Организация делопроизводства и документооборота на предприятии

Организация делопроизводства и документооборота на предприятии.

Под делопроизводством понимается совокупность методов, спо­собов и процессов работы с документами, осуществляемых на предприятиях (в организациях) в ходе выполнения ими своих функций и задач. Это особый вид управленческой деятельности, включающий работу по составлению, оформлению, приему, реги­страции, обработке, контролю исполнения документов, их размно­жению, отправке и передаче, формированию дел, а также хране­нию обработанных документов в архиве.

Операции, связанные с составлением документов, их печатанием, хранением, отправкой, принято относить к общему (административному) делопроизводству. Делопроизводство, имеющее свои особенности в ведении и оформлении документов, относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию правильного ведения дело­производства возлагается на руководителя предприятия, органи­зации. В большинстве хозяйств делопроизводство осуществляют работники бухгалтерии, секретарь-машинистка, в крупных хозяйствах - специально назначенные технические исполнители, ра­ботники канцелярии.

В зависимости от характера и объема работ, а также от струк­туры управления применяют централизованную, децентрализован­ную и смешанную системы делопроизводства.

При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте - или у работника бухгалтерии, или у секретаря. Применяется эта система чаще всего в небольших и средних по размеру хозяйст­вах.

При децентрализованной системе операции по делопроизвод­ству рассредоточены по отдельным структурным подразделениям, где вся работа с документами, относящаяся к деятельности дан­ного подразделения, поручается одному из должностных лиц.

Смешанная система организации делопроизводства представ­ляет сочетание двух систем: часть операций выполняется центра­лизованно, а часть - децентрализовано. Применять ее целесооб­разно на крупных предприятиях с большим документооборотом, централизованным выполнением операций, с корреспонденцией (прием, отправление, размножение и контроль исполнения). Опе­рации по исполнению служебных документов осуществляются в общехозяйственных функциональных подразделениях (бухгалте­рии, плановом отделе и др.).

В основу делопроизводства независимо от принятой на пред­приятии системы должны быть положены следующие принципы:

1. Во всех подразделениях предприятия применять унифициро­ванные формы документации, рациональные приемы ее оформле­ния, исполнения и контроля.

2. Входящая документация принимается и регистрируется в одном месте.

3. Система регистрации документов должна обеспечивать воз­можности контроля их исполнения.

4. Система хранения документов обеспечивает возможности их контроля и быстрого нахождения, составление необходимой справки для работников управления и посетителей.

5. Рациональная организация делопроизводства предполагает систематический инструктаж работников, контроль соблюдения правил по делопроизводству.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Четкость и действенность всей работы по делопроизводству зависят от правильной организации документооборота, который характеризуется количественными параметрами, составом документов, соотношением различных видов и частотой их посту­пления.

Правильная организация документооборота предполагает так­же рациональную последовательность и прямоточность движения и обработки документов, то есть прохождение их кратчайшим путем от места составления до места исполнения или использования; однократность операций по обработке документов, то есть исключение прохождения звеньев управления, не вызываемых деловой необходимостью; оправданность перемещения каждого документа, исключающая или ограничивающая возвратные поступления; максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов, позволяющих широко применять средства механизации и автоматизации.

Для четкой организации документооборота необходимо полу­чить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, распределении их по документопотокам, наличии типовых текстов, стандартных и унифицированных форм. Кроме того, надо точно знать, какие инстанции проходит доку­мент каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, изменение маршрута.

При анализе документооборота целесообразно использовать графические методы, сравнительные оперограммы обработки до­кументов, маршрутные схемы их движения, сравнительные функциограммы распределения обязанностей между сотрудниками, выполняющими работы по делопроизводству. Это позволит уста­новить, откуда поступает документ, в каких целях и кем он ис­пользуется, сколько раз обращается в той или иной процедуре или операциях, в каком количестве процедур применяется, какова по­следовательность его обработки, выявить случаи многократного возвращения к одному и тому же исполнителю и т. д.

На основе проведенного изучения и в целях упорядочения до­кументооборота разрабатываются маршрутные схемы или схемы документооборота по специальным функциям управления или ос­новным видам документов, иногда составляются планы докумен­тооборота. В планах указывают, какую документацию составляют и подписывают работники, сроки передачи другим работникам, сроки обработки документов в отделах, устанавливают обязанно­сти работников при работе с документами и др.

Независимо от объема поступающей документации работа с ней должна включать следующие стадии: прием, регистрация, на­правление на исполнение, исполнение, контроль исполнения, от­правка по назначению и подшивка.

Прием документов. Все документы, которые поступают на пред­приятие, называют входящими. Принятые документы вскрывают­ся, проверяется правильность их доставки по адресу. Присланная ошибочно корреспонденция возвращается в почтовое отделение с надписью «Ошибочно доставлено». Корреспонденция с надписью на конвертах «Лично» или адресованная персонально работнику предприятия не вскрывается. В случае если поступившая коррес­понденция существенно повреждена и вызывает сомнение в со­хранности содержимого, следует составить соответствующий  акт.

Прием и обработку поступивших на предприятие документов следует производить централизованно. В средних хозяйствах эту работу выполняет секретарь, а в крупных - работники канцеля­рии, что позволяет вести точный учет поступлений, шире использо­вать средства механизации при обработке корреспонденции и более рационально организовать последующее прохождение документов.

Регистрация или учет корреспонденции. С проставления реги­страционного штампа начинается учет входящих документов; за­канчивается обработка документов их сортировкой в соответствии с перечнями на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов определяется в каждом предприя­тии, учреждении руководителем, согласовывается с юристом и объявляется приказом по предприятию. Регистрации подлежат все документы, требующие решения или ответа, а также все предло­жения, заявления и жалобы работников.

Документы, поступившие в колхоз, регистрируют по журнальной или карточной системе либо другим способом. При поступлении 1000-1500 документов в год чаще применяется жур­нальная система, при 2000-3000 - карточная, если документов 5000 и более - целесообразно регистрировать их на перфокартах.

В СПК чаще применяют журнальную систему регистрации. Записи в журнале ведут в хронологическом порядке, то есть по мере поступления документов.

Документы необходимо передавать руководству или непосред­ственно исполнителям в день их получения, телеграммы и другие срочные документы - в первую очередь. В зависимости от содер­жания документа лицо, ответственное за делопроизводство, гото­вит необходимый справочный материал или соответствующее разъяснение для руководителя хозяйства.

Во многих предприятиях основная масса поступивших документов передается руководству. Этот порядок допустим в хо­зяйствах, где небольшой объем документооборота. На крупных предприятиях, как показывает опыт, количество документов, ко­торые целесообразно просматривать руководителю, не должно превышать 10-15 % от общего объема входящих документов. Руководитель, рассмотрев документ, пишет на нем резолюцию, которая указывает на порядок и характер решения вопроса ис­полнителем.

Целесообразно составлять примерный перечень документов, которые должен рассматривать руководитель хозяйства. К ним в первую очередь относятся документы вышестоящих организаций, документы по принципиальным вопросам деятельности предприятия, исполнение которых требует решения руководителя. Остальные документы следует направлять непосредственно исполнителям в соответствии   с выполняемыми ими функциями. Когда исполнение поручается нескольким сотруд­никам, ответственным считается то лицо (или отдел), которое названо первым. Ускорению процесса исполнения такого рода до­кументов служит оперативное снятие необходимого числа копий и рассылка их сразу всем исполнителям.

Журнальная система регистрации при больших объемах до­кументооборота затрудняет поиск нужных записей о документе, особенно работу с ними в будущем, не позволяет механизиро­вать многие операции (справочный поиск, контроль и др.).

Более прогрессивным является карточный метод регистрации документов, когда данные об одном или группе документов, объ­единенных общим признаком, заносятся на карточку определен­ного формата. Карточки заранее нумеруются по два экземпляра одним порядковым номером. Один экземпляр карточки направ­ляется с письмом в соответствующее структурное подразделение или исполнителю, а второй (полученный под копирку) - остается у секретаря для контроля или справки о направлении поступив­шего документа.

Карточки у секретаря (или специально назначенного работ­ника) располагаются в картотеке по различным существенным признакам: в хронологическом порядке, по содержанию, исполни­телям, срокам исполнения, индексам и т. п. Указанные признаки надписываются на разделителях (на картонных прокладках), что позволяет быстро получать необходимые справки, вести четкий и своевременный учет исполнения документов. Реквизитные записи в карточках должны быть конкретными, записи о содержании вхо­дящего документа - краткими, с указанием рассматриваемого во­проса или документа.

На крупных предприятиях начинают применять механизиро­ванную систему поиска документов на картах с краевой перфора­цией, позволяющую повысить эффективность всей системы информационного обеспечения управления.

К числу общих требований к организации процесса учета от­носится обязательная регистрация входящих документов в день их получения, а исходящих и внутренних - в день их подписания. Входящие документы направляются исполнителю сразу же после регистрации, иначе происходит задержка в исполнении докумен­тов.

Документы должны поступать на отправку правильно оформ­ленными в соответствии с требованиями стандартов. Для посто­янных адресатов целесообразно пользоваться заранее приготов­ленными конвертами, координаты на которых отпечатаны типо­графским способом или оперативными множительными средст­вами.

По завершению работы с документом работник (как правило, секретарь) отмечает исполнение, подшивает копию ответа в дело, а первый экземпляр готовит к отправке.

Контроль исполнения документов является составной частью общей системы контроля исполнения на предприятии. Контроль документов как вторичное явление должен служить сигналом к выявлению возможного невыполнения работы в установленный срок. В то же время он является важным средством систематиче­ского совершенствования работы с документами на предприятии. Руководитель должен иметь детальный план мероприятий, свя­занных с контролем.

Для облегчения проверки исполнения документов, заданий це­лесообразно применять контрольную картотеку. Каждый доку­мент регистрируется на отдельной карте, которая помещается в картотеку контролируемых документов и находится там до тех пор, пока не будет выполнено определенное действие. Картотека удобна тем, что позволяет вести систематический контроль. Конт­роль за сроками исполнения документов должен быть предвари­тельным, проводиться до истечения положенного срока, чтобы имелась возможность своевременно принять меры для выполне­ния задания. Контроль за исполнением документов и правиль­ностью решений содержащихся в них вопросов осуществляют ру­ководители предприятия и структурных подразделений, а также уполномоченные лица. Непосредственный контроль за исполне­нием документов возлагается на лицо, ответственное за делопро­изводство.

В процессе деятельности предприятий и организаций создают­ся сотни и тысячи документов. Если каждый документ будет хра­ниться на своем месте, это облегчит быстрое и четкое справочно-информационное обслуживание аппарата управления. Поэтому вся созданная и поступившая извне документация группируется по определенной системе в делах. Делом называется совокупность служебных документов по данному вопросу или предмету, поме­щенных в отдельную обложку (папку). Первичная группировка документов осуществляется по следующим признакам: авторский, номинальный, хронологический, корреспондентский, географиче­ский, предметно-вопросный.

Номенклатура дел - систематизированный список (перечень) названия дел, которые должны быть заведены в соответствующих подразделениях и в хозяйстве на предстоящий календарный год с указанием сроков их хранения. Она должна отражать всю доку­ментацию, образующуюся в деятельности предприятия и его под­разделений. Номенклатура дел согласовывается с госрайархивом и утверждается руководителем предприятия. Вводится она с 1 ян­варя очередного года.

Исполненные документы с пометкой «В дело» должны сразу подшиваться в соответствующее дело. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела. Рациональная организация операций предархивной обработки документов обес­печивает сокращение затрат времени и труда работников аппарата управления. Сформированные дела должны храниться в запираю­щемся шкафу, на внутренней стороне дверцы которого помещается их перечень. Это облегчает поиск необходимой информации и до­кументов. В хозяйстве назначается ответственный за ведение дел и их хранение или эти обязанности возлагаются на секретаря.

В зависимости от места хранения дел различают текущее и архивное  делопроизводство.   Текущий архив - дело,   в которое подшивают бумаги текущей переписки календарного года. В по­стоянном архиве (в архиве законченных дел) хранят дела, книги, журналы и другие документы, отражающие деятельность пред­приятия за прошедшие годы.

В структурных подразделениях документы должны храниться один год после окончания текущего года. Это вызывается тем, что в этот период к документам довольно часто обращаются сотрудни­ки за различными справками, к тому же работа с некоторыми документами завершается в новом календарном году. По истече­нии указанного срока дела должны быть сданы в постоянный ар­хив предприятия.

Подготовка дел к сдаче в архив заключается в проведении эк­спертизы научной и практической ценности документов, оформ­лении и составлении описей на дела с постоянным и долговре­менным хранением. Проводит эту работу экспертная комиссия в составе 3-5 человек, которая действует постоянно по решению правления колхоза. В комиссию должны входить квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие отрасль производства, секретарь и руководитель бухгалтерии. Экспертная комиссия является колле­гиальным органом, ее заседания протоколируются, а принятые решения утверждаются руководством предприятия или госрайархивом.

Уточнив сроки хранения документов и разделив их на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, приступают к формированию дел. Дела временного хранения обрабатываются упрощенно. Дела с документами постоянного, долговременного срока хранения подшиваются или переплетаются в папки с твердыми обложками и размещаются отдельно. На дела, подготовленные к долговременному хранению, составляются описи, представляющие систематизированные перечни заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Раздельные описи составляются на дела постоянного (в трех экземплярах) и долговременного (в двух экземплярах) хранения, дела по личному составу (в двух экземп­лярах). Опись ведут в хронологическом порядке (например, с на­чала перечисляют дела за 2007 г., затем за 2008 г. и т. д.). Номер описи проставляют на обложке дела. В конце описи делают ито­говую надпись - цифрами и прописью указывают количество, пер­вый и последний номера дел, переданных на хранение. Один эк­земпляр описи после утверждения остается в государственном архиве. Архивные материалы, срок хранения которых истек в те­кущем году, подлежат уничтожению.

В архиве колхоза дела постоянного хранения содер­жатся 5 лет. Законченные делопроизводством дела по личному составу хранят в этом же архиве 40 лет. Устав колхоза, почвенные карты, землеустроительные планы, государственный акт на вечное пользование землей и другие документы хранят в колхозе постоянно, до замены их новыми документами.