Практическое занятие 6 Тема: «Оформление заявлений, приказов по личному составу и резюме»

Практическое занятие 6

1.     Тема:  «Оформление заявлений, приказов по личному составу и резюме».                                                                                                                                                                                                      

2.     Цель занятия: приобретение практических навыков составления приказа по личному составу и его оформления.

3.     Материальное обеспечение: тетради, ручки, карандаши, листы А4.

4.     Исходные данные: Ситуационные задания.

5.     Ход работы:

5.1.          Рассмотреть  методические указания по выполнению практической работе.

5.2.          Составить бланк приказов по личному составу и резюме.

5.3.          Составить отчет.

6.     Контрольные вопросы.

6.1. К какой группе документов относятся приказы по личному составу?

        6.2. Назовите реквизиты приказов по личному составу.

        6.3. Как оформляется реквизит «наименование организации»?

        6.4. Как оформляется графа «основание» в приказах об увольнении?

6.5. Кто подписывает и визирует приказы по личному составу?

6.6. На чем оформляются заявления?

6.7. Каковы особенности оформления адресующей части заявления?

6.8. С какой целью составляется резюме?      

        7. Литература.

7.1. Гладий Е.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2013.

7.2. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство). Ростов н/Д: Феникс, 2013.- 212 с

7.3. ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, М., Госстандарт, 2003.

Методические указания по выполнению практических задач

Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс документов, связанных с оформлением трудовых правоотношений между физическими и юридическими лицами. Трудовой кодекс ДНР регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На этом основании кадровая документация ведется во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Установлен единый порядок оформления документов. Документацией по личному составу называется совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

 - трудовые контракты (договоры);

- приказы по личному составу (о приме, увольнении, переводе);

- трудовые книжки, личные карточки, дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Кадровая документация является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. За ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители организаций несут персональную ответственность и могут быть привлечены к административной ответственности.

При работе с документами по личному составу необходима:

- аккуратность оформления;

- обеспечение сохранности на протяжении длительного срока;

- соблюдение конфиденциальности.

Кадровая документация – это совокупность документов всех групп ОРД:

– организационно-правовой документацией регламентируется управление персоналом (штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка);

– распорядительными документами оформляют решение вопросов подбора и расстановки кадров (приказы по личному составу, распоряжения);

– информационно-справочные документы – это справки, докладные записки, акты.

Всю документацию по личному составу можно квалифицировать на четыре группы – по этапам трудового цикла работника. Эта документация связана:

- с комплектованием персонала организации;

- с процессом движения персонала в период работы в организации;

- с отношением работника к трудовому процессу;

- с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

На каждого работника организации заводится личное дело, которое должно находиться на временном хранении в течение 75 лет в архиве организации, после чего по акту направляется на постоянное хранение в органы Госархива.

Заявления относятся в документам по личному составу.

Заявление – это документ, адресованный руководителю, содержащий просьбу (о принятии на работу, учебу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о смене фамилии и т.д.).

Заявления оформляются рукописно на бумаге формата А4 или А5 (в зависимости от вида заявления) или на унифицированных трафаретных формах.

Заявление отвечает на вопрос чьё (а не от кого), поэтому в адресующей части заявлений перед фамилией автора не принято писать предлог от. Не принято также употреблять архаизмы и канцеляризмы типа весьма убедительно, заранее Вам признателен, в просьбе прошу не отказать и т.п.

В канцелярии или отделе кадров следует на видном месте вывесить примеры заполнения заявлений, где указать инициалы и фамилию руководителя. Следует также обратить внимание заявителей на то, чтобы была оставлена достаточная площадь левого поля листа для подшивки заявления в дело и место между адресатом и текстом для резолюции руководителя.

Виды заявлений:

1.Заявление о приеме на работу рекомендуется оформлять на бумаге формата А4 или на унифицированных трафаретных формах формата А4 на имя руководителя учреждения.

Заявитель указывает свою фамилию, имя, отчество полностью, домашний адрес. Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

2. Заявление о переводе на другую должность оформляется на общем бланке или листе бумаги с реквизитами общего бланка формата А5. В адресате указывается занимаемая должность и фамилия и инициалы заявителя.

3. Заявление о предоставлении отпуска оформляется на общем бланке, унифицированной трафаретной форме или листе бумаги с реквизитами общего бланка формата А4. В адресате указывается занимаемая должность и фамилия и инициалы заявителя. Такие заявления содержат на оборотной стороне листа расчет начисления отпускного денежного пособия.

4. Заявление о предоставлении очередного отпуска: в тексте указывается вид отпуска, дата начала отпуска, количество календарных дней. Основанием для предоставления отпуска служит график отпусков.

а). Заявление о предоставлении учебного или декретного отпуска: в тексте указывается вид отпуска, дата начала отпуска, количество календарных дней. К заявлению прилагается соответствующий документ, на  основании которого может быть предоставлен отпуск (больничный лист, справка-вызов из учебного заведения и т.п.).

б). Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы: в тексте указывается вид отпуска, причины предоставления отпуска, сроки (дата) отпуска.

4. Заявление об освобождении от занимаемой должности оформляется на листе бумаги формата А5 с реквизитами общего бланка. В адресате указывается занимаемая должность и фамилия и инициалы заявителя. В тексте указывается причина увольнения.

Заявления оформляются рукописно на бумаге формата А4 или А5 (в зависимости от вида заявления) или на унифицированных трафаретных формах.

Приказами по личному составу

 Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т.п.

     Приказы по личному составу оформляются на общих бланках или бланках приказов формата А4 машинописно. В заголовках таких приказов пишут: о приеме на работу, о переводе на другую работу, о переводе на другую должность, об увольнении, о предоставлении отпуска, о поощрении, о нарушении, о наложении административного взыскания, о командировании и т.д.

     При регистрации приказа по личному составу к его регистрационному номеру добавляют через косую черту или дефис  буквы К (кадры), ОК (отдел кадров) или ЛС (по личному составу), например:

№ 78/ЛС      

или

№ 78-ОК

     В тексте приказов по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, КО-МАНДИРОВАТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ и т.п. Эти глаголы печатаются прописными буквами от «0» положения табулятора.

     Далее с новой строки от «1» положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают прописными буквами, имя и отчество полностью – строчными (кроме заглавной), затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

     В пункте приказа о назначении на должность указывают на какую должность, с какой даты и с каким окладом (согласно штатному расписанию или конкретная цифра) принимается сотрудник.

     В пункте приказа о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней и даты начала и окончания отпуска.

     В пункте приказа об увольнении указывают статью ТК ДНР , на основании которой производится увольнение, причину, дату увольнения.

     Приказ по личному составу должен по каждому пункту (по каждому конкретному лицу) содержать основание, в котором указывают документы (с датами и регистрационными номерами), послужившие основанием для издания приказа: заявление гражданина, график отпусков, лист временной нетрудоспособности, справка учебного заведения, докладные за-писки, объяснительные записки, письма вышестоящих организаций и т.д.

     Основание оформляется от «0» положения табулятора  и является составной частью текста. Слово  Основание  печатают строчными буквами (кроме заглавной) в единственном числе, не подчеркивают, после него ставится двоеточие. Документы, послужившие основанием для издания приказа, печатают справа от слова  Основание в строчку через 1 межстрочный интервал, их перечисляют через запятую. 

     Перед подписанием приказы визируются заинтересованными должностными лицами: главным или старшим бухгалтером, начальником отдела кадров, руководителем соответствующего структурного подразделения, юристом.

     Подписывает приказ руководитель учреждения.

     Подписанные приказы доводятся до сведения лиц, в отношении которых издан приказ, под роспись (на 1-м экземпляре), например:

С приказом ознакомлен:

Задание 1

1. Написать заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Донбассвязьинформ».

2. Написать заявление о предоставлении Вам отпуска без содержания по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

3. Написать заявление о предоставлении академического отпуска в Вашем учебном заведении.

4. Написать заявление о разрешении сдачи сессии досрочно в Вашем учебном заведении.

5. Написать заявление о освобождении от занятии на три дня. Остальные данные указать самостоятельно..

Задание 2

Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки – вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна.

Задание 3.

Оформить приказ по личному составу на основе данных задания № 1 и образца приложения 2. Приказ № 65к от 05.03.20__ «О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20__ и заявления кассира И.П. Ивановной. Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Задание 4

Оформить приказ по основной деятельности на основе предложенных образцов в приложении 3 и 4.В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__ № 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ № 245 от 06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Донецк М.Д. Галкиным.

      В распорядительной части выделить 4 пункта:

1.                 Об организации уборки территории объединения.

2.                 О проверке состояния электропроводки.

3.                 О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.

4.                 Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова. Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?». Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.Проставить визу главного инженера. Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 302-34-56

Задание 5

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20__ главного инженера Донецкого станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» .

В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__.

2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа).

3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»).

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Задание 6

Составить собственное резюме.

Приложение 1.

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

20.03.2014 № 297-ОК

О приеме на работу

НАЗНАЧИТЬ

ПЕТРОВА Петра Петровича на должность вахтера общежития с 01.04.2014 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Петрова П.П.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлен:

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

20.03.2014 № 298-ЛС

О предоставлении отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ

АЛЕКСЕЕВОЙ Ольге Дмитриевне, дворнику, очередной отпуск на 28 календарных дней с 10.04.2014 по 07.05.2014.

Основание: заявление Алексеевой О.Д., график отпусков.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлен:

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

21.03.2014 № 299/ЛС

О предоставлении отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ

СИДОРОВУ Сергею Сергеевичу, лаборанту, учебный отпуск на 40 календарных дней с 10.04.2014 по 19.05.2014.

Основание: заявление Сидорова С.С., справка-вызов Института управления и экономики № 146 от 15.03.2014.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлен:

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

21.03.2014 № 300-К

О предоставлении отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ

КОЛЯДИНОЙ Анне Федоровне, преподавателю, отпуск без сохранения заработной платы 24 и 25 марта 2014 г.

Основание: заявление Колядиной А.Ф.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлен:

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

21.03.2014 № 301-К

О предоставлении отпусков

1. ПРЕДОСТАВИТЬ

СИДОРОВУ Сергею Сергеевичу, лаборанту, учебный отпуск на 40 календарных дней с 10.04.2014 по 19.05.2014.

Основание: заявление Сидорова С.С., справка-вызов Института управления и экономики № 146 от 15.03.2014.

2. ПРЕДОСТАВИТЬ

АЛЕКСЕЕВОЙ Ольге Дмитриевне, дворнику, очередной отпуск на 28 календарных дней с 10.04.2014 по 07.05.2014.

Основание: заявление Алексеевой О.Д., график отпусков.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлены:

Донецкий электрометаллургический техникум

ПРИКАЗ

22.03.2014 № 301-ОК

Об увольнении

УВОЛИТЬ

ДУБРОВИНА Андрея Игоревича, мастера производственного обучения, с 04.04. 2014 по собственному желанию в соответствии со ст.31 ТК ДНР.

Основание: заявление Дубровина А.И.

Директор техникума                Подпись                             И. А. Караван

С приказом ознакомлен:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома техникума

№ 07 от 21.03.2014

Приложение 2

Для заявления о приеме на работу

ОАО «Стайлинг»

Директору И.И. Петрову

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.06.2016

Прошу принять на работу старшим инженером.

Личная подпись Г.В. Свиридов

Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

Наименование структурного Адресат 

Подразделения Резолюция 

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.02.2016

Прошу перевести меня на должность _________________________
________________________________________________________
Наименование должности 
________________________________________________________
Наименование структурного подразделения 
в связи __________________________________________________
Причина перевода 
__________________________ _____________________
Подпись работника Расшифровка подписи 



Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, например:

Директору предприятия
«Адрон»
Н.И. Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2016

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2016.

Начальник цеха Подпись П.С. Филимонов

Приложение 3

Оформление резюме

Процесс поиска кандидатов на вакантные должности заканчивается, как правило, сбором резюме (анкет-резюме), предоставляемых претендентами в отдел персонала организации для последующего анализа и отбора необходимого работника. Примерная форма резюме дана ниже.

Образец резюме на должность бухгалтера

Цель

Соискание должности бухгалтера

Образование

Опыт работы

Профессиональные навыки и знания

• Отличное знание налогового, гражданского, трудового законодательства
• Хорошие теоретические знания бухгалтерского учета, проводок
• Опытный пользователь ПК: MS Office: Word, Excel, Outlook; «1С: Зарплата и кадры 8.0», «1С: Предприятие», программы банк-клиент, Консультант + и др.

Знание иностранных языков

• Английский язык — читаю и перевожу со словарем

Прочее

• Коммуникабельность, активная жизненная позиция
• Нацеленность на результат
• Стрессоустойчивость
• Стремление к развитию и профессиональному росту
• Хобби — чтение, путешествия, кулинария.