Основные понятия документационного обеспечения

Делопроизводство в медико- Делопроизводство в медико- социальной работе социальной работе Кузнецова Елена Владиславовна Кузнецова Елена Владиславовна

Вопросы: Вопросы: Что такое  Что такое делопроизводство и делопроизводство и документ документ Каковы функции  Каковы функции документов и их документов и их классификация классификация

Вопросы к семинарскому Вопросы к семинарскому занятию занятию 1. 1. Составление и оформление основных видов документов 2. 2. Организационные документы: устав, положение, инструкции, штатное расписание 3. 3. Распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, решения, инструкции, договоры 4. 4. Составление проекта приказа должностные

Основные понятия Основные понятия документационного документационного обеспечения обеспечения  Документ Документ (от лат. Documentum, от doceo — «учу» или «изве щаю») означает «доказательство, свидетельство» – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием  деловая бумага, подтверждающая какой- нибудь факт или право на что-нибудь  письменное свидетельство о чем-нибудь  материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

Несколько определений Несколько определений термину «документ» термину «документ»  Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство»  Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага»  В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо»  Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение» Анализ последовательных определений термина Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить 3 основных 3 основных «документ» позволяет выделить формулировки: формулировки: «документ» ­ материальный объект «документ»  «документ» ­ носитель информации «документ»  «документ» ­ документированная информация «документ»

Документационное Документационное обеспечение управления обеспечение управления С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94.№ 77-ФЗ) понятие «документ» стало В результате эволюции понятие «документ» официально толковаться следующим образом: «Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ)

Общие функции Общие функции функция закрепления , я запечатлени информации коммуникативная функция сохранения информации  сохранения информации функция документа как  функция документа как исторического источника исторического источника культурная функция  культурная функция функция закрепления, запечатления информациикоммуникативная функция

Функции документа Функции документа

Управленческая функция Управленческая функция Главные варианты проявления Главные варианты проявления Вызывать выполнение Вызывать выполнение определенных действий определенных действий (работ, мероприятий …) (работ, мероприятий …) лицами, которым адресован которым адресован лицами, документ документ Нацеливать исполнителя на Нацеливать исполнителя на получение определенных получение определенных результатов результатов Пример. «Срочно займитесь «Срочно займитесь Пример. организацией организацией благоустройства благоустройства пострадавших при пожаре» пострадавших при пожаре» Пример. «Получить «Получить Пример. заключение экспертных заключение экспертных органов к 01.12.2016 об органов к 01.12.2016 об экологическом состоянии экологическом состоянии Октябрьского района» Октябрьского района» Дополнить (изменить) Дополнить (изменить) представления объекта представления объекта управления о среде путем управления о среде путем передачи ему новых сведений передачи ему новых сведений Пример. «15.12.2016 «15.12.2016 Пример. состоится выставка- состоится выставка- ярмарка . Организовать ярмарка . Организовать участие» участие» Может проявляться комбинацией вышеперечисленных Может проявляться комбинацией вышеперечисленных вариантов вариантов

Правовая функция функция Правовая заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе обществе Обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо Обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а иные документы, которые могут повлечь за собой определённые иные документы, которые могут повлечь за собой определённые изменяют изменяют также также юридические последствия. К ним относятся: юридические последствия. К ним относятся: правовые акты правовые акты государственн государственн органов органов ой власти ой власти судебные, судебные, прокурорские, прокурорские, нотариальные и нотариальные и арбитражные арбитражные актыакты акты управления, акты управления, влекущие за собой влекущие за собой определённые определённые юридические юридические последствия последствия документы, фиксирующие договорные документы, фиксирующие договорные а также удостоверительные документы а также удостоверительные документы отношения, отношения, (паспорта, дипломы об образовании и т.п.) (паспорта, дипломы об образовании и т.п.) На время могут приобрести и другие документы, например, , например, На время могут приобрести и другие документы для использования в качестве судебного для использования в качестве судебного

Коммуникативная Коммуникативная функция функция Предназначена для Предназначена для решения задачи решения задачи трансляции трансляции информации в информации в социальном социальном пространстве пространстве организации, организации, упорядочения и упорядочения и поддержания поддержания информационных информационных связей в обществе связей в обществе Играет передающую и социально цементирующую Играет передающую и социально цементирующую роль роль Передача информации охватывает все уровни Передача информации охватывает все уровни системы и различных её подсистем системы и различных её подсистем социальной социальной двустороннего двустороннего Возникают различные категории документов: Возникают различные категории документов: ориентированные сверху ориентированные сверху многостороннег многостороннег о действия о действия вниз или снизу вверх вниз или снизу вверх действия действия

Функция учёта Функция учёта Выполняющие функцию учёта документы необходимы для решения для решения многообразны многообразны хозяйственно- хозяйственно- экономически экономически х х х задач х задач для управления в для управления в целом социально- целом социально- политическими и политическими и другими процессами другими процессами в обществе в обществе Функция находит отражение прежде всего в Функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации отчётной документации

Культурная функция Культурная функция Любой документ - своеобразный культурный феномен, отражающий уровень материальной, научной, языковой культуры, уровень образования, морально- нравственного состояния общества С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению Происходит накопление интеллектуальных Происходит накопление интеллектуальных ресурсов ресурсов культурных традиций, их культурных традиций, их приумножение и приумножение и развитие развитие ,  культурного потенциала системы системы системы  ценностей ценностей ценностей  нравственных нравственных норм норм

Политическая функция Политическая функция находит своё выражение в документах,  находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней обеспечения внутренней и внешней политики государства политики государства Документы Документы политическ политическ их партий их партий политических политических деятелей деятелей различных различных общественно- общественно- политических политических структур структур

Особенности функций Особенности функций документа документа Подразделяются на:  Подразделяются на: общие функции общие функции присущи присущи документу документу изначально изначально специальные функции специальные функции документ наделяется сознательно, документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных в зависимости от конкретных социальных потребностей социальных потребностей функции оперативного функции оперативного вв характера, время действия время действия характера, (управленческая, правовая (управленческая, правовая которых ограничено которых ограничено и т.д.) и т.д.) функции постоянно функции постоянно которые обеспечивают которые обеспечивают действующие , действующие , историческую и социокультурную историческую и социокультурную преемственность преемственность Любой документ многофункционален, т.е. обладает Любой документ многофункционален, т.е. обладает несколькими функциями, переплетёнными между собой, при несколькими функциями, переплетёнными между собой, при преобладает какая-то одна функция с течением времени преобладает какая-то одна функция с течением времени соотношение между функциями документа изменяется соотношение между функциями документа изменяется одновременно одновременно этом этом

Знание функций помогает: Знание функций помогает: определить роль документа в системе управления  определить роль документа в системе управления провести классификацию и систематизацию  провести классификацию и систематизацию документов с целью их унификации и документов с целью их унификации и стандартизации стандартизации провести экспертизу ценности документов,  провести экспертизу ценности документов, установив их научную, историческую и установив их научную, историческую и практическую значимость практическую значимость выработать определенные требования к  выработать определенные требования к документам, создаваемым в процессе документам, создаваемым в процессе управленческой деятельности, для внедрения управленческой деятельности, для внедрения средств автоматизации и механизации в их средств автоматизации и механизации в их создание, обработку и хранение создание, обработку и хранение