Обзор систем автоматизации офисной деятельности

1.  Обзор систем автоматизации офисной деятельности

Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность

компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления.

Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы»)

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (ос- нованной на традиционных отечественных технологиях, закрепленных соот- ветствующими стандартами) и документационного обеспечения управленче- ской деятельности государственных организаций (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Интерфейс системы «Дело»

Система обеспечивает выполнение следующих операций:

·        Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и ре- зультатов выполнения работ по основным функциональным процессам орга- низаций и учреждений.

·        Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе.

·        Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполни- телей по ним.

·        Направление резолюций и документов на рабочие места пользовате- лей-исполнителей.

·        Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным ис- полнителям и/или авторам резолюций.

·        Регистрация движения документов (документооборота) внутри орга- низации.

·        Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений.

·        Объединение и   группирование   документов,   зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

·        Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

·        Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созда- нием реестров рассылки документов.

·        Получение согласно действующим правилам и инструкциям инфор- мационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

·        Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с тради- ционной («бумажной») технологией делопроизводства.

·        Хранение электронных образов документов.

·        Списание документов в дело в соответствии с принятой в организа- ции номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

·        Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам по- средством интернет-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит»)

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управле- ния документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электрон- ного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией парамет- ров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документа- ция, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элемен- тов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, раз- работчиков и специалистов группы поддержки).

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизи- рованном режиме следующие операции по работе с документами:

·        Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с ис- пользованием механизма регистрационных карточек.

·        Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.

Рис. 14.2. Контроль за прохождением документа

·        Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).

·        Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений (рис. 14.2).

·        Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

·        Поддержка нескольких версий одного документа.

·        Сканирование    бумажных    документов   и    распознавание   текстов (OCR).

·        Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, ре- дактирования и печати документов.

·        Организация архивирования документов.

·        Гибкая настройка на административную иерархию организации и те- матическую структуру документарного фонда.

·        Регламентация прав доступа пользователей к документам и функци- ям системы.

Система «DIS:class – Электронная канцелярия "Зо- лушка"» (НТЦ «Институт развития Москвы»)

«DIS:class – Электронная канцелярия "Золушка"» яв- ляется одним из модулей DIS:систем НТЦ ИРМ и гаранти- рованно интегрируется со всеми продуктами серии, что по- зволяет получить полноценную корпоративную информа- ционную систему.

Программно-технологический комплекс «DIS:class – Электронная кан- целярия "Золушка"» представляет собой технологию классического делопро- изводства со сквозным контролем исполнения документов.

«DIS:class – Электронная канцелярия "Золушка"» позволяет автомати- зировать основные функции канцелярии, общего или организационного отде- ла – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов:

·        регистрацию исходящей и входящей почты в многоуровневой кар-

точке, куда заносятся сведения о документе и ходе его исполнения;

·        поиск документов по любому известному атрибуту или набору атри- бутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

·        контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу вре-

мени и по исполнителям;

·        выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их испол- нения;

·        подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, тематическим рубрикам и т.д.;

·        вывод на печать регистрационных карточек, статистических справок, сводок и напоминаний для облегчения ведения традиционного дело- производства;

·        создание реестров рассылки документов;

·        списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

·        организацию ведения архива электронных копий документов.

Возможны   два   варианта    поставки    комплекса:   DIS:class   Enterprise и DIS:class Business.

DIS:class Business включает два модуля: «Служебная корреспонденция»,

«Решения и распоряжения». Это вариант комплекса предназначен для вне- дрения на предприятиях малого и среднего бизнеса.

DIS:class Enterprise включает три модуля: «Служебная корреспон- денция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан». Система предна- значена для внедрения в государственных и крупных коммерческих орга- низациях.

«Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, по- вторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых уста- навливается свой срок исполнения и свой исполнитель. «Служебная коррес- понденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.

«Решения и распоряжения» отличаются от «Служебной корреспонден- ции» тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведутся по каждому из них в отдельности.

Рис. 14.3. Окно регистрации писем граждан

«Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат-отправитель, даже в том случае, если он пишет по раз- ным вопросам (рис. 14.3).

Система «ЕВФРАТ-Документооборот»        (фирма

«Cognitive Technologies»)

Система управления документами «ЕВФРАТ- Документооборот» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить следующие функции:

·        регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими   нормативными   материалами (рис 14.4);

Рис. 14.4. Регистрация документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»

·        контроль исполнения документов;

·        передача документов в приложения для редактирования, печати, от- правки по электронной почте и др.;

·        архивное хранение документов и их графических образов, получен- ных путем сканирования;

·        поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

·        пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа;

·        интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы- навигаторы сети Интернет).

Система Office Media (компания «InterTrust»)

Программный комплекс OfficeMedia предназначен для ав- томатизации документооборота и поддержки бизнес-процессов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

1.     «Делопроизводство».

2.     «Внешние контакты».

3.     «Управление и планирование».

4.     «Учет материальных ценностей».

Все эти комплекты образуют единую, налаженную систему, автоматизи- рующую работу организации.

Система решает следующие задачи:

·        координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·        быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

·        предоставление средств для деловой переписки;

·        регистрация документов, циркулирующих в организации;

·        возможность оперативной раздачи поручений;

·        анализ и контроль исполнительской дисциплины;

·        согласование, ознакомление, исполнение документов.

В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финан- совые показатели, сократить издержки и получить преимущества перед конку- рентами за счет оперативной работы с клиентами, поставщиками и партнерами. Комплект «Делопроизводство» предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и обеспечивает следующие основные

функции:

·        регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организа- ции;

·        постановка на контроль документов и резолюций руководства орга- низации;

·        статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

·        автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

·        создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Комплект «Внешние контакты» позволяет автоматизировать работу со- трудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и ра- боту с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информа- цию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, плани- ровать и контролировать работу по проектам.

Комплект «Управление и планирование» предназначен для автоматиза- ции работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно- распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручения- ми и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

Комплект «Учет материальных ценностей» решает следующие задачи:

·        учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;

·        автоматизация процесса формирования заявок на получение храни- мых в подсистеме объектов;

·        автоматизация процесса приема-передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;

·        контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Система OPTiMA-WorkFlow (компания «Оптима») Программный продукт OPTiMA- WorkFlow                                                                                         представляет    собой полноценную систему конфиден- циального электронного докумен- тооборота для организаций, дея- тельность                                                                      которых        связана с обработкой потоков информации.

Основным назначением OPTiMA-WorkFlow является:

·        автоматизация делопроизводства и канцелярии;

·        организация автоматизированного учета документов;

·        управление электронными архивами документов;

·        административная регламентация деятельности и управление дело- выми процессами;

·        контроль выполнения работ, обработки документов и исполнения по- ручений;

·        обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа и искажений за счет использования средств криптографической за- щиты информации и электронной цифровой подписи, в том числе сертифицированных, например, «КриптоПро»;

·        поддержка принятия управленческих решений;

·        интеграция с другими информационными системами предприятия;

·        распределенная обработка документов и межведомственный инфор- мационный обмен.

Программный продукт OPTiMA-WorkFlow имеет ряд преимуществ пе- ред продуктами аналогичного назначения:

·        эргономичный пользовательский интерфейс;

·        строгая версионность объектов;

·        наличие средств генерации форм отчетности;

·        поддержка многофункциональных регистрационных карточек;

·        широкие возможности интеграции с внешними системами.

Программный продукт OPTiMA-WorkFlow позволяет автоматизиро- вать практически любые бизнес-процессы современной организации.

Система DocsVision (Компания DocsVision)

Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания ав-

томатизированных корпоративных решений по управлению документами и биз- нес-процессами.

Общее назначение, область применения:

1.  Создание    корпоративных   решений   по    управлению   документами и бизнес-процесами, в том числе:

·       делопроизводство, документационное обеспечение управления;

·       контроль исполнения решений и поручений;

·       архив документов предприятия;

·       согласование документов;

·       обработка заявок на обслуживание клиентов;

·       другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем.

2.  Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес- процессов и в территориально-распределенной структуре.

3.  Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.

Состав системы DocsVision:

1.  Программная платформа управления документами и бизнес-про- цессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции ра- боты с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.

2.  Стандартные приложения:

·        «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы органи- зационно-распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.

·        «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow- система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

·        Средства настройки и разработки приложений – дают возмож- ность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

Система «БОСС-Референт» (компания «Ай-Ти»)

Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Система «БОСС-Референт» обеспечивает авто- матизацию процессов:

·        документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

·        контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы фор- мирования поручений и контроля их выполнения;

·        работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компа- ниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функ- ционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции:

1.     Документационное обеспечение принятия решений

·        автоматизация утвержденных регламентов и управление их изме- нениями;

·        поддержание работы конечных пользователей согласно регламен- там;

·        подстрока регламентов в ходе их использования «на лету»;

·        контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, ви- зы, версии и редакции документов;

·        поддержка сложных схем согласования: параллельное, последова- тельное, с переходами по условиям;

·        работа с версиями и редакциями документов.

2.     Обработка входящих и исходящих документов

·        регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах; связывание документов «по вопросу»;

·        наложение резолюций; пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам;

·        поддержка сложных регистрационных номеров;

·        обеспечение работы нескольких канцелярий.

3.     Контроль исполнительской дисциплины

·        быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ра- нее созданным поручениям;

·        формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений;

·        контроль сроков и работ по выполнению поручений;

·        мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки до- кументов.

4.     Поддержка сложных организационных структур компаний и органи-

заций

·        ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и со- трудниках организаций;

·        поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномо- чий и совмещений;

·        управление правами сотрудников на создание, согласование под- писание, регистрацию документов и т.д.

Максимально используя возможности платформы IBM Lotus, «БОСС- Референт» обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и управленческого документооборота. Средствами системы можно быстро ав- томатизировать новые деловые бизнес-процессы с присущими им схемами движения документов.

Пример практического использования

Во время летних каникул вы устроились на работу в большую государст- венную организацию курьером. Однажды вас вместе со всеми сотрудниками пригласили на демонстрацию нового программного продукта, который предпо- лагалось установить в организации. Это оказалась система «DIS:class – Элек- тронная канцелярия "Золушка"». После демонстрации сотрудники высказыва- ли свои мнения о системе. Спросили и вас. Вы, не стесняясь, заметили, что для такой большой государственной организации требуется более масштабная система автоматизации делопроизводства, например система «Дело» компа- нии ООО «Электронные офисные системы».