Модель “електронного офісу”

Електронний офіс

Система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій

Етапи розвитку концепції електронного офісу

–    

електронні пристрої опрацювання текстів;

–    

локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;

–    

розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;

–    

електронні архіви і сховища даних

–    

регіональні та глобальні комп’ютерні мережі.

Основні функції електронного офісу

–    

реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;

–    

включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;

–    

координація діяльності всередині і зовні організації;

–    

допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;

–    

виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів

МОДЕЛІ „ЕЛЕКТРОННОГО ОФИСУ”

Інформаційна модель

орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв’язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому.

Комунікаційна модель

обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв’язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій.

Соціотехнічна модель

описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати система. Кінцеві результати роботи організації залежать значною мірою від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

Інформація, яка надходить до системи (інформаційний ресурс)

Зовнішній контур

Технологічний комплекс

Аналітичний центр

Довідково – інформаційний фонд

Інформація, яка виходить із системи (інформаційний продукт)

Зовнішній контур – забезпечує структурування впливу зовнішнього середовища та можливість надходження інформаційних ресурсів до системи, запобігає її руйнуванню від зовнішнього впливу

На вході

забезпечується захист від несанкціонованого доступу до внутрішньої інформації системи, сумісність із зовнішнім середовищем (системним, апаратним, інформаційним, юридичним), відбір інформації, розподіл інформації внутрішніми каналами

На виході

забезпечується блокування несанкціонованого виходу інформації з системи, забезпечується сумісність із зовнішнім середовищем, забезпечується можливість передавання інформації заданими каналами

Основні види інформаційних обмінів у організації

Обмін між організацією та зовнішнім середовищем

–    

маркетинг,

реклама,

зв’язки з громадськістю

Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації

–    

нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

–    

висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

Горизонтальний обмін інформацією

–    

наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

–    

наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

–    

робота у межах робочих груп (управління проектом).

Неформальний обмін інформацією

–    

обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);

–    

поширення чуток, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації.

Інформаційний потік

документальна інформація, яка знаходиться у впорядкованому русі за заданими напрямками з фіксованими початковими, проміжними та кінцевими точками (Словарь терминов по информатике на русском и английском языках/Под ред. А.И.Михайлова)

Джерела інформації для підприємства

–    

джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, періодичні звіти, різноманітні інформаційні зв’язки;

–    

інші організації: постачальники, рекламні агенції та засоби масової інформації, замовники, конкуренти;

–    

опубліковані джерела (звіти урядових організацій, звіти торгових організацій, наукові публікації, довідники);

Вимоги до інформації у системі управління

Відповідність і своєчасність інформації

здатність впливати на прийняття рішення користувачем і задовольнити його інтереси у потрібний момент або у певний термін.

Достовірність інформації

гарантія об’єктивності і правдивості наданих даних; передбачає необхідність зазначення методів, процедур одержання, щоб користувачі могли правильно розуміти її призначення і, за необхідності,  перевірити її.

Порівнюваність інформації

можливість порівняння показників (наприклад, звітності), що потребує застосування набору визначень, одиниць вимірювання, методики опрацювання даних.

Доступність і зрозумілість інформації

подання інформації у зрозумілій для сприйняття формі. Форми надання звітності (поняття, які аналізуються, бази даних та ін..) повинні відображати сутність питання, бути чіткими, без зайвої деталізації, правильно перекладеними з іноземної мови тощо.

Конфіденційність інформації

надання користувачам лише тієї інформації, яка не завдасть шкоди організації з боку конкурентів.

Основні характеристики інформаційного потоку

джерело виникнення;

напрям;

періодичність виникнення і передачі (раз на тиждень/місяць/рік та ін.);

ступінь сталості (проміжок часу, протягом якого інформація зберігає своє значення);

структура (офіційна, неофіційна тощо);

обсяг (кількість документів за період часу);

за формою (візуальна, документальна, звукова) та ін.

Інформаційний бар’єр

перешкода, яка заважає  опти­маль­ному перебігу  інформаційних про­цесів.

Типи інформаційних бар’єрів

об’єктивні

виникають незалежно від людини

суб’єктивні

створюються джерелом (передавачем) інформації

суб’єктивні

виникають за рахунок приймача інформації

Види інформаційних бар’єрів

Мовний (національно-мовний) інформаційний бар’єр

зумовлений незнанням або слабким знанням мов

Економічний інформаційний бар’єр

зумовлений відсутністю або дефіцитом фінансових коштів для виробництва, передавання та використання інформації

Технічний інформаційний бар’єр

зумовлений нестачею або технічною несумісністю обладнання або технічних засобів, необхідних для оптимізації інформаційних процесів

Семантичний (термінологічний) інформаційний бар’єр

зумовлений неспівпаданням тлумачень одних і тих самих слів, термінів і символів різними людьми

Бюрократичний (відомчий) інформаційний бар’єр

зумовлений розгалуженою, ієрархічною структурою системи управління, яка подовжує шляхи проходження документів

Часовий (історичний)

інформаційний бар’єр

виникає у зв’язку з розділенням у часі джерела та приймача інформації. чим більшим стає це віддалення, тим більш суттєвим стає інформаційний бар’єр і тим важче він долається 

Режимний інформаційний бар’єр

обмежує доступ до документованої інформації, яка містить державну таємницю або має конфіденційний характер

Ідеологічний інформаційний бар’єр

виникає між окремими людьми або соціальними групами через наявність у них різних систем поглядів на оточуючу дійсність, різне віросповідання тощо. Ідеологічні інформаційні бар’єри можуть бути причиною гострих соціальних конфліктів

Державно-політичний

інформаційний бар’єр

виникає у зв’язку з тим, що різні держави по-різному регулюють інформаційно-документаційні процеси