Положение об архиве в колледже

Министерство образования и науки Донецкой Народной Республики

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

УТВЕРЖДЕНО

Приказом и.о. директора ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

от 24.12.2020 №675

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Государственного профессионального образовательного учреждения «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

ГПОУ «ДГКПТиТ»

от «24» декабря 2020   № 1

1.   Общие положения

1.1             Настоящее Положение составлено  в соответствии с Типовым положением об архиве органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Донецкой Народной Республики, утвержденного приказом Главного государственного управления делопроизводства и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее – ГГУДОАД) от 02.10.2015 № 20.

1.2             До передачи на государственное хранение документы  хранятся в ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли» (далее − Колледж).

1.3             За утрату и порчу документов должностные лица Колледжа несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

1.4             В Колледже для хранения документов и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создается архив.

Колледж обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.5             Архив Колледжа входит в состав службы кадрового обеспечения и делопроизводства или является самостоятельным структурным подразделением Колледжа с непосредственным подчинением его директору. Возглавляет архив заведующий архивом или лицо, ответственное за сохранность документов колледжа, назначаемое распорядительным документом директора.

1.6             В своей работе архив руководствуется законодательством Донецкой Народной Республики, актами Главы Донецкой Народной Республики, актами Совета Министров Донецкой Народной Республики, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства колледжа, правилами и другими нормативно-методическими документами ГГУДОАД.

1.7 Архив Колледжа работает в соответствии с годовым планом, утверждаемым директором и отчитывается перед ним о проделанной работе.

1.8. Директор Колледжа осуществляет контроль деятельности архива колледжа.

1 .9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива колледжа осуществляет соответствующий уполномоченный орган в области документационного обеспечения и архивного дела.

2. Состав документов архива и сроки их хранения

2.1. В архив на хранение поступают:

2.1.1 Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.1.2 Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.1.3 Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных Учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.

2.2. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов ГАФ ДНР до их поступления в Государственный архив Донецкой Народной Республики и архивы специально уполномоченных органов в области документационного обеспечения и архивного дела:

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов государственной власти — 15 лет;

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов предприятий, учреждений, организаций Донецкой Народной Республики- 10

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР документов органов местного самоуправления и их структурных подразделений - 5 лет;

для включенных в установленном порядке в состав ГАФ ДНР отдельных видов архивных документов:

записей актов гражданского состояния — 1 00 лет;

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

технологической и конструкторской документации — 20 лет;

патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец 20

научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фоно документов — З года.

2.3. Устанавливаются сроки хранения документов в соответствии с Номеклатурой дел Колледжа.

3. Задачи и функции архива

3.1 Основными задачами архива являются:

3.1.1 Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2 Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3 Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Колледже.

3.2 В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1      Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Колледжа, обработанные в соответствии с требованиями, установленными ГГУДОАД.

3.2.2 Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение Экспертной комиссии Колледжа.

3.2.3 Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3 2.4 Организует использование документов, а именно:

информирует руководство и сотрудников Колледжа о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

 исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.5 Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе Экспертной комиссии Колледжа.

3.2.6 Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Колледжа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив колледжа.

3.2.7 Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников архива и службы делопроизводства Колледжа.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1 Контролировать выполнение установленных правил работы с документами, формирование и оформление дел в структурных подразделениях Колледжа.

4.2 Запрашивать от структурных подразделений Колледжа сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, ответственного за архив Колледжа

5.1. Лицо, ответственное за архив Колледжа несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Донецкой Народной Республики.

Архивариус                                                                   В.И. Золотова

Скачано с www.znanio.ru