Опорный лист по теме база данных ACCESS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СУБД MS Access оперирует объектами разных типов, с помощью которых  выполняются разные действия над данными: пополнение, хранение, анализ и тиражирование и т.п.

 

Функции объектов СУБД

 

Хранение

 

Таблицы            Запросы                             Страницы

 

                                    Анализ                Распространение

                                                                  данных                                             

 

               Формы                                          Отчеты

Пополнение

                                                                  

 

Средства дополнительной автоматизации

 

 

        Макросы         Модули

 

 

 

 

 

 

Внешний вид рабочей области программы

 

Типы данных

 

	Тип данных	Пояснения	Пример
1.	Счетчик	автоматический ввод натуральных чисел (без действий пользователя)	Числовое значение от 1 до +∞
2.	Денежный	предназначен для ввода денежного эквивалента: определяется денежная единица и количество знаков после запятой	14,20р.
3.	Дата/время	требует ввода даты, месяца и года или часы, минуты и секунды	26.08.2004
4.	Текстовое	предназначено для ввода букв, чисел, знаков и символов, с максимальным количеством символов 255	Любой набор букв, цифр, знаков, символов
5.	МЕМО	аналогично текстовому типу данных, но его длина  в количестве 32000 знаков
6.	Числовой	вводятся действительные числа, разделитель – запятая	Только действительные числа
7.	Логическое	требует однозначного ответа «Да» или «Нет»; обозначает истина или Ложь	Наличие \ отсутствие галочки (R\¨)
8.	OLE	поле внедряемого объекта: текстового документа, электронной книги, графического объекта, музыкального файла и т.п. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 128 Мбайт.	Вводится фраза «Объект» или  значок
9.	Гиперссылка	адреса гиперссылок	Прописывает ссылка на другой объект
10.	Мастер подстановок	налагает ограничения на значения в поле и установки связи между таблицами по выбранному полю. Тип данных определяется автоматически по типу данных связанного поля	Наличие открывающегося списка,
От типа данных зависят те действия, которые можно с ними  производить. Например, с числовыми данными можно выполнять арифметические действия и операции сравнения, а с текстовыми и логическими – нельзя.

 

Пример 1 -  Представление данных в  структуре таблицы  в режиме конструирования:

укажите, какие типы данных будут соответствовать выбранным полям

 

Поле	Тип данных	Поле	Тип данных
Код		Стипендия
Фамилия		Размер стипендии
Год поступления		Краткая характеристика
Дата рождения		Фотография

 

Пример 2 - Представление данных в таблице – в режиме просмотра:

заполните таблицу произвольными данными, согласно установленным типам данных в примере 1

 

Код	Фамилия	Год поступления	Дата рождения	Стипендия	Размер стипендии	Краткая характеристика	фотография
1			__.__.__	£	0р.00

 

Режим КОНСТРУКТОР: позволяет самостоятельно определять структуру таблицы (количество полей, имена полей и их свойства) – рекомендуемый способ. В окне указываются: имена полей;  определяются типы данных, устанавливаются свойства поля  определяется ключевое поле	Режим МАСТЕРА: предлагает готовые таблицы, в которых уже определены имена полей, их свойства и типы вводимых данных, наша задача – выбрать подходящие поля, согласно нашим условиям. При этом готовые данные таблиц можно дополнять и изменять. определяется тип БД; выбирается название БД; выбираются поля БД; ведется дальнейший диалог с программой с помощью командных кнопок .
Режим ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ: позволяет создать простейшую табличную форму, с текстовым типом данных и стандартными свойствами поля. При этом имена полей будут: Поле 1, Поле 2 и т.д. Такой способ создания таблицы менее рациональный, так как созданный макет таблицы практически весь придется корректировать: изменять имена полей, типы данных:

Способы создания таблиц

 

В одной БД может быть до нескольких таблиц. Для их связи в таблицах должны быть определены ключевые поля. Ключевое поле (первичный ключ) - это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться или быть нулевыми. Поле, которое в рассматриваемой таблице не является первичным ключом, а в другой – является, называется Внешним (вторичным) ключом.

 

Например: в БД даны 2 таблицы

Код Поставщика	название
1	Идеал
2	Глобус
3	Антей
Первичный ключ

Марка изделия	Код Поставщика	Наличие на складе
	1
	1
	3
Первичный ключ	Внешний ключ

 

 

Определите какое поле будет ключевым в таблицах

1	Фамилия	Год рождения	Номер зачетной книжки	Адрес проживания	2	Номер записи	Наименование товара	Цена	Количество	Упаковка	Поставщик
	Иванов	1983	К-183	Орловская		1	Молоко	13,50р	12	Пакет	КМК
	Сидоров	1983	Д-123	Воровского		2	Кефир	8,00р	100	Короб	КМК

 

Между таблицами могут быть установлены три вида связей:

 

«один к одному» (1®1): когда все таблицы имеют одинаковое поле первичного ключа

«один ко многим» (1 ®∞): когда устанавливается связь между полем таблицами с полем первичного ключа и таблицей с полем внешнего ключа

«многие ко многим» (∞®∞):  когда устанавливается связь между таблицами с полями одинаковых внешних ключей

 

Определить вид связей между таблицами. Укажите стрелочками,  по каким полям будет установлена связь:

СИТУАЦИЯ 1:                                                                                                                  СИТУАЦИЯ 2

 

 

 

 

 

ЗАПОМНИ: запрос создается после того, как в таблицы БД введены данные. Запросы подразделяются на простые и сложные. Простой запрос, как правило, содержит не более одной таблицы, а сложный может обращаться к данным из нескольких таблиц и содержать вычисляемые поля

При создании запроса используют операторы, примеры которых приведены в таблице:

 

 

ОБЩИЙ АЛГОРИТМ создания запроса (через режим Конструктора):

 

1.      Запустить режим конструктора 2.      Определить источник информации: таблицы или ранее созданные запросы 3.      Определить таблицы, из которых выбрать поля, по которым создается запрос, поместив их в область строки ПОЛЕ 4.      Определить условие отбора записей по выбранному полю 5.      Установить значок P (или снять значок)  в строке Вывод на экран: если значок P не установлен, то в результате запроса поле на экране не высветиться, но в запросе оно все равно участвует 6.      Для выполнения запроса нажать на пиктограмму  - результат появиться в виде таблицы с указанными в запросе полями.

 

Запишите  условие запроса так, чтобы из предложенной таблицы

 

Номер записи	Наименование товара	Цена	Количество	Упаковка	Поставщик
1	Кефир	11,50р	12	Пакет	КМК
2	Кефир	8,00р	100	Короб	КМК

 

 

Кефир

100

Короб

была выбрана запись: 

 

 

ИТОГ:

 

Требования к разработке БД

 

1. определить назначение БД
2. Определить перечень необходимых данных
3. распределить данные по темам – таблицам
4. определить название полей в таблицах
5. определить типы данных, вводимых в поля

 

Основные алгоритмы работы в БД

 

1. При открытии программы идет запрос на сохранение БД.

Необходимо указать:

·         Имя БД

·         Место хранения БД – носитель и папку

 

2. В открывшемся окне БД указаны объекты БД. Автоматически (по умолчанию выбирается объект - Таблица)

 

3. Сконструировать табличную форму. Можно работать в трех режимах

·         Режим конструктора

·         Режим Мастера

·         Путем ввода данных – менее рациональный способ

 

Рассмотрим данные режимы:

Мастер: предлагает список готовых табличных форм с прописанными полями, которые пользователь выбирает и корректирует по своему усмотрению. Кроме этого можно изменить предлагаемое мастером название таблицы

Конструктор: при выборе режима на экране появиться таблица из трех столбцов:

 

Имя поля	Тип данных	Описание
Фамилия	текстовый	Заполняется по усмотрению пользователя
Год поступления	Числовое
Дата рождения	Дата/время
Стипендия	Логическое
Размер стипендии	Денежное
Краткая характеристика	МЕМО
Фотография	OLE

 

Примечания:

·        По умолчанию устанавливается текстовый тип данных

·        Если случайно перешли на новую строку, то пока вы не определите имя поля, программа вас из окна конструктора не выпустит, поэтому: присвойте произвольное имя и удалите эту строку

 

4. Определить ключевое поле. Если такое поле вы не определили, то при закрытии окна конструктора программа вам предложит определить/не определить поле. Если вы согласитесь, то программа введет новое поле, которое будет в дальнейшем – ключевым полем (как правило это поле Счетчик).

 

5. Присваиваем имя табличной форме. Оно должно отражать суть таблицы

 

6. Открываем созданную таблицу. На экране появляется табличная форма вида:

 

Счетчик	Фамилия	Год поступления	Дата рождения	Стипендия	Размер стипендии	Краткая характеристика	фотография
1			__.__.__	£	0р.00