Номенклатура дел: понятие и виды

1.  Номенклатура дел: понятие и виды

Ежедневно поступает и разрабатывается в организациях и учреждениях большое количество документов различных типов. После исполнения документы определенное время

хранятся в организации. Все они имеют различную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировки документов в дела по характерным признакам.

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки груп- пировки документов в дела:

·        по названию видов документов, например, «приказы», «договоры» и т.д.;

·        по содержанию документов, например, «документы по аренде обору- дования»;

·        по объектам, фирмам-контрагентам, например, «документы по работе с АО "Звезда" за 2003 г.»;

·        по корреспондентам, например, «переписка с Министерством за 2003 г.»;

·        по грифу ограничения доступа к документам.

Основным видом работ, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и орга- низаций независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы.

Общие требования к номенклатуре:

·        охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе дея- тельности организации;

·        раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответ- ствующих его содержанию и сроку хранения;

·        систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и конкрет- ного предприятия (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел для ор- ганизаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) но- менклатуру дел. Номенклатура конкретного предприятия отражает докумен- ты данного предприятия и зависит от специфики его деятельности.

Номенклатура должна охватывать все документы, образующиеся в про- цессе деятельности организации.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной систе- ме документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индек- сы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, т.к. именно по заго- ловку производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты).

Сроки хранения дел устанавливаются для обеспечения сохранности цен- ных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки доку- ментов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Постоянного срока хранения

Срока хранения до 10 лет

Срока хранения свыше 10 лет

Сроки хранения дел устанавливаются по перечням документов с указа- нием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следу- ет за годом окончания дела.

Индексация дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по произвольной или функциональной схе- ме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит услов- ное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пре- делах структурного подразделения: 03-02. Индексация структурных подраз- делений должна быть постоянной и переходить из года в год.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Номенклатура дел организации должна составляться в четырех экземп- лярах, структурного подразделения – в трех. Согласовываются и утверждают-

ся два экземпляра, один из которых хранится в службе ДОУ организации, второй экземпляр хранится в государственном архиве.