Практическая работа "Работа с данными с использованием запросов в СУБД MS Access"

Практическая работа №17

Работа с данными с использованием запросов в СУБД MS Access

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания запросов по таблицам «Филиал фирмы» и «Сотрудники»; работа с данными м групповые операции.

Краткая справка. Запросы предназначены для обработки данных. С помощью запроса можно создать новую таблицу, отобрав нужные поля и записи из существующих таблиц, выполнить вычисления, добавить и удалить записи и т.д. Запросы — основной рабочий инструмент базы данных.

В Microsoft Access существует несколько видов запросов. При создании запроса с помощью Конструктора по умолчанию формируется запрос на выборку. Запросы на выборку предназначены для отбора записей, соответствующих заданным условиям.

Задание 1. Создайте запрос поиска повторяющихся записей и простой запрос Мастером запросов. Экспортируйте созданный запрос в MS Excel.

1.        Откройте программу СУБД Microsoft Access и свою созданную базу данных.

Для выполнения запроса в таблицу «Филиал фирмы» добавьте две-три записи с повторяющимися значениями Фамилия и Имя.

Выполните команду Создание/Запросы/Мастер запросов. В открывшемся окне Новый запрос выберите вид запроса — «Повторяющиеся записи» и нажмите ОК (рис. 1).

Рис. 1. Создание запроса поиска повторяющихся записей

В качестве источника данных укажите таблицу «Филиал фирмы».

В следующих диалоговых окнах выберите поле, по которому будет происходить поиск повторяющихся записей, — Фамилия, в качестве дополнительных полей выберите поля Имя и Должность. В результате будут отобраны записи повторяющихся фамилий, а к ним добавлены сведения об именах и должностях сотрудников филиала. Сохраните запрос с именем «Поиск повторений».

2.        Создайте простой запрос по таблице «Поставщики». Для создания простого запроса выполните команду Создание/Запросы/ Мастер запросов/Простой запрос. Укажите таблицу «Поставщики», выберите все поля. В результате будет создан простой запрос.

Задание 2. Создайте запросы на выборку по условию Конструктором запросов. Выберите из таблицы «Филиал фирмы» фамилии и имена всех сотрудников, у которых фамилия начинается на букву «О».

Краткая справка. Верхняя часть окна Конструктора запросов содержит списки полей таблиц, на основе которых создается запрос. Нижняя часть представляет собой бланк запроса.

Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю. Вклю­чить в запрос нужные поля одним из следующих способов:

■    перетащить мышью нужное поле из списка полей таблицы в верх­ней части окна Конструктора в строку Поле бланка запроса,

■    дважды щелкнуть мышью по имени нужного поля в списке полей таблицы;

■    щелкнуть по кнопке раскрытия списка в строке Поле бланка запроса и выбрать из списка нужное поле.

Последовательность выполнения заданий

1.        На вкладке Создание нажмите Запросы/Конструктор запро­сов, создайте запрос на выборку. Добавьте таблицу «Филиал фир­мы». Выберите выводимые поля Фамилия и Имя. В строке «Условие отбора» поля Фамилия бланка запроса наберите условие — О* (символ «*» свидетельствует о наличии произвольных символов за буквой «О») (рис. 2)

Рис. 2. Запрос на отбор фамилий начинающихся на О

2.         Проверьте, чтобы в строке Вывод на экран, отвечающей за вывод записей в динамическом наборе на экран компьютера, стояли галочки.

3.         После запуска запроса на исполнение командой Работа с запросами/ Конструктор/Результаты/Выполнить (кнопка Выполнить —  (восклицательный знак)) (см. рис.2) произойдет отбор по условию. Сохраните запрос под именем «Фамилия О».

Задание 3. Выберите из таблицы «Сотрудники» всех сотрудников с должностью «Монтажник» или «Менеджер».

Для этого создайте в режиме Конструктор запрос на выборку (Создание/Запросы/Конструктор запросов). Добавьте таблицу «Сотрудники». Выберите выводимые поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность. В строке «Условие отбора» поля Должность бланка запроса наберите условие — «Монтажник» или «Менеджер» (рис. 3). Для запуска запроса выберите команду Работа с запросами/ Конструктор/Результаты/Выполнить. Сохраните запрос под именем «Монтажник-Менеджер»

Рис. 3. Отбор сотрудников по должности

Задание 4. Создайте запрос на выборку, в котором одно поле содержит объединение текстовых значений полей Фамилия, Имя и Отчество, разделенных пробелами.

Последовательность выполнения задания

1.    Создайте в режиме Конструктор запрос на выборку по таблице «Сотрудники». С помощью Построителя выражений (рис. 4) в строке Поле бланка запроса для объединения текстовых значений других полей наберите следующее выражение (для задания выражения удобно пользоваться Построителем) (рис. 5):

[Фамилия]+" "+[Имя]+" "+[Отчество]

(между кавычками на клавиатуре нажимается клавиша [Пробел]).

Рис. 4. Построитель выражений

Рис. 5. Запрос с условием отбора, созданного Построителем

Примечание. При наборе выражения между кавычками нажмите пробел, чтобы в выражении «Фамилия», «Имя» и «Отчество» не сливались друг с другом, а разделялись пробелами.

Запустите запрос на выполнение. Сохраните запрос с именем «ФИО».

Результаты объединения текстовых полей показаны на рис. 6.

Рис. 6. Результат объединения текстовых полей.

Зачетные задания

Задание 5. Выберите сотрудников по специальности «Менеджер», поступивших на работу до 10 октября 2015 г. Фамилии расположите в алфавитном порядке.

Задание 6.. Посчитайте суммарные значения по полю Заказано таблицы «Товары» (используйте групповую операцию Sum).

Задание 7. Найдите максимальное и минимальное значение по полю Сумма затрат таблицы «Мои расходы».

Задание 8. Выберите по таблице «Мои расходы» все типы расходов, сумма затрат которых превышает 2 300 р.