бухгалтерського обліку класифікуються по різних ознаках: призначенню, змісту господарських операцій, обсягу відбитих операцій, способу використання, числу  позицій, що враховуються, місцю складання, способу заповнення.

Наприклад, матеріальні документи оформляють операції по русі товарно-матеріальних цінностей (матеріалів, палива, тари, запасних частин, напівфабрикатів, готової з). Розрахункові документи служать для оформлення розрахункових взаємин підприємства зі своїми контрагентами.

С         учасні технології забезпечують автоматичне формування первинних облікових документів персональним комп'ютером.

Бухгалтерська звітність - система даних про майнове й фінансове становище організації й результатах її господарської діяльності; має певний склад форм звітності, з і алгоритмів. Бухгалтерська звітність ділиться на зовнішн і внутрішню, складання яких, забезпечується машинними програмами.

Зовнішня бухгалтерська (фінансова) звітність установлюється Міністерством фінансів України (бухгалтерський баланс - форма № 1, звіт про прибутки й збитки - форма № 2, додатка до них); її склад єдиний для всіх організацій.

На формах бухгалтерської звітності обов'язково повинні з наступні реквізити: найменування звіту, звітний період, повне найменування організації, код ОКПО; ідентифікаційний номер платника податків (ИНН); вид діяльності по ОКВЭД; організаційно-правова форма по ОКОПФ; код власності по ОКФС; одиниці виміру, повна поштова адреса організації, дати твердження й відправлення звіту.

Внутрішня бухгалтерська звітність призначена для подання із всіх рівнів керування й має складний склад. Форми звітності можуть бути реалізовані машинною програмою.

Класифікатори й коди використовуються в бухгалтерському обліку для складання на ПК різних зведень, згрупованих по яких-небудь реквізитах- ознакам.

До таких ознак, що мають буквене найменування, можна, наприклад, віднести найменування синтетичних і аналітичних рахунків, підрозділів працюючих, товарно-матеріальних цінностей. Для зручного сприйняття інформації людиною й машиною, створені спеціальні засоби формалізованого опису елементів економічної інформації і їхніх кодових позначень, на підставі яких складаються класифікатори.

У бухгалтерському обліку широко застосовуються мнемокоды - умовне коротке позначення якої-небудь позиції номенклатури. Наприклад, у деяких програмах первинні документи кодуються мнемокодом у такий спосіб: платежноеt доручення - ПП, прибутковий касовий ордер - ПКО й т.п.

У персональних комп'ютерах часто застосовуються буквені й комбіновані коди; використовується автоматичне присвоєння кодів позиціям номенклатури, в основному по порядковій системі. Наприклад, ПК може кодувати порядковим номером структурні підрозділи підприємства, номера документів. У бухгалтерському обліку використовується цілий ряд розроблених класифікаторів (загальноукраїнських, галузевих, локальних), що входять у Єдину систему класифікації й кодування (ЕСКК).

Загальноукраїнські класифікатори (ОК) розроблені в централізованому порядку і є єдиними для країни Ці класифікатори використовуються в основному для кодування зведеної бухгалтерської звітності, що представляється в зовнішні організації, а також кодування деяких первинних документів

 У бухгалтерському обліку використовуються наступні загальноукраїнські класифікатори: ЕГРПОУ (ЄДРПОУ) - єдиний державний реєстр підприємств і організацій України; КВЭД - видів економічної діяльності; ГКУД(ДКУД) - державний класифікатор  управлінської документації; КСОЕИУ (КСПОВО) - класифікатор систем позначення одиниць виміру й обліку ; КОПФХ (КОПФГ) - організаційно-правових форм господарювання; КФС(КВФ) - форм власності; ИНН - ідентифікаційний номер платника податків; код особового рахунка; КОФ - основних фондів; КВ -валют; УКТ ВЭД (УКТЗЕД) -український класифікатор зовнішньоекономічної діяльності;

Як правило, ці коди проставляються в заголовній частині зведеної бухгалтерської звітності й не використовуються при рішенні бухгалтерських завдань локальних ділянок обліку на підприємстві.

Галузеві класифікатори використовуються для кодування інформації, специфічної для конкретної галузі. З огляду на, що бухгалтерський облік ведеться у всіх галузях, до цієї групи можуть бути віднесені класифікатори, єдині для бухгалтерського обліку, незалежно від галузевої приналежності підприємства й організації. Як правило, ці класифікатори є однаковими у всіх типових проектах комп'ютеризації бухгалтерських завдань. До них ставляться коди синтетичних рахунків бухгалтерського обліку, видів оплат і видів утримань по заробітній платі, видів операцій руху матеріальних коштів, норм амортизаційних відрахувань, категорій платників податків, касових операцій. Локальні коди індивідуальні, для конкретного підприємства, тому їхня розробка ведеться й при придбанні типового проекту. Так, наприклад, коди підрозділів повинні бути єдиними при обробці облікових завдань, завдань обліку кадрів, виробничому обліку.

Локальні коди использующиеся тільки для бухгалтерських завдань можна розділити на дві групи. Перша група - це коди, єдині для підприємства (структурних підрозділів, матеріалів, готової продукції, деталей, вузлів і з'єднань; коди встаткування, що працюють, постачальників і споживачів, спеціальностей). Друга група кодів використовується тільки при рішенні бухгалтерських завдань: це коди субрахунків, основних засобів, матеріально відповідальних осіб, робочий план рахунків.

Внутрімашинне інформаційне забезпечення бухгалтерських завдань являє собою сукупність даних (взаємозалежних інформаційних файлів), розташованих на машинних носіях.

Інформаційна технологія обробки економічних завдань, організація АРМ і обчислювальних мереж, типові й індивідуальні проекти орієнтовані на організацію бази даних різної конфігурації - централізованої, розподіленої й локальної.

При цьому створюються базові масиви, загальні для підприємства й організації (працюючі, матеріали, постачальники, покупці, готова продукція, нормативи, розцінки, довідкові дані, підприємства, посади й ін.), а також локальна інформаційна база, використовувана тільки при рішенні бухгалтерських завдань: робітник план рахунків бухгалтерського обліку, типові проводки, журнал господарські операції, особові рахунки співробітників, інвентарні картки основних засобів, картки рахунку й ін.

Склад інформаційної багаторівневої розподіленої бази даних визначається в ході складання робочого проекту ИС підприємства. Однак користувач за своїм розсудом може вносити зміни в ці масиви, створювати інші базові масиви, склад яких визначається конкретним користувачем і заповнюється їм вручну (наприклад, склад підрозділів, співробітників, матеріалів і ін.).