Оформление писем

 Оформление писем

Письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., объем переписки даже в небольшой организации весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается достаточно четкой    классификации.    Огромное    количество    писем    при однотипности

управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что служебное письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника “Простые письма” считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать  и  того  обстоятельства,  что деловые документы вовсе не материалы для “чтения”, а информация, которая должна побуждать к определенным действиям.

Очень важно, чтобы текст служебного письма не допускал неоднозначных толкований. Ввиду правовой зависимости служебных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации служебного письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает “код-молния”. Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт эволюции письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав  информации  в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную   исполнительскую  технику   совершенно  не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего  от

имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже неоднократно отмечалось, компьютеризация.

Служебные письма оформляются на бланках формата А4 или А5 (приложение 6,7).

Формуляр-образец письма состоит из реквизитов:

·    адресат;

·    заголовок к тексту;

·    текст;

·    отметка о наличии приложения (при необходимости);

·    подпись;

·    отметка об исполнителе.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.