ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА  по предмету «Документационное обеспечение управления» Тема:  Составление и оформление служебных писем  Цель работы:               1. Ознакомиться с  правилами оформления служебных писем и  приложений к ним.              2. Научиться оформлять служебные письма и приложения к ним.                3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий.               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами. Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение:  ­ бумага формата А4;                         ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.154­174                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы: 1.      Организационный этап ­ Проверка наличия у студентов бумаги, конспекта  2. Самостоятельная работа по выполнению задания      Требования к составлению служебных писем рассмотрены в  практической работе № 6.      Служебные письма печатают на бланках для писем формата А4 или  А5. 2      Составители письма кроме текста должны сформулировать заголовок  письма (для формата А4), указать адресат, должность, фамилию и  инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит  27 «Отметка об исполнителе»), проверить наличие приложения.      Окончательный вариант служебного письма, напечатанного на бланке,  перед подписанием визируется должностным лицом. Виза подтверждает  точность изложенных в документе фактов, достоверность документа и  соответствие действующему законодательству.      Служебные письма, направляемые в адрес вышестоящих организаций и в другие организации, подписывают руководитель организации или его  заместитель.      Если письмо направляется одновременно многим подведомственным  учреждениям (например, Министерство – своим отраслевым  предприятиям и организациям), подписывают только его оригинал,  который остается в деле учреждения, а рассылают ксерокопии этого  письма.      После подписания служебное письмо со всеми приложенными к нему  материалами направляют в канцелярию учреждения для регистрации и  отправки. На письме проставляют регистрационный номер (реквизит12),  дату (реквизит 11), а на ответном письме также  реквизит 13 «Ссылка на  регистрационный номер и дату документа».      Копийный экземпляр письма содержит визы лиц, составивших  документ, и визы лиц, с которыми документ согласован.  3.      Задание      1.Составьте и оформите служебное письмо по следующим данным:  автор письма – Институт неорганической химии Академии Наук  Российской Федерации; адрес  института: 630090, г.Новосибирск,  пр.Академика Лаврентьева, д.12; адресат – директор Всероссийского  научно­исследовательского института радиационной техники Штань А.С.  Письмо является ответным на инициативное письмо № 15 от 27.09.2013.      В тексте письма изложено сообщение о возвращении технического  проекта на АСУ «Кадры» вместе с замечаниями специалистов института  в связи с тем, что проект имеет существенные недостатки, требующие  переработки. Кроме того, адресату предлагают направить к ним сотрудника для обсуждения вопросов и просят сообщить заранее время  командирования сотрудников.      Все недостающие реквизиты письма составьте самостоятельно. 3 4.      Домашнее задание        4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)        4.2. Ответить на вопросы:        ­ Назовите реквизиты служебного письма.        ­ Какие требования предъявляются к тексту служебного письма?        ­ Кто подписывает служебное письмо? Литература         1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.154­174         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Санкт­Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права» 196070 Санкт­Петербург, ул.Бассейная, д.20 Телефоны: директор 388­20­60, бухгалтерия 388­33­55 __________      № ______                   Руководителю ООО «Энерговектор» На № ________________                   О.И.Сидорову          Подтверждая получение оборудования для лаборатории электри­ ческих машин техникума, сообщаем, что для установки и наладки машин  Ваш специалист согласно договора должен прибыть в техникум до  01.04.2014. Директор техникума                                                    О.Г.Виноградов М.С.Петрова 388­08­22 Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Санкт­Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права» 196070 Санкт­Петербург, ул.Бассейная, д.20 Телефоны: директор 388­20­60, бухгалтерия 388­33­55 __________      № ______                   На № ________________