Опыт реализации проекта «Оптимизация процесса первичного приёма родителей (законных представителей) и обработки представленных документов при зачислении ребёнка в ДОУ».

Опыт реализации проекта «Оптимизация процесса первичного приёма родителей (законных представителей) и обработки представленных документов при зачислении ребёнка в ДОУ».

Применение бережливых технологий в детском саду способно сделать образовательный процесс более комфортным для всех участников образовательных отношений. МАДОУ «Детский сад № 30 «Кораблик» был включен в проект «Образцовые учреждения: «Бережливый детский сад» в рамках реализации на территории Сахалинской области проектов по направлению «Эффективный регион», основанных на принципах «Бережливое производство».

В Проекте «Образцовые учреждения: «Бережливый детский сад» " идея взаимодействия детского сада с родителями (законными представителями) тесно связана с кардинальной перестройкой работы с семьей.

В рамках данного направления был разработан и реализован проект «Оптимизация процесса первичного приёма родителей (законных представителей) и обработки представленных документов при зачислении ребёнка в ДОУ».

При реализации проекта был применён инструмент бережливых технологий-картирование, где схематически был изображён весть процесс от потребности родителя (законного представителя) оформить ребенка в ДОУ до оформления договора об образовании и зачисления ребенка в детский сад с целью выявления возможностей совершенствования текущего процесса и его приближения к идеальному состоянию.

В ходе картирования были выявлены такие проблемы, как: временные потери при поиске кабинета заведующего детским садом, отсутствие у родителей перечня необходимых документов для поступления  в детский сад, временные потери на ознакомление с учредительными документами, временные потери при заполнении бланков документов лично (в ручную), отсутствие медицинской сестры на рабочем месте (отпуск, на пищеблоке и т.д), отсутствие на месте заведующего детским садом, ожидание возле кабинета заведующего детским садом.

Для решения выявленных проблем, нами были реализованы следующие мероприятия:

1.                 Разработана памятка для родителей (законных представителей), которую они получают вместе с направлением в детский сад. В памятке представлен QR-код, перейдя по нему родитель (законный представитель) попадает на сайт детского сада, где создана вкладка «Поступление в детский сад». Там размещены образцы заполняемых документов, а также формы документов для скачивания. У родителей появилась возможность самостоятельно изучить документы, заполнить бланки, познакомится с деятельностью учреждения с помощью различных ресурсов (бланки, образцы документов, Q-коды).

2.                 Определены приемные дни и часы подачи документов для зачисления в детский сад. Предварительная договоренность с родителями (законными представителями) по телефону о времени приема позволила устранить такую проблему, как длительное ожидание возле кабинета заведующего детским садом.

3.                 Разработан чек-лист для проверки медицинской карты ребенка другим назначенным лицом, что также сокращает ожидание родителей в случае отсутствия медицинской сестры на рабочем месте.

4.                 Введена система навигации по детскому саду, она позволяет быстро ориентироваться в пространстве детского сада.

Данный проект позволил нам снизить временные потери на 30 % при зачислении ребенка в ДОУ и повысить удовлетворенность родителей (законных представителей).

Хочется отметить, что коллективом детского разработан сценарий фабрики процессов для освоения бережливых технологий по теме «Оптимизация процесса первичного приёма родителей (законных представителей) и обработки представленных документов при зачислении ребёнка в ДОУ», которая является своеобразной интерактивной учебной площадкой для педагогов области, на которой смоделирован процесс из реальной практики работы детского сада.