ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА  по предмету «Документационное обеспечение управления» Тема:  Изучение требований к тексту документа. Редактирование  заголовков к тексту документа.  Цель работы:                           1.  Ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к тексту документа.              2. Ознакомиться с  правилами оформления заголовков к тексту  документа.              3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами. Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение   ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.51­77                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы:      1. Организационный этап ­ Проверка наличия у студентов конспекта      2. Самостоятельная работа по выполнению задания Реквизит 20 – Текст документа – главный реквизит, ради которого  составляется и оформляется весь документ.      Вид документа во многом предопределяет его стиль, характер  изложения текста. 2      Текст документа составляют на государственном языке Российской  Федерации или на государственных языках субъектов РФ.      Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного  текста или в виде соединения этих структур.      Требования к тексту документа 1. Правдивое, точное, достоверное освещение событий. 2. Максимальная краткость при полноте информации, точность и ясность, что достигается заменой сложных предложений простыми,  исключением повторений. 3. Формулировки документа должны быть безупречными в юриди­ ческом отношении, текст не должен допускать двояких толкований. 4. В документах применяется официально­деловой стиль текста, учи­ тывающий, что документ – прежде всего побудитель к действию. 5. В тексте документов предпочтительнее прямой порядок слов в  предложении – сначала подлежащее, за ним – сказуемое. 6. Каждое слово в тексте должно нести определенную смысловую  нагрузку. 7. Большое внимание надо уделять подбору слов. Следует избегать тавтологии, т.е. использования в одном предложении однокоренных слов, например,  адресовать в адрес,  следует отметить следующее,  апрель месяц, 15 человек рабочих, свободная вакансия и т.д.       Для делового стиля служебных документов характерно употребление  устойчивых словосочетаний, например:      Выборы – проводить, участвовать;      Доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять.      Служебные документы отличает нейтральный тон.       В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,  действующих на принципах единоначалия, а также документах  адресованных руководству, текст излагают от первого лица  единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В документах коллегиальных органов текст решения или  постановления излагают от третьего лица (постановляет, решил).       В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их  структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),  используют форму изложения текста от третьего лица единственного или  множественного числа (отдел осуществляет функции…,  в состав  объеди­ нения входят… комиссия установила…). 3      В переписке используют следующие формы изложения:      ­ от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);      ­ от первого лица единственного числа (считаю необходимым,  прошу выделить);      ­ от третьего лица единственного числа (министерство не  возражает, комитет считает возможным).      В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в  другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации.      Например:      В декабре 2013 года Городской методический совет проводит  конференцию преподавателей экономических дисциплин. Будут  обсуждаться вопросы начисления заработной платы. Просим  принять участие.            Эти две части видны даже и тогда, когда текст состоит из одной  фразы.      Например:             Для проведения экскурсии студентов группы 2­Ф­34 12.02.2014  в  г.Выборг просим выделить автобус.       Для усиления информационной направленности документа в ряде  случаев целесообразно сначала изложить суть вопроса, а затем дать его  обоснование, например: Прошу дополнительно выделить 300 тыс.р. для приобретения  сварочных тренажеров  для кабинета технологического  оборудования. Предполагается проведение лабораторных занятий по  сварке и резке металлов. Количество тренажеров в кабинете  рассчитывается для обеспечения занятия одной подгруппы  студентов.      В том случае, если основанием составления документа служит другой  документ, в вводной части создаваемого документа делается ссылка на  него с полным указанием названия, номера и даты. 4      Можно составлять документы только из заключительной части,  например, письма и заявления с просьбой без мотивировки или приказы с  одной распорядительной частью.      Текст документа делится на абзацы, с них начинается каждая новая  мысль (не предложение). Абзацы помогают вдуматься в содержание  документа, сделать небольшие остановки при чтении. Абзацы начинают  писать или печатать от «1» положения табулятора.      Тексты сложных документов, больших по объему (обзоры, справки,  отчеты и т.п.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты,  подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой  части включает номера соответствующих составных частей более  высоких ступеней деления, например:       2.1.4.3.  означает третий подпункт четвертого пункта первого  подраздела второго раздела.       Так как в процессе управления часто выполняются однотипные  функции и возникают однотипные ситуации, это порождает и массу  однотипных документов. Это явилось основанием для унификации  текстов документов. Унифицированный текст может быть представлен в  виде трафаретов, анкеты, таблицы.      Трафарет – это заранее отпечатанный унифицированный текст,  содержащий постоянную информацию с пропусками, предназначенными  для заполнения переменной информацией, отражающей конкретную  ситуацию.      Анкета – это опросный лист для получения определенных сведений.  Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «Да», «Нет», развернутым ответом,  числовыми показателями.      Таблица – это перечень сведений о чем­либо или числовых данных,  приведенных в определенную систему и расположенных по графам для  удобства и сравнения показателей.       В таблице и анкете текст излагается без обычной грамматической  связанности с использованием упрощенных конструкций.      Реквизит 18 – Заголовок к тексту – важнейший элемент документа.  Заголовок формулирует составитель документа. В заголовке к тексту  кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.  Наличие заголовка значительно облегчает обработку документов, так как по нему, не читая всего текста, можно получить представление о  содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок  облегчает ре 5 гистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Без заголовка  разрешается составлять только короткие документы, выполненные на  формате А5.       Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.      Заголовок может отвечать на вопросы: ­ о чем (о ком), например:  ПРИКАЗ (наименование вида документа)                     О приеме на работу  (заголовок к тексту); ­ чего (кого), например: ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ (наименование вида документа) Ведущего эксперта  (заголовок к тексту) или ПРОТОКОЛ  (наименование вида документа) Заседания Ученого Совета (заголовок к тексту)      Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок можно  формулировать обобщенно. В связи с затруднительностью формулировки заголовка к сложному документу, рекомендуется составлять простые  документы (см.тему «Классификация документов»).      Заголовок к тексту располагают в пределах отведенной для него на  бланке зоны, обозначенной, как правило, ограничительными отметками. В случае их отсутствия рекомендуется заголовок к тексту печатают от «0»  положения табулятора,  при этом в одной строке должно быть не более  28 печатных знаков. Если объем заголовка  более 5 строк по 28 печатных  знаков, то его допускается продлевать на всю строчку до границы  правого поля. Каждая  строка заголовка должна иметь законченный  смысл, не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки.  Переносы слов в заголовках не допускаются.      Заголовок к тексту печатают строчными буквами (кроме заглавной)  через 1 межстрочный интервал, не подчеркивают, в конце заголовка точка не ставится. В середине заголовка знаки препинания сохраняются.      Допускается применять сокращения слов и словосочетаний,  соответствующие действующим правилам. 6      Запрещается размещать заголовки составных частей текста (разделов  и подразделов) в нижней части листа, если под ними не умещается более  5 строк последующего текста. В этом случае раздел (подраздел) и его  заголовок следует печатать с новой страницы. Заголовок раздела или  подраздела отделяется от предыдущего и последующего текста тремя  межстрочными интервалами.         3. Задание      3.1. Ознакомиться с образцами унифицированных документов,  готовыми документами.      3.2. По заданию преподавателя или по предложениям студентов  сформулируйте заголовки к тексту: заголовок к приказу директора  техникума о направлении студентов гр.2­Ф­34 на производственную  практику в Налоговую инспекцию Московского района Санкт­ Петербурга с 12.05.2014 по 26.05.2014.          4. Домашнее задание      4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)      4.2. Ответить на вопросы: ­ Назовите требования к тексту документа.      ­ Как обозначаются части текста?      ­ Какие требования предъявляются к заголовку к тексту документа?  к частям текста? Литература         1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.51 ­ 77         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Санкт­Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права ПРИКАЗ 29.04.2014       № 297 О направлении на практику студентов гр.2­Ф­34          В соответствии с Положением о производственной практике  студентов ССУЗ от 08.09.2003 № 390, учебным планом, договорами с  предприятиями и запросами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Направить студентов группы 2­Ф­34  на производственную прак­ тику в Налоговую инспекцию Московского района Санкт­Петербурга с     10.05.2014 по 24.05.2014. 2. Руководителем практики назначить преподавателя техникума Кузнецову С.Н.          3.  Контроль за исполнением приказа возложить на заведующую  практикой Комиссарову И.И. Директор техникума                                                   О.Г.Виноградов