Облік підзвітних сум

Облік підзвітних сум

 Нормативно-законодавче регулювання

Законодавчі акти, з якими доцільно ознайомитися:

1.   Положення про ведення касових операцій у національній валюті Украї- ни, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (стаття 2.11).

2.   Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордо- ном, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (зі змінами і доповненнями).

3.   Постанова КМУ від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкоду- вання витрат на відрядження в межах України і за кордон" (зі змі- нами і доповненнями – включно до 8 лютого 2006 р.).

 Методичні вказівки щодо розв’язування задач

Задачі, пов’язані з відображенням в обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами, спрямовані на визначення сум витрат, які підляга- ють відшкодуванню, та складання проводок з видачі, повернення підзвіт- них сум, зарахування їх на відповідні рахунки витрат.

Для відображення операцій, пов’язаних з наданням готівки фізич- ним особам підприємства для виконання завдань під час відря- дження, а також з видачею грошей на господарські потреби або закупів- лю дрібним оптом матеріальних цінностей, призначений субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Відображення в обліку операцій за розрахунками з підзвітними особами

Перед від’їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження (на підставі наказу керівника). У посвідченні про відрядження вказують суму виданого авансу.

Відрядженому працівнику підприємство зобов'язане відшкодувати поне- сені витрати, на підставі наданих виправдних документів в оригіналі:

 витрати на проїзд – на підставі транспортних  квитків або

транспортних рахунків; на користування постільною білизною, що підтверджено квитанцією про оплату або штампом у квитках; пе- ревезення вантажу – на основі багажних квитанцій. Відряджено- му працівникові відшкодовують також витрати на проїзд місь- ким транспортом загального користування (крім таксі) за міс- цем відрядження (згідно з підтвердними документами) відпо- відно до маршруту, погодженого керівником;

 витрати на проживання та харчування – на основі рахунків готелів (мотелів). Відрядженому працівникові за на- явності підтвердних документів відшкодовують витрати на по- бутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лаго- дження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

 добові витрати – за кожен день перебування працівни- ка у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі, виплачують добові в межах встановлених норм. При виплаті добових за відрядженням ви- значають фактичне перебування працівника у відрядженні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні, які роблять за місцем відрядження.

Норми добових при відрядженні в межах України та за кордон

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суд- нах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 – 4-ю групами та- рифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу ві- дшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підпри- ємства, згідно з поданими проїзними документами.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводять в розмірах, погоджених з керівником.

 Приклад 1

На основі наведених даних:

1.    Розрахувати загальну суму витрат, яка буде внесена до Звіту про використання коштів,  наданих на відрядження або під звіт.

2.   Відобразити в системі рахунків обліку наведені факти господарсь- кої діяльності. Списати витрати на відрядження на відповідні рахунки витрат.

Підприємство “Оріон” (м. Тернопіль) відряджає інженера І. В. Панчука на 17 днів на підприємство “Л&К” в м. Харків для здійснення монтажу об- ладнання. Йому видано 1 лютого 20 р. під звіт 1250 грн.

26 лютого 20 р. І. В. Панчук подав у бухгалтерію підприємства такі документи:

 посвідчення про відрядження: дата вибуття – 3.02.20                  р., дата прибут-

тя – 4.02.20                р., дата вибуття з м. Харків – 23.02.20       р.;

 залізничні квитки: Тернопіль – Харків (відправлення о 9 год. 20 хв. 3.02.20                             р., прибуття о 13.00 год. 4.02.20       р.) вартістю 78 грн., Харків –

Київ (відправлення о 23.00 год. 23.02.20                р., прибуття о 8 год. 40 хв.

24.02.20               р.) вартістю 46 грн., Київ – Тернопіль (відправлення о 21 год. 20 хв. 24.02.200               р., прибуття о 6 год. 50 хв. 25.02.20       р.) вартістю 61 грн.;

 касовий чек на оплату карток поповнення рахунку мобільного телефону –

150 грн.;

 проїзний квиток вартістю 95 грн.;

 листок непрацездатності з 12 по 17 лютого.

Розв’язання 

Витрати, які будуть внесені до Звіту про використання коштів, нада- них на відрядження або під звіт:

 витрати на проїзд і користування постільними речами – 185 грн.;

 вартість телефонних розмов – 150 грн.;

 вартість проїзного квитка – 97 грн.;

 добові – 690 грн. (23х30 грн.).

Згідно зі статтею 1.9 Інструкції про службові відря- дження, у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються ви- трати на наймання жилого приміщення (крім випадків, коли ві- дряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на ньо- го службового доручення або повернутися до місця свого по- стійного проживання, але на строк не більше, ніж два місяці.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також не- можливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного прожи- вання мають бути засвідчені у встановленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Отже, загальна сума витрат – 1122 грн.

Відображення у фінансовому обліку розрахунків з підзвітними особами