Практическая работа "Создание отчётов в MS Access"

Создание отчётов в MS Access

 Цель: научиться выполнять фильтрацию записей в таблице, научиться создавать отчёты с помощью мастера отчётов и «вручную», представляет в удобной для чтения и анализа форме.

   Оборудование: ПК.

   Программное обеспечение: MS Word, MS Access.

Задания:

1.      Откройте базу данных ГРУППА, созданную в практических работах №№ 10-11.

2.      Используйте таблицу Сведения о студентах отфильтровать следующие данные. Каждый выполненный фильтр сохранить как запрос под именами Фильтр А, Фильтр Б и тд. командой Сохранить как, нажав на кнопку Office.

a.       Используя обычный фильтр, вывести студентов мужского пола. Для этого:

a)    Открыть таблицу Сведения о студентах.

b)   Выполнить команду вкладку Главная – панель Сортировка и фильтр – кнопка Дополнительно – выбрать пункт Изменить фильтр.

c)    В появившейся пустой таблице на вкладке Найти в поле Пол ввести значение М

d)   Выбрать команду Применить фильтр на вкладке Главная – панель Сортировка и фильтр.

b.      Используя обычный фильтр, вывести студентов, проживающих в Центральном и Заводском районах.

c.       Используя обычный фильтр, вывести студентов, фамилия которых начинается на букву Т.

d.      Используя фильтр по выделенному, вывести студентов, телефон которых начинается на 61. Для этого:

a)    Выделить цифры 61 в поле Телефон одного студента.

b)   Выбрать команду на вкладке Главная – панель Сортировка и фильтр – Выделение и выбрать пункт Начинается 61.

e.       Используя фильтр по выделенному, вывести студентов, которые родились только в 1986 году.

f.        Используя фильтр по выделенному, вывести студентов, код которых содержит  цифру 4.

3.      Создайте отчет Дата рождения по запросу Дата рождения командой Отчёт на вкладке Создание на панели Отчёты.

4.      Создайте отчёт Сведения о студентах по таблице Сведения о студенте таким же образом.

5.      Создайте отчёт Телефоны с помощью мастера по запросу Телефоны. Для этого:

a.       Нажать кнопку Мастер отчётов на вкладке Создание на панели Отчёты;

b.      Выбрать в качестве источника данных запрос Телефоны;

c.       Здесь же перенесите из списка Допустимые поля в список Выбранные поля все поля: переместите все поля из одного списка в другой кнопкой с двойной стрелкой (>>), нажать кнопку Далее;

d.      Уровни группировки не добавлять, нажать кнопку Далее;

e.       В следующем диалоговом окне задать способ сортировки данных, выбрать поле Фамилия и сортировка по возрастанию, нажать кнопку Далее;

f.        Выбрать вид макета для отчёта Табличный, выведите альбомную ориентацию.

g.      Далее выберем стиль оформление отчёта – Модульная, нажать кнопку Далее;

h.      В поле задания имени отчёта присвоим отчёту имя Адреса и установите переключатель Просмотреть отчёт;

i.        Щёлкнем кнопку ГОТОВО.

6.      Создайте с помощью мастера отчёт Родители, в котором указаны следующие сведения: фамилия, имя из таблицы Сведения о студентах и Сведения о матери и Сведения об отце из таблицы Сведения о родителях. Группировку не выполнять, сортировку по фамилиям по возрастанию, вид макета – В столбец, ориентацию – альбомная, стиль оформление отчёта – бумажная.

7.      Создайте с помощью мастера отчёт Группа, в котором бы отражались сведения из таблицы Сведения о студентах (код студента, фамилия, имя, Дата рождения), данные которого группировались по дате рождения,  сортировка по фамилии по возрастанию, вид макета – структура, ориентация листа – альбомная, стиль – стандартная.

8.      Создайте с помощью мастера отчёт Итоговый по запросу Сводные данные, группировку, сортировку, вид макет и стиль выберите по своему желанию.

9.      Измените тип, размер и цвет шрифт в отчёт Группа так, чтобы отчёт выглядел эффектно. Для этого:

a.       Открыть отчёт Группа в режиме конструктора.

b.      Используя вкладку Инструменты конструктора отчётов – панель Шрифт, измените вид полей отчёта,

c.       Перейдите в режим предварительного просмотра на панели Режим вкладка Главная и просмотрите вид вашего отчёта.

d.      Сохраните изменения под тем же именем.

Контрольные вопросы:

1.      Какие виды фильтрации существуют в Access? Как применить каждый из видов фильтров?

2.      Для чего предназначены отчёты в базе данных?

3.      Какими способами можно создавать отчёты?

4.      Можно ли при создании отчётов использовать несколько таблиц и запросов?

5.      В каком режиме можно изменить вид отчёта (н-р, размер и цвет шрифта)?