Организационные документы

Организационные документы

План занятия:

1. Унифицированная система ОРД. 2.Бланки документов и требования к ним.

3. Организационные документы: устав, положение; договор учредителей.

В    систему    организационно-распорядительной    документации    входят    следующие группы и виды документов:

-организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, памятки;

-распорядительные: постановления, приказы, указания, распоряжения, решения;

-справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсы, служебные письма.

С 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности был введен государственный  стандарт на оформление организационно-распорядительной документации — ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования  к  оформлению документов», который устанавливает 30 реквизитов документа  и  строгое месторасположение и оформление каждого из этих реквизитов на листе бумаги формата А4 (210 х270) и А5 (149 х210). Необходимо учитывать, что для каждого конкретного вида документа определен соответствующий состав реквизитов.

Бланки документов и требования к ним

Большинство документов организации, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке. Обычно под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором указывается название учреждения — автора документа.

Под термином «бланк» понимается «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной».

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники  при создании конкретного документа. Следует, однако, помнить, что стандартный документ, распечатанный имеете с изображением бланка на принтере, не защищен от подделки. Наличие на бланке оттиска печати организации также не является сегодня гарантией подлин- ности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами. Поэтому для наиболее важных документов организации используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень  детализации,  с  тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксиро- ваться в специальных регистрационных журналах,

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности — от 80 г/м2 до 200  г/м2 и по белизне — от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 - (210 х 297 мм) и А5 (148 х 2 3 О мм). Гораздо реже используются бланки формата A3 (297 х 420 мм), предназначенные в основном для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.д.

В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 поля бланков документов должны соответствовать следующим размерам: левое — 20 мм; правое — 10 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 20 мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает создание бланков организации, структурного подразделения  и  должностного  лица.  Необходимо  учитывать,  что  бланки    структурного

подразделения или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право  подписи.

В соответствии с требованиями указанного ГОСТа установлены следующие виды бланков организации: общий бланк — бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк для письма; бланк конкретного вида документа, кроме  письма.

В ГОСТе перечисляются реквизиты, входящие в каждый из видов бланков. При использовании различных реквизитов бланков необходимо учитывать их юридическую значимость.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если в учредительных документах организации закреплено также се сокращенное наименование, то оно пишется в скобках ниже  полного.

На бланках организации выше ее наименования возможно размещение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания), которые утверждаются в установленном порядке.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка — угловое  и продольное.

Организациям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием своих реквизитов на языке партнера или на английском языке.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях,  когда оно включено в учредительные документы. Наименование организации на иностранном языке пишется ниже его наименования ни русском языке. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования на двух языках на одном уровне.

Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения, филиала помещается в том случае, если оно является автором документа.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с  воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В соответствии с п. 10 Положения о Государственном гербе Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от ЗОЛ 1.1993 № 2050 утвержден порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, который устанавливается Правительством Российской Федерации.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Доступ к ним имеют только те работники организации, которые по роду своей деятельности и в рамках должностной компетенции используют их при создании документов организации. Об уничтожении испорченных или неиспользованных гербовых бланков специально создаваемой комиссией составляется акт с отметкой в учетно-регистрационной форме. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Организационные документы — это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов. К организационным  документам  относятся  устав,  учредительные  документы,  структура    и

штатная    численность,    штатное   расписание,   инструкции,  должностные   инструкции, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка  организации.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения, не зависимо от формы собственности, действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами, уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, уставы частных компаний — их владельцами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях (см. Приложение 1).

Устав должен содержать следующие реквизиты: наименование организации;

-место составления или издания документа;

-гриф утверждения документа (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано);

-  текст устава;

-  подпись лица, утверждающего документ.

В реквизите «Текст устава» необходимо предусмотреть такие разделы, как: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; производственно-хозяйственная деятельность; коммерческая деятельность; имущество и средства; контроль за деятельностью организации; проверка и ревизия; реорганизация или ликвидация организации.

В зависимости от формы собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в структуре устава могут изменяться и добавляться. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов   и т.д. В конце текста устава ставится подпись руководителя организации.

Учредительный договор- это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

Положение — нормативно-правовой акт, регламентирующий порядок образования структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государства (например, Положение о министерствах РФ), одного органа управления (например, Положение об автомобильной инспекции) или структурного подразделения организации. Положение разрабатывается по указанию руководителя орга- низации или по инициативе руководителя структурного  подразделения.

Положения бывают индивидуальными (положения обо всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией) и типовыми (положения о цехах основного производства, структурных подразделениях организации).

Проект положения составляется исполнителем  по  указанию  руководителя организации. Затем проект согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, прилагаемом ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение подписывается руководителем структурного подразделения, деятельность которого регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение, и разработчиком.

Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. В этом случае Положение об организации обычно является приложением к распорядительному документу.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, гриф утверждения документа, если в тексте не указана другая дата (см. Приложение 2).

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

1.  Общие положения.

2.  Основные задачи.

3.  Функции.

4.  Права.

5.  Организация работы.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, которым определяются его правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.

Положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка — это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.

Документ обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Штатное расписание — это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы (см. Приложение 3).

Штатное расписание оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы,  подпись.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Все изменения в штатное расписание вносятся приказом. Структура и штатная численность организации определяются в соответствии с ее уставом и закрепляются специальным документом, в котором перечисляются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Документ имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Все измене- ния в структуру и штатную численность вносятся  приказом.

Инструкция — это правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические,  финансовые  и иные стороны деятельности предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан.

Инструкция — действующий длительное время  документ,  определяющий организацию, порядок и правила выполнения работ, а также права, обязанности и ответственность отдельных работников в определенной сфере деятельности.

Инструкция обычно является довольно сложным документом, состоящим из десятков заключений. Иногда и инструкцию вводятся и доказательства, чтобы данные заключения выполнялись сознательно.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например,  приказов).

Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Типовые инструкции действуют продолжительное время и являются нормативным документом в практической работе. К ним можно отнести инструкцию по делопроизводству, которая является руководящим документом для организации делопроизводства в учреждениях; должностную инструкцию, в которой определены общие положения, основные обязанности, права и ответственность должностных лиц в рамках их должностных полномочий. Индивидуальные должностные инструкции разрабатывают на основе типовых инструкций на отдельную категорию работников.

Некоторые виды инструкций носят распорядительный  характер.

Изложение положений инструкции должно быть кратким, точным и понятым для работников.

Если позволяет содержание, лучше излагать текст инструкции от второго лица. Инструкция  должна  содержать  следующие  реквизиты:  наименование    организации,

наименование вида документа, дата, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная Инс- трукция инспектору по контролю...»).

Текст инструкции разделяется по определенной схеме на разделы, пункты, подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространении, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней ре- комендуются  четкие  формулировки  со  словами,  имеющими  распорядительное   значение:

«должен»,  «следует»,  «необходимо»,  «имеет  право»,  «не  допускается»,    «рекомендуется»,

«запрещается» и т.д.

Текст инструкции может излагаться от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать,  обобщать предложения,    заявления,    жалобы    граждан...»)    или   в    безличной    форме  (например,

«Повторным    предложениям,     заявлением,     жалобам     граждан    при    их    поступлении присваивается очередной регистрационный номер...»).

Инструкции оформляются на общем бланке и утверждаются специальным распорядительным документом или непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции в действие, таковым считается день ее подписания и регистрации.

Являясь постоянным руководством в практической деятельности, инструкции редко отменяются или заменяются новыми, чаще изменяются, отменяются или добавляются отдельные разделы, пункты или подпункты в уже действующих инструкциях.

Вопросы для самоконтроля:

1.Какие виды документов входят с систему ОРД? 2.Приведите примеры реквизитов документов.

3.Дайте характеристику организационным документам: уставу, положению. 4.Что такое бланк?

5.Что такое «штатное расписание»? Его назначение?