Обработка документов

 Обработка документов

Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до подшивки в дело или отправки образует документооборот учреждения.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

*   

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).

Различают три основных группы документов:

·    входящие (поступающие в учреждение документы);

·    исходящие (отправляемые из учреждения документы);

·     внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях и  должностных инструкциях исполнителей.

Скачано с www.znanio.ru