Облік матеріалів на складі і його взаємозв’язок з обліком в бухгалтерії

 Облік матеріалів на складі і його взаємозв’язок з обліком в бухгалтерії

Облік матеріалів на складах повинен забезпечити отримання точної інформації про залишки матеріалів по кожному найменуванню і в розрізі окремих видів, розмірів і сортів. Складський облік (кількісній, сортовий, оперативний) матеріалів веде матеріально відповідальна особа в картах складського обліку (КСО) за ф. М-12.

КСО матеріалів оформлюється в бухгалтерії і видаються під розписку матеріально відповідальній особі. Картки у складській картотеці розміщуються в порядку номенклатурних номерів. Записи в КСО ведуть матеріально- відповідальні особи в день здійснення операції. Нумерація записів здійснюється по черзі з початку року або кварталу, після кожного запису виводиться залишок матеріалів. Підставою для записів у КСО є накладна, прибутковий ордер, ЛЗК, накладна-вимога, накладна на відпуск виробничих запасів на сторону.

На підставі записів в КСО завідуючий складом або комірник зобов’язаний своєчасно повідомляти відділ постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу. Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм, запасів складається за ф. М-18. Якщо складський облік ведуть на ЕОМ, то машина сама зіставляє одержаний залишок (після кожної реєстрації даних первинних документів) з нормою запасу і може готувати документацію для наступного замовлення матеріальних ресурсів.

Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження виробничих запасів.

Аналітичний облік ВЗ передбачає відкриття аналітичних рахунків на кожний вид матеріальних цінностей (за номенклатурними номерами), в якому об’єкти обліку відображаються за їх кількістю і сумою вартості.

Матеріально відповідальні особи на складі періодично складають Реєстри приймання-здавання документів (ф. М-13). Реєстри складають в одному примірнику і здають в бухгалтерію одночасно з первинними документами. В реєстрах наводиться кількість первинних документів окремо з надходження і вибуття, їх складські порядкові номери в КСО, хто здав і хто прийняв, та підписи.

Для забезпечення вірогідності даних складського обліку здійснюється систематичний контроль працівниками бухгалтерії за його веденням шляхом

перевірки своєчасності і правильності оформлення первинних документів зі складських операцій.

У бухгалтерії застосовують сортовий, партіонний та оперативно- бухгалтерський (сальдовий) метод обліку матеріалів (найбільш поширений). Сутність оперативно-бухгалтерського методу обліку полягає у тому, що на складі ведеться номенклатурно-кількісний облік матеріалів в КСО. При цьому проводиться систематичний контроль за правильністю ведення складського обліку, який є складовою частиною бухгалтерського обліку. Правильність записів в КСО робітник бухгалтерії підтверджує своїм підписом.

Взаємозв’язок між номенклатурно-кількісним обліком на складах і синтетичним обліком в бухгалтерії проводиться за допомогою «Книги залишків матеріалів» (сальдової книги або відомості ф. М-14). Сальдова відомість відкривається на рік і ведеться за матеріально відповідальними особам.

Номенклатура матеріалів у книзі розташована за номерами синтетичних рахунків. У книзі зав. складом наприкінці місяця виписує із КСО по кожному номеру кількісні залишки на кінець місяця. Після цього ці залишки в бухгалтерії (або на ЕОМ) таксуються , підраховуються результати за групами матеріалів, синтетичним рахункам і складом. Отримані результати звіряють у бухгалтерії з відомістю про рух матеріалів в грошовому виразі. Тотожністю даних підтверджується правильність ведення складського обліку матеріалів.

Сальдовий метод обліку матеріалів забезпечує:

-         оперативність і достовірність кількісно-сортового обліку матеріалів на складі, який веде матеріально відповідально особа в КСО.

-         систематичний контроль робітниками бухгалтерії безпосередньо на складі є правильність і своєчасність документування складських операцій і ведення складського обліку, проведення вибіркового контролю про фактичні залишки матеріалів;

-         ведення бухгалтерського обліку матеріалів в розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць, зберігання, матеріально відповідальних осіб і груп матеріалів;

-         систематичне підтвердження взаємозв’язку між складом і бухгалтерським обліком шляхом співставлення залишків матеріалів по даним складського обліку, які відображені в книзі залишків, оцінених за твердими цінами, з залишком матеріалів по даним бухгалтерського обліку.

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяги облікових робіт, забезпечує посилений контроль за наявністю і зберіганням матеріалів, звільняє робітників від ведення трудомісткого аналітичного обліку і складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірку аналітичного обліку з синтетичним.