Очередность внедрения системы электронного документооборота (доведение системы до рядовых исполнителей)

1.  Очередность внедрения системы электронного документооборота (доведение системы до рядовых исполнителей)

Внедрение корпоративной системы электронного документооборота – комплексный процесс, требующий значительных ресурсов. В связи с этим час- то возникает задача организации внедрения системы электронного докумен- тооборота в несколько очередей (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Очередность внедрения системы электронного документооборота

Автоматизация централизованной службы ДОУ. В крупных и сред- них организациях обычно создается централизованное подразделение, кото- рое получает название «Общий отдел», «Управление делами», «Канцелярия» и т.п., и выделяются службы делопроизводства структурных подразделений (управлений и департаментов). На первом уровне система электронного до- кументооборота устанавливается только в централизованной службе ДОУ. При этом автоматизации подвергается выполнение следующих функций этой службы:

·        регистрация входящих в организацию документов, исходящих из ор- ганизации документов и внутренних документов;

·        учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;

·        централизованный контроль исполнения документов;

·        списание документов в дело;

·        ведение информационно-справочной работы;

·        формирование делопроизводственных отчетов по организации в це- лом.

Автоматизация служб ДОУ структурных подразделений. На вто- ром уровне система электронного документооборота устанавливается в цен- трализованной службе ДОУ и в службах ДОУ структурных подразделений. При этом помимо описанных в предыдущем разделе функций централизован- ной службы ДОУ автоматизации подвергается выполнение следующих функ- ций службы ДОУ структурного подразделения:

·        учет входящих в подразделение документов;

·        регистрация документов, исходящих за подписью руководителя под- разделения;

·        учет резолюций, выданных по документам, и постановка документов на контроль на уровне подразделения;

·        контроль исполнения документов на уровне подразделения;

·        оформление проектов документов;

·        ведение информационно-справочной работы;

·        формирование делопроизводственных отчетов по подразделению.

Использование системы электронного документооборота в службах ДОУ структурных подразделений позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет органи- зацию контроля исполнения документов.

Карточки централизованно зарегистрированных документов с резолю- циями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам службы ДОУ соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подраз- делений.

По мере появления данных о ходе исполнения документов сотрудник службы ДОУ структурного подразделения собирает эти данные у исполните- лей и вносит их в систему. При этом система автоматически отслеживает на- ступление даты предварительного уведомления о приближении срока испол- нения и наступление самого этого срока.

Заинтересованные пользователи системы (сотрудник службы ДОУ под- разделения и контролеры) информируются о названных сроках. Если объем документооборота структурного подразделения достаточно велик и секретарь подразделения не сможет обработать всю информацию, то возможно выделе- ние еще одного сотрудника – делопроизводителя структурного подразделе- ния. При этом секретарь работает с системой от имени руководства структур- ного подразделения. А делопроизводитель – от имени рядовых сотрудников.

Автоматизация работы исполнителей в структурных подразделе-

ниях.

На третьем уровне автоматизации система электронного документообо-

рота распространяется на работу исполнителей. В этом случае исполнители сами могут вносить данные о ходе исполнения документов, что значительно повышает оперативность работы. Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участ- вующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться элек- тронными версиями согласуемых проектов.

Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на переда- чу проектов в бумажном виде. Если число структурных подразделений и со- трудников в них достаточно велико, то расширение круга пользователей сис- темы реализуется в несколько этапов. При этом на очередном этапе к системе должны подключаться все сотрудники одного или нескольких автоматизи- руемых подразделений.

В целом внедрение трехуровневой системы электронного документообо- рота позволяет создать единое информационное пространство организации, в котором сотрудники по мере необходимости в соответствии с предоставлен- ными им правами доступа могут получать оперативную и актуальную ин- формацию.