Облік розрахунків з підзвітними особами

Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники підприємства. Підзвітні особи можуть перебувати у відрядженні, купувати матеріали, товари, канцелярські приладдя, сільгосппродукцію, виконувати транспортування вантажів та виконувати інші доручення керівництва підприємства. Готівку підзвітним особам видають на відрядження і господарські потреби.

Відрядження – це виконання службових обов’язків підзвітної особи, що передбачає здійснення таких операцій:

-   отримання завдання,

-   отримання грошового авансу або розрахункових чеків, пластикової картки, довіреності для розрахунків з партнерами і отримання ТМЦ,

-   поїздку працівником на певний строк до іншої місцевості,

-   скерування на інше підприємство для виконання завдання у тому ж населеному пункті,

-   оформлення документів на отримання цінностей,

-   передача ТМЦ підприємству, а документів на їх отримання й оплату – в бухгалтерію,

-   складання звіту про використання грошових коштів і врегулювання грошових відносин, що виникли.

У відрядження може направлятися особа, яка перебуває у трудових відносинах з   підприємством.   Порядок   і   умови   відрядження   працівників   визначаються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13. 03.1998 р. № 59, зі змінами і доповненнями.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником з оформлення наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк і мета

відрядження. Наказ про направлення у відрядження є підставою для видачі йому Посвідчення про відрядження.

Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження здійснюється в спеціальному журналі із зазначенням дат вибуття у відрядження і повернення з відрядження.

Термін відрядження визначається керівником підприємства, але не може перевищувати 30 календарних днів (в межах України). Термін відрядження працівників, що направляються для виконання монтажних робіт не повинен перевищувати періоду будівництва об’єкта .

Фактичний час перебування в місцях відрядження визначається за відмітками у Посвідченні про відрядження, враховуючи день прибуття на місце і день вибуття з місця відрядження.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправки поїзда, літака, автобуса, або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи працівника, а днем прибуття – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправці транспортного засобу до 24 години включно, днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше

– наступна доба. Аналогічно визнається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

При відрядженні на 1 день у таку місцевість, звідки працівник має можливість щоденно повертатися до місця основної роботи, добові розраховуються за повну добу.

За працівником, що знаходиться у відрядженні, зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток або посадовий оклад з урахування доплат і надбавок ( у випадках передбачених законодавством) за час відрядження, в тому числі і за час перебування в дорозі.

На працівника, який перебуває у відрядженні поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні і святкові дні тижня, то компенсація за роботу в ці дні нараховується відповідно до діючого законодавства за підвищеними розцінками.

За період тимчасової непрацездатності працівника у відрядженні нараховується допомога на загальних підставах. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

Витрати на відрядження працівників можуть бути включені до валових витрат тільки за наявності документів, що підтверджує вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків, рахунків готелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичних осіб, страхові поліси тощо.

Особам, що знаходяться у відрядженні нараховуються добові, в межах граничних норм, затверджених КМУ за кожну добу відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду.

Норми відшкодування витрат на службові відрядження встановлено Постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» від 23. 04. 1999 р. № 663 зі змінами і доповненнями.

За наявності виправдовуючи документів підприємство відшкодовує особам, що перебувають у відрядженні, такі витрати:

проїзд до місця відрядження і назад (крім таксі) з урахуванням всіх витрат, пов’язаних з придбанням квитків, користуванням постільною білизною в поїздах, а також страхових внесків на транспорті;

найм житлового приміщення в розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих в готелях, але не більше 10% від норм добових витрат за всі дні проживання;

бронювання місць у готелях не більше як 50% від вартості місця на добу; комісійні в разі обміну валюти;

службові телефоні розмови (погоджені з керівником);

добові, згідно з відмітками у посвідченні про вибуття і прибуття з відрядження (за відсутності таких відміток добові не оплачуються) в сумі:

-         30 грн. – коли до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування;

-         24 грн. – коли до вартості проживання в готелях включається одноразове харчування;

-         18 грн. – коли до вартості проживання в готелях включається дворазове харчування;

-         12 грн. – коли до вартості проживання в готелях включається триразове харчування.

По приїзду з відрядження працівник (підзвітна особа) повинен протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт із всіма підтверджувальними документами, підписаними відповідними особами (директором, головним бухгалтером, нач. відділу, ін.) За порушення термінів складання Звіту, або при його не складанні відповідно до указу Президента України від 12.06.1995 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання готівкового обігу» до підприємства застосовуються штрафні санкції в розмірі 25% виданих під звіт сум.

При придбанні матеріальних цінностей і оплату послуг Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт складається на наступний день. До звіту додаються первинні документи (товарні чеки, рахунки, накладні) .

При придбанні сільськогосподарської продукції на ринку Звіт подається на протязі 10 робочих днів з дня видачі готівки. До Звіту прикладаються закупівельні акти, де наводиться детальний виклад господарської операції із зазначенням дати, місяця придбання, кількості, відображаються дані паспорта продавця товарів та його ідентифікаційний код.

Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт складає підзвітна особа. В ньому зазначається: дата складання, призначення отриманого авансу, розмір отриманих і використаних сум, перелік підтверджуючих документів, залишок або сума перевитрачених коштів.

Бухгалтер перевіряє Звіт за формою – правильність оформлення звіту, заповнення реквізитів, за змістом – законність, доцільність здійснених витрат, логічний зв’язок окремих показників. Після цього бухгалтер зазначає

кореспонденцію рахунків відповідно до понесених витрат. Виправлення у Звіті не допускаються.

Після складання Звіту невикористана сума готівки повертається в касу або, у випадку перевитрачання, видається підзвітній особі.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кожною особою окремо із зазначенням залишку заборгованості на початок місяця. Облік ведеться у відомості 3.2 лінійно-позиційним способом за кожною підзвітною особою. Підставою для заповнення відомості є: касові документи, Звіти.

Синтетичний облік ведеться на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Рахунок балансовий, активний. За дебетом відображається отримання авансу, за кредитом витрачені підзвітними особами суми та погашення заборгованості перед ними.. Сальдо може бути як дебетовим так і кредитовим, яке в Балансі відображається розгорнуто ( в активі і пасиві балансу)

Господарські операції з обліку розрахунків з підзвітними особами подано у табл.2.4.

Таблиця 2.4 Господарські операції з обліку розрахунків з підзвітними особами