Понятие «документ». Классификация документов

Понятие «документ». Классификация документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

- в устной форме;

-   в документированной форме.

 Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функциям управления.

   Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других пред­приятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

Документы многофункциональны.

К основным функциям документов можно отнести:

  - информационную  (документирование,  хранение  и   предоставление информации);

 - управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

 - коммуникативную   (документы   являются    средством   обмена информацией);

 - правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

-  организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

 - научно-историческую  (с  помощью  архивных документов  сохраняется историческое, научное и культурное наследие).