Оперативний контроль за наявністю і рухом матеріалів на складах підприємства

Оперативний контроль за наявністю
і рухом матеріалів на складах підприємства

Оперативний контроль за наявністю і рухом матеріалів на складах підприємства провадять працівники бухгалтерії, які систематично, за графіком здійснюють безпосередньо на складах, у коморах у присутності завідуючого складом перевірку своєчасності і правильності оформлення первинних документів за складськими операціями, а також записів у картках складського обліку, виконаних матеріально відповідальними особами.

Перевірку записів і виведених комірником залишків по кожній операції працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки складського обліку.

Працівник бухгалтерії і комірник провадять прийняття-здачу первинних документів за реєстром.

При уточненні фактичної наявності матеріалів, забезпеченні контролю за їх зберіганням, а також за додержанням норм запасів періодично провадиться перевірка наявності матеріальних цінностей методом суцільної або вибіркової інвентаризації.

Важливим елементом контролю є інвентаризація матеріальних цінностей і відображення в обліку її результатів.

Порядок і терміни проведення інвентаризації регламентуються Положенням з інвентаризації. Підприємства зобов’язані провадити інвентаризацію залишків матеріалів не рідше як один раз на рік, за станом на 31 грудня. Позачергова інвентаризація провадиться в разі зміни матеріально відповідальних осіб. Перед складанням річного звіту залишки матеріальних цінностей мають бути перевірені протягом IV кварталу.

Для проведення інвентаризації призначають робочу комісію у складі не менш як трьох чоловік. При цьому обов’язковими членами цієї комісії мають бути: матеріально відповідальна особа і працівники бухгалтерії.

До початку інвентаризації у бухгалтерії необхідно обробити всі прибуткові і витратні документи щодо складу.

Головний бухгалтер або його заступник інструктує інвентаризаційну комісію стосовно проведення інвентаризації. До початку інвентаризації від матеріально відповідальної особи вимагається розписка в тому, що до початку проведення інвентаризації всі документи здані до бухгалтерії, а цінності оприбутковані або списані.

Наявність цінностей визначається обов’язковим підрахуванням, зважуванням, обмірюванням залежно від одиниць вимірювання.

Дані інвентаризації фіксуються в описах або актах. Описи складаються окремо: за місцями зберігання як належні, так і не належні підприємству, придатні і непридатні, зіпсовані, нестандартні тощо.

У процесі інвентаризації визначається фактична наявність цінностей, виявляються відхилення від книг обліку і причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з висновками робочої комісії здають до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів.

При цьому бухгалтерія складає порівняльну відомість. У ній послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік надлишків і нестач унаслідок пересортиці; розрахунок природної нестачі (у виняткових випадках з особливого дозволу керівника виконуються уточнювальні записи, наприклад у разі, коли знайдено арифметичну помилку або інші неточності в роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.

Результати інвентаризації регулюються таким чином:

Ø за результатами пересортиці проводиться залік нестач надлишками;

Ø втрати цінностей у межах встановлених норм відносяться на витрати;

Ø за уточненими даними відображаються у системі рахунків відхилення, які спричинені випадковими обставинами;

Ø нестачі цінностей понад норми втрат і втрати від псування, коли конкретні винуватці не встановлені, регулюються згідно з діючими положеннями про бухгалтерський облік і баланси;

Ø сума нестачі підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, винними у її виникненні.

На основі порівняльної відомості роблять записи:

а) на суму пересортиці;

б) на загальну суму нестач, псування цінностей;

в) на нестачі в межах норм природних втрат;

г) на нестачі понад норми природних втрат, а також від псування при зберіганні, що підлягають утриманню з винних осіб.

Розмір заподіяних втрат утримується з винних з розрахунку вартості втрачених цінностей за роздрібними цінами. Тому різниця між собівартістю і вартістю за роздрібними цінами показується на рахунку «Доходи майбутніх періодів» і в міру відшкодування перераховується до бюджету.