Охват круга задач документационного обеспечения и организации хранения документов (комплексная автоматизация)

1.  Охват круга задач документационного обеспечения и организации хранения документов (комплексная автоматизация)

Среди концептуальных требований к современной системе электронно- го документооборота часто называются требования модульности и открыто- сти.

При этом система должна обладать свойством открытости.

В результате такой интеграции складываются мощные программные комплексы, обеспечивающие поддержку полного жизненного цикла докумен- та, начиная с момента его поступления в организацию или подготовки проекта до отправки, уничтожения или передачи на государственное хранение. Рассмотрим наиболее полную логическую схему организации хранения доку- ментов и их регистрационно-контрольных карточек в системе (рис. 11.3), ав- томатизирующей решение задач текущего документационного обеспечения и ведомственного хранения документов, т.е. поддерживающей максимальный жизненный цикл документа в организации.

Такая система включает текущий (оперативный) электронный архив и ведомственный электронный архив. На этапе текущего хранения докумен- тов наибольшую значимость приобретает оперативность доступа к информа- ции и наличие возможности одновременного использования документа не- сколькими сотрудниками.

Ведомственный электронный архив

Рис. 11.3. Схема организации хранения документов

Поступающие в централизованную службу ДОУ бумажные документы подлежат сканированию, после чего дальнейшее их движение по организации осуществляется в электронном виде. Сотрудники подразделений, обладающие соответствующими правами, в любой момент могут получить электронную копию. Бумажный подлинник при этом остается в оперативном архиве канце- лярии, откуда по истечении определенного срока он будет поступать непо- средственно в архив организации.

Такая форма организации хранения значительно снижает возможность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.

Этап ведомственного хранения документов (хранения документов в ар- хиве организации) предусматривает совместное использование картотечной системы и централизованного электронного архива. Картотечная система реа- лизует учет документов, хранящихся в бумажном архиве, предоставляя среди

прочих данные о месторасположении конкретного документа. Электронный архив, обеспечивая хранение текстов архивных документов, поддерживает ве- дение информационно-справочной работы.

Пример практического использования

Вы заметили, что последнее время ваша сестра приходит с работы очень усталая и недовольная. Вы осторожно поинтересовались у нее, в чем дело. На ваш вопрос она ответила, что надоело заниматься никому не нужной работой. Ее заставили отсканировать все документы, хранящиеся в рабочих папках в шкафу – создается электронный архив. И вот она уже который день сидит за сканером, ни конца ни края не видно этой работе. Вы убеждаете ее, что стоит потерпеть, зато потом ей будет намного проще работать. В электронном архи- ве легко найти любой документ, он дает возможность сотрудникам одновре- менной работы с одним и тем же документом и много других преимуществ. Вы были очень убедительны, и сестра с вами согласилась.