Методичка по информатике для 1 курса

Департамент образования Вологодской области БПОУ ВО «Череповецкий строительный колледж имени А. А. Лепехина» А.В.Соломатина Методические рекомендации к выполнению практических работ методические материалы по дисциплине  «Технические средства управления в офисе» для студентов 3 курса специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение 2017 2 Рассмотрено на заседании методической комиссии Протокол № ___ от  _______2017 г. Председатель МК/_________/Федотова С.В. Рецензенты:  Белова О.А., преподаватель высшей квалификационной категории БПОУ   ВО   «Череповецкий   строительный   колледж   имени   А.   А. Лепехина». Разработала: Соломатина   А.В.,   преподаватель   проектной   деятельности   БПОУ ВО «Череповецкий строительный колледж имени А. А. Лепехина» Данные   материалы   предназначены   для   студентов   3   курса специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение и содержат темы практических работ и требования к их выполнению по дисциплине «Технические средства управления в офисе».  3 Введение Данные материалы написаны в соответствии с действующей рабочей программой по дисциплине «Информационные технологии в   профессиональной   деятельности»   для   студентов   БПОУ   ВО «Череповецкий строительный колледж имени А. А. Лепехина».  Данные   материалы   предназначены   для   студентов   3   курса специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение и содержат темы практических работ и требования к их выполнению по дисциплине «Технические средства управления в офисе». Основными целями данных материалов являются: ­прочное и сознательное овладение студентами знаниями и умениями в области информационных технологий; ­развитие  логического и алгоритмического мышления; ­воспитании умений действовать по заданному алгоритму и конструировать новые. 4 Практическая работа №1 Тема: Изучение оснащения рабочего места управленческих служб Цель работы: изучить оснащение рабочего  места управленческих  служб. Порядок выполнения работы: От   того,   каким   образом   организовано   рабочее   место,   во многом   зависит   эффективность   труда   руководителей   всех категорий  независимо  от той должности,  которую они занимают. Задание   рациональной   организации   рабочих   мест   руководителей включает у себя не только оборудование его всем необходимым в соответствии   с   содержимым   и   характером   работы,   которая выполняется,   но   и   рациональное   его   размещение,   создание комфортных условий труда. Наилучший   вариант   организации   рабочего   места,   как   и   в других   сферах   деятельности,   может   быть   определен   лишь   при условии   детального   анализа   той   работы,   которая   выполняется менеджером. Труд менеджера ­ это не только сугубо умственная деятельность. В процессе   выполнения   своей   работы   руководитель   работает   на компьютере, пользуется телефоном, по факсу, модемом, техникой для   умножения   документов.   Его   труд   ­   это   множество   разных движений, простых и сложных, таких, которые выполняются лишь один   раз,   и   таких,   которые   повторяются   многократно,   которые нуждаются во внимании или выполняются автоматически. Рабочее   место ­ пространственная   зона,   оснащенная техническими   средствами,   в   которой   совершается   трудовая деятельность   работников,   совместно   выполняющих   работу   или операции. Организация рабочего места ­ совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке. Достаточно   часто   работу   руководителя   считают   более легкой сравнительно с другими видами труда только потому, что 5 работа руководителя очень часто выполняется сидя. В большинстве случаев   работа руководителя  проходит  по расчетам  и  работе  па компьютере. Но сидячая работа сама по себе является утомляющей из­за того, что связанная с постоянным статическим напряжением мышц   и   многими   другими   вредными   для   организма   явлениями, которые   возникают   через   относительно   неподвижное   положение тела.   Вот   почему   труд   руководителя   нуждается   в   рациональной организации рабочего места. Рассматривая   общие   вопросы   организации   труда руководителя необходимо прежде всего обратить внимание на то, насколько рабочее место отвечает  основным требованиям, каким образом   оно   оборудуется,   соответствие   размеров   мебели антропометрическим   данным   работника.   Именно   соответствие мебели   антропометрическим   размерам   работника   обеспечивает оптимальное рабочее положение, а любое несоответствие их делает умственный   труд   тяжелым,   производительность   труда   низкой, работник быстро устает. Рабочее   место   руководителя   ­   кабинет   или   часть   общего помещения,   в   котором   происходит   трудовая   деятельность   и которое оборудовано в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми орудиями труда. Правильная   организация  рабочего   места   дает   возможность менеджеру:    рационально, с наименьшими расходами труда выполнять свои функции; эффективно   общаться   с   подчиненными   и   другими работниками; поддерживать   высокую   работоспособность   и   рабочее настроение. Рабочее   место   менеджера   должен   отвечать   определенным требованиям:  площадь   рабочего   места   должна   удовлетворять санитарным нормам;  мебель   в   кабинете   или   другом   служебном   помещении следует размещать с учетом взаимосвязей менеджера с 6 подчиненными   и   последовательности   работ,   которые выполняются;  мебель,   оборудование   рабочего   места,   количество   и номенклатура   орудий   труда   должны   отвечать содержанию   и   особенностям   выполняемой   работы (например,   прием   посетителей,   проведение   совещаний, анализ   и   обсуждение   графических   материалов, индивидуальная творческая работа). Классификация и планировка рабочих мест Цель  рационального размещения персонала  состоит  в том, чтобы   уменьшить   время,   необходимое   для   выполнения   работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия   труда   и   уменьшить   напряжение   и   утомляемость сотрудников,   наиболее   экономно   использовать   площади   и максимально   повысить   производительность   труда   персонала.   Выделяют   следующие   основные   системы   планировки помещений. 1.   Кабинетная, при   которой   структурные   подразделения размещаются на отдельных  этажах здания, а  отделы  и службы  в отдельных   комнатах   (от   4   до   30   чел.).   Достоинством   системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком ­ увеличение затрат на   отопление   и   освещение   и   удлинение   маршрутов документопотоков. 2.   Зальная, при   которой   структурные   подразделения   и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются   искусственным   освещением,   кондиционированием воздуха   и   звукоизоляцией.   Их   достоинством   является   снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления.   Главный   недостаток   ­   невозможность   создания интимной   творческой   обстановки,   особенно   для   ученых   и руководителей, и избыточный шум в зале. 7 3.   Ячеистая, при   которой   в   большом   зале   размещаются сотрудники   подразделения,   а   помещения   для   руководителей отделов   и   служб   формируются   с   помощью   специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 ­ 2,0 м. Применение   перегородок   создает   благоприятную   обстановку   для сотрудников   отдела,   у   которых   своя   "ячейка".   В   то   же   время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда. Эта система широко применяется в крупных западных компаниях. При   распределении   помещений   рекомендуются   соблюдать следующие правила:  В   первую   очередь   размещать   крупные   структурные подразделения   (администрация,   канцелярия,   бухгалтерия, отделы   маркетинга,   кадров)   и   учитывать   возможность   их расширения.  Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.  Отделы,   связанные   с   приемом   посетителей   (сбыт,   кадры, бухгалтерия),   должны   размещаться   рядом   со   входом, лифтом и лестничной площадкой.  Складские,   множительные   и   транспортные   подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.  Туалеты   и  курительные  комнаты   должны  быть   на  каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам. Планировка   рабочих   мест   осуществляется   исходя   из площади   помещений,   сотрудников,   норматива   площадей   на   1 сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:   общая   и   полезная   площади   здания,   а   также   планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания; число   сотрудников   определяется   штатным   расписанием предприятия;  При   планировке   целесообразно   сразу   определить,   кто   из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные   кабинеты.   Начальникам   отделов   лучше   сидеть 8 непосредственно   в  отделах:   это  улучшит  управляемость  и дисциплину. Задание: используя теоретический материал, организовать рабочее  место секретаря руководителя. Практическая работа №2 Тема: Документы в текстовом редакторе  научиться   редактировать   и   форматировать   текстовый Цель: документ. Порядок выполнения работы: Редактирование текста означает изменение содержания текста. Редактирование включает в себя:  ­ удаление или копирование фрагментов текста; ­ изменение порядка слов, предложений или абзацев.  При проведении этих действий необходимо выделить фрагмент текста.  Чтобы выделить произвольный фрагмент строки, подведите курсор к началу или концу фрагмента, и нажав левую кнопку мыши,   проведите   курсор   до   противоположного   конца фрагмента.  Чтобы выделить одно слово, подведите курсор к любой букве слова и дважды щелкните мышью.  Чтобы  выделить   строку,   поместите   курсор   мыши   слева   от текста   вне   рабочей   области,   где   курсор   меняет   форму,     и щелкните   мышью.   Выделение   можно   распространить   на несколько строк, перемещая курсор мыши вверх или вниз по тексту. Чтобы  выделить   предложение,   надо,   удерживая   нажатой   щелкнуть   мышью   в   любом   месте клавишу   CTRL, предложения. Чтобы  выделить   абзац,   установите   курсор   к   левому   краю строки   так,   чтобы   он   изменил   вид,   после   чего   дважды щелкните мышью. 9 Для  выделения   несколько   абзацев  надо   распространить выделение, дважды щелкнув и оставив нажатой кнопку мыши. Весь документ  можно выделить с помощью тройного щелчка в зоне выделения у левого края текста в любом месте документа, или  → Правка с помощью меню (Правка  Выделить все) или Меню   → Выделить всё или сочетанием клавиш Ctrl+A. Для отмены выделения надо щелкнуть мышью в любом месте  текста. Изменение порядка слов, предложений, абзацев  осуществляется либо с помощью команд «Правка» (Выделите текст  Меню  Правка  Вырезать   поставьте курсор в место  вставки   Правка   Вставить),    либо с помощью перетаскивания (Выделите текст. Установите курсор в правый нижний угол  фрагмента. Нажав левую клавишу мыши переместить курсор в  нужное место вставки текста.).  Копирование текста Существуют несколько способов перемещения или копирования фрагментов текста за пределы экрана или из одного документа в другой: 1. Способ   копирования   и   вставки   с   помощью   команд   меню,   в котором   используется   так   называемый   «Буфер   Обмена» (Меню    Правка    Буфер   Обмена)   и   кнопки   панели инструментов «Копировать», «Вставить».  2. С   помощью   кнопок   «Вырезать»   или   «Копировать».  Для этого выделите фрагмент текста и выберите команду  Меню   Правка    Вырезать/Копировать;   затем   установите курсор в нужное место и выберите команду Меню  Правка  Вставить. 3. С помощью контекстного меню. 10 Одновременное расположение нескольких окон на экране Для   более   наглядной   работы   иногда   бывает   полезно расположить   все  документы   на   экране одновременно. Для этого следует в меню «Окно» выбрать команду «Расположить все» или  «Упорядочить все», «Сравнить рядом с..». открытые  Форматирование текста Форматирование  текста это определение расположения текста в пространстве рабочего поля. Все   команды   форматирования   выполняются   для  всего  абзаца. Чтобы отформатировать группу абзацев их необходимо выделить. Форматирование абзаца Для   форматирования   абзаца   необходимо   установить   курсор   в любое место абзаца, а затем воспользоваться командой  Меню   Формат    Абзац.  В   открывшемся   окне   форматирования установить следующие параметры:  ­ Общие: ­ Отступ:  ­ Интервал:  o тип  выравнивания текста  по краям рабочего поля (по левому краю, по центу, по правому края, по ширине рабочего поля); o Уровень  (присвоение   тексту   определённого уровня: основной текст, уровень1, уровень2 и т.д.) o установка   размеров   отступов   от   границ рабочего поля;  o отступа в красной строке абзаца; o установка размеров интервалов перед и после абзаца (в точках); 11 o установка  межстрочного   интервала (одинарный, полуторный, двойной, множитель (если   интервал   больше   двойного),   минимум или   точно   (если   интервал   меньше одинарного)). Границы абзаца и абзацный отступ (красная строка) также можно установить с помощью движков на горизонтальной линейке. Для установки межстрочных интервалов и выравнивания абзацев по левому, правому краю, центрирование и выравнивание абзацев по ширине можно использовать кнопки панели инструментов. Рис.7.  Окно установок команды  Формат  Абзац. 12 Создание списков Чтобы оформить перечисление в виде списка: 1. Наберите   элементы   перечисления,   разделяя   их символами конца абзаца; 2. Выделите весь требуемый текст­список; 3. Выберете опцию  Меню      Формат, а в ней затем опцию «Список» и в выведенной форме (Рис. 8. а)­в)) списка: выберите «Маркированный», и «Многоуровневый». «Нумерованный» необходимый       вид     4. Если   параметры   списка,   заданные   по   умолчанию устраивают Вас, то переходите к следующему пункту. Иначе   возможно   их   изменить,   щелкнув   по   кнопке «Изменить»   и   в   открывшейся   форме   установить необходимые   параметры   списка.  В   данном   случае программа   позволяет   создать   нужный   стиль,   путём изменения   шрифта   и   символа   маркера,   положения маркера, положение текста, интервала между текстом и маркером. 5. Нажмите кнопку «ОК». Вы получите необходимый вид списка. 13 Если маркированные или нумерованные списки уже введены, но требуется их изменить (перемаркировать). То приступайте сразу к   выполнению   пункта   2   «Оформления   перечисления   в   виде списка».  Задать   нумерацию   перед   началом   ввода   абзаца   можно, щёлкнув на кнопке «Нумерованный список по умолчанию» (или «Нумерация»   рис.   8   г)).   При   нумерации   с   использованием   букв наберите вместо цифры «1»  букву «А»  и начинайте ввод текста. Word  пронумерует   второй   и   последующие   абзацы   буквами   «В», «С»,   «D»   и   т.д.     Если   пронумеровать   первый   абзац   буквой   «I», Word установит нумерацию римскими цифрами.  При включённой нумерации или маркировке (при включении в  начале ввода кнопки «Маркированный список по умолчанию»  14 рис. 8. г)) Word подставляет стандартные маркеры и сохраняет  заданный по умолчанию интервал между маркером или числом и  текстом, следующим за ним.  Возможно, выбирать различные символы маркеров, формат  нумерации или размер интервалов до начала ввода списка, а также  изменять форму уже существующего списка. Разбиение текста на колонки Когда   необходимо   разбить   существующий   текст   на   колонки нужно   выделить   текст,   который   необходимо   преобразовать   в колонки. Затем выбрать:  Меню    Формат    Колонки.  Выбрать количество колонок. Установить расстояние между колонками. 15