ПРАКТИКУМ ПО ТЕМЕ "СУБД MICROSOFT ACCESS"

ПРАКТИКУМ ПО СУБД  MICROSOFT ACCESS МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ  для студентов II курса всех  специальностей СОДЕРЖАНИЕ Пояснительная записка таблицы таблиц таблиц 1 Теоретическая часть 2 Практические работы 2.1 Практическая работа №1. Создание базы данных, состоящей из одной  2.2 Практическая работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух  2.3 Практическая работа №3. Создание базы данных, состоящей из трех  2.4 Практическая работа №4. Создание и применение различных форм  2.5 Практическая работа №5. Создание и использование запросов 2.6 Практическая работа №6. Запросы на обновление, добавление и удаление. 2.7 Практическая работа №7. Создание отчетов 2.8 Практическая работа №8. Создание отчетов с помощью Конструктора и  3 Задания для самостоятельной работы студентов 4 Контрольные вопросы  Перекрестные запросы Мастера отчетов документов Литература 4 5 9 9 13 17 23 30 33 38 42 46 48 51 3 ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем   мы   ежедневно   сталкиваемся   в   жизни,   скорее   всего, зарегистрировано   в   той   или   иной   базе.   Умение   работать   с   базами данных   сегодня   является   одним   из   важнейших   навыков   в   работе   с компьютером,   а   специалисты   в   этой   области   никогда   не   останутся безработными.  Система   управления   базами   данных  Access  (СУБД  Access) входит в стандартный набор прикладных программ пакета  Microsoft Office,   который   –   так   сложилось   исторически   –   используется практически в каждой организации страны. Поэтому, естественно, его необходимо   изучать   не   только   в   высших   и   средних   учебных заведениях, но и в общеобразовательной школе. Изучение   СУБД  Access  следует   начинать   после   овладения основами работы с системой  Windows  и освоения других программ пакета  Microsoft  Office  (Word,  Excel), что позволяет уделить особое внимание главным особенностям изучаемой программы. Каждая   работа   включает   в   себя   несколько   заданий,   которые помогают постепенно освоить основные возможности базы данных. Методическое   пособие   составлено   в   соответствии   с   рабочей программой   по   дисциплине   «Информатика»   и   требованиями   к минимуму   содержания   и   уровню   подготовки   выпускников. Практические   работы   №   1­5   для   обязательного   выполнения студентами  II  курса   всех   специальностей.   Практические   работы №   6­8   выполняются   при   углубленном   изучении   на   практике   по получению первичных навыков. 4 1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Назначение любой СУБД (система управления базами данных)– создание,   ведение   и   обработка   БД.   Как   в   текстовом   (Word)   и табличном   (Excel)   редакторе   можно   подготовить   много   разных документов, так и в СУБД  Access  можно создать много разных баз данных. Она   предоставляет   значительные   возможности   по   работе   с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно  выбирать  любые  поля,  форматы  полей,  сортировать   данные, вычислять итоговые значения. А также отбирать интересующие данные по какому­либо   признаку,  менять   их,  удалять,  копировать  в  другие таблицы. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД и   другими   приложениями  Windows.   Это   могут   быть   рисунки, диаграммы   и   т.д.   поддерживается   экспорт   и   импорт   данных   из текстовых файлов и электронных таблиц. При коллективном использовании база данных дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют права по просмотру   или   изменению   информации:   при   этом   предусмотрены средства обеспечения целостности данных. Базы данных  — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих   управление   данными,   их   выборку,   сортировку   и другие подобные действия. Выделяют три типа базы данных – реляционная, иерархическая и сетевая. Примеры: 1. Реляционная база данных № 1 2 3 Фамилия Иванов Петрова Сидоров Имя Александр  Марина Павел Отчество Максимович Сергеевна Алексеевич Группа А­06­19 Д­07­19 М­06­29 5 2. Иерархическая база данных ДИРЕКТОР  Зам.директора по  воспитательной  работе Кураторы групп Зам.директора по  учебной работе Преподаватели­ предметники Зам.директора по  информационным  технологиям Инженеры,  системные  администраторы 3. Сетевая база данных Макаров И.С.  (математика) Левина И.А.  (информатика) Соловьев П.А.  (Web­дизайн) Петрова А.П  (русский язык) А­07­19 Б­07­19 Мт­08­11 Д­07­19 Ш­08­11 М­07­19 Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица – совокупность   записей.   Столбцы   в   таблице   называются  полями,   а строки   –  записями.   Количество   записей   в   таблице   ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей ­ 255. таблиц в   БД   может   быть   несколько.   С   таблицами   можно   работать   в   двух режимах – таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной   на   панели   инструментов.  Ключевое   поле  –   поле   с уникальными записями. Таблицы связываются по ключам; ключ может состоять из одного или нескольких полей.  Все объекты БД можно копировать из других БД, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе, то они таким же образом будут связаны и в новой. В   режиме   таблицы   обычно   просматривают,   добавляют   и изменяют   данные.   Можно   также   добавлять   или   удалять   столбцы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет   шрифта   и   т.д.).   можно   проверить   орфографию   и   напечатать табличные   данные,   фильтровать   и   сортировать   записи.   В   режиме конструктора можно создать новую таблицу или изменить поля старой. Формы. 6  Форма   представляет   собой     специальный   формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу   и   просмотра   записей.   Формы   позволяют   вводить   данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде.  Все элементы, добавляемые в форму, ­ поля, надписи, списки, переключатели,   кнопки,   линии   –   являются   элементами   управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый. Запросы. Запрос – инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, а также они используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Отчеты.  Отчет   –  гибкое   и   эффективное   средство   для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным   оформлением.   Можно   разработать   его   самостоятельно   с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера. Макросы и модули.  Макросом  называют  набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие   форм   или   печать   отчетов.   Макросы   полезны   для автоматизации   часто   выполняемых   задач.   Например,   при   нажатии кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль – программа на языке Access Basic. С   помощью   запросов   производится   выборка   данных, отвечающих   определенным   условиям.   Формы   предназначены   для форматированного   ввода   и   восприятия   информации.   Отчеты обеспечивают   вывод   красочно   оформленного   списка   записей   с заголовками, пунктами и подпунктами. Связь таблиц Записи   одной   таблицы   могут   содержать   ссылки   на   данные другой   таблицы,   например,   в   таблице   со   списком   товаров   могут храниться   ссылки   на   справочник   производителей   товаров   с   их адресами   и   другими   реквизитами.   При   этом   записи,   касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью. Такая  связь  между  таблицами позволяет  установить  правила взаимодействия таблиц. Список подстановок можно было организовать и   без   связи.   Наличие   правильно   организованной   связи   позволяет избежать неприятностей. 7 Параметры поля Чтобы   обеспечить   возможность   хранения   в   базе   данных разнообразной   информации,Access  предлагает   большой   набор   типов данных, перечисленных в следующей таблице. Название типа Текстовый (Text)  Поле MEMO (Memo) Числовой (Number) Дата/время (Date/time) Денежный (Currency) Счетчик (AutoNumber) Логический (Yes/No) Поле   объекта  OLE   (OLE Object) Гиперссылка (Hyperlink) Назначение Текст длиной до 255 символов Текст длиной до 65000 символов Числа разных форматов Дата и / или время Денежные значения различных форматов Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи Величины,   способные   принимать   только   два значения да/нет или 1/0 Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов Ссылки,   дающие   возможность   открыт   объект Access  ,   файл   другого   приложения   или  Web­ страницу Индекс   нужен   для   ускорения   поиска   данных   о   конкретном человеке, удобно рассортировать записи по алфавиту.  Под созданием БД  понимается: 1.Теоретическое   продумывание,   проектирование   структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных; 2.Создание структуры таблиц в компьютере; 3.Установление связей таблиц; 4.Заполнение таблиц реальными данными. Каждая   база   хранится   на   диске   в   виде   файла   с   расширением mdb.   При   запуске     СУБД  Access  появляется   меню   для   работы   с компонентами   БД.   Далее   опишем   компоненты   (объекты),   которые будут рассматриваться в данном практикуме. 8 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ 2.1. Практическая работа №1 Создание базы данных, состоящей из одной таблицы Цели:  ­ познакомиться с основными понятиями БД; ­ научиться создавать таблицу БД в режиме Конструктор; ­ освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы; ­ освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД; ­ познакомиться с простой сортировкой значений таблицы; ­ познакомиться с поиском записей по образцу; ­ научиться сохранять и загружать БД; ­ научиться распечатывать таблицы. Microsoft   Access   —   профессиональная   программа   управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным   критериям,   конструировать   удобные   формы   для   ввода данных   и генерировать  на  основании   имеющихся  записей   прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный  доступ к данным десяткам пользователей.  На этом занятии вы познакомитесь со структурой баз данных, научитесь   конструировать   и   изменять   таблицы   данных   —   основные хранилища информации в Access.  Задание1.  Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах колледжа.  Запустите программу Microsoft Access: Пуск – Программы – Microsoft Office –Microsoft Access(рис. 1) Рисунок 1 – Запуск программы 9 Создать ­ Новая база данных – ОК (рис.1). В поле Имя файла в качестве имени введите свою фамилию и нажмите Создать (рис 2). Рисунок 2 – Окно базы данных Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Таблица­ Создать.   Здесь   несколько   вариантов,   но   вы   выберите Конструктор  и щелкните   ОК. Появится окно  Конструктора (рис. 3). Заполните   таблицу   как   показано   в   следующей   таблице   и Рисунок 3 – Окно Конструктора сохраните под названием Список (рис. 4).  Появится запрос на создание ключевого поля – уникального поля записи,   по   которому   удобно   связывать   таблицы.   В   данном варианте   будут   самостоятельно   появляться   числа   –   номера записей. Поэтому ответьте Да и закройте окно Список.  Откройте   двойным   щелчком   таблицу  Список  и   заполните   ее. Значение поля Код будет меняться автоматически. После ввода 10 данных сохраните таблицу. Рисунок 4 – Создание таблицы в режиме Конструктора № 1 2 Фамилия Имя Отчество Дата рождения Группа Специаль­ ность Иванников Баранова  Петр Анна Сергеевич 26.10.1990 Б­07­19 180110 Алексеевна 12.05.1991 А­07­19 230103 3 4 5 6 7 8 9 Корнилова Воробьев Воробьев Воробьев Скоркин  Володина  Новоселов Ольга  Алексей Алексей Олег Владимировна 5.04.1990 Д­08­11 132002 Петрович Иванович 23.08.1992 Мт­07­29 180501 30.11.1991 А­07­19 230103 Григорьевич 10.05.1991 Б­07­19 180110 Александр  Евгеньевич 9.01.1992 Мт­07­29 180501 Анна Алексеевна 12.05.1991 Д­08­11 132002 Алексей Антонович 6.06.1991 А­07­19 230103 10 Александрова Елена Алексеевна 3.02.1991 Д­08­11 132002 Заполните таблицу данными. Задание 2. Выполните редактирование ячеек.  Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для   этого   выделите   редактируемую   ячейку   и   наберите   новую фамилию. Замените также год рождения. Задание 3. Отсортируйте значения таблицы. Используйте   те   же   кнопки,   что   и   текстовом   редакторе   ( сортировка по возрастанию,   по убыванию). 11 Отсортируйте:1)фамилии   –   по   алфавиту   (поставьте   курсор   на любую фамилию в столбце с названием Фамилия и щелкните по кнопке сортировки); 2)имя – по алфавиту; 3)дату рождения – по убыванию. Задание   4.  Познакомьтесь   с   функциями:   сохранить,   закрыть, открыть. Все данные функции находятся в пункте меню  Файл. Выберите необходимую вам команду и выполните задание (рис. 5). Рисунок 5 – Сохранение таблицы Задание 5. Выполните поиск записей по образцу. Установите текстовый курсор в поле  Фамилия  и щелкните по кнопке   ,   которая   позволяет   найти   запись   по   введенному значению. В результате появится диалоговое окно (рис. 6). Рисунок 6 – Поиск и замена записей Наберите   в   поле  Образец  фамилию   Иванова   и   щелкните   по кнопке Найти. Задание 6. Распечатайте таблицу Список. Подготовьте   таблицу   для   печати.  Файл   ­   Предварительный просмотр  ­ Параметры страницы ­  Страница ­  Альбомная ­ ОК. Далее  Файл   ­   Печать…появится   окно   (рис.7),   в   котором возможен выбор варианта печати. Можете выбрать печать всей таблицы, только выделенной области или определенных страниц. Если к вашему компьютеру подключены несколько принтеров, то уточните имя принтера и нажмите ОК. 12 Рисунок 7­ Печать таблицы 2.2. Практическая работа №2 Создание базы данных, состоящей из двух таблиц Цели:  ­ научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы; ­ научиться удалять таблицы; ­  научиться создавать самостоятельно ключевое поле; ­ научиться создавать формы для ввода данных; ­ закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных. Задание   1.  Откройте   базу   данных,   созданную   на   прошлом занятии. Задание 2. Создайте таблицу Группы. Таблица ­ Создать  ­ Режим таблицы ­ ОК  Переименуйте  Поле1.   Для   этого     поставьте   курсор   в   любую ячейку столбца и выполните: Формат ­ Переименовать столбец. Аналогично и другие столбцы. Поле 1 – «Группа», Поле 2 – «Куратор». Сохраните   таблицу   с   именем  Группы  (на   вопрос   о   создании ключевого   поля   ответить  Нет)   и   перейдите   в   режим Конструктор. Сделайте поле   Группа  ключевым, щелкнув   Ключевое поле.  Тип данных полей Группа и Куратор задайте текстовым. Сохраните и закройте таблицу. 13 Задание 3. Создайте таблицу Список. Таблица ­ Создать ­ Режим таблицы ­ ОК. Переименуйте   все   поля   по   аналогии   с   предыдущим   заданием, выполнив команду Формат – Переименовать поле.  Поле 1 Поле 2 Поле 3 Поле 4 Поле 5 Поле 6  Поле 7 Поле 8  Код Фамилия Имя Отчество Дата рождения Группа Специальность Куратор Сохраните   таблицу   как  Таблица1.   На   вопрос   о   создании ключевого поля ответьте Нет. Перейдите в режим Конструктор. Сделайте   поле  Код  ключевым,  поместив   курсор на  имя  этого ­  Ключевое   поле.  Тип   поля  Код­ поля   и   нажав   кнопку   счетчик, полей  Фамилия,  Имя,  Отчество,  Группа, Куратор  – текстовые,    Дата   рождения  –   Дата/время,   Специальность  – числовые.  Выделите курсором  Группы и выберите закладку Подстановка (рис. 8) Рисунок 8 – Заполнение закладки Подстановка Тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.  Сохраните изменения и закройте таблицу. В результате этой работы вы получите 2 несвязанные таблицы.  Задание 4. Создайте схему данных. 14 Щелкните по кнопке   ­ Схема данных (рис. 9). Рисунок 9 – Создание связанных полей В   появившемся   окне  Добавление   таблицы  выделите   таблицу Группы  и щелкните  Добавить, аналогично таблицу  Список  и закройте окно.   Поставьте мышку на имя поля  Группа  в таблице  Группы  и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ее на поле Группа в таблице Список. Отпустите мышку – появится диалоговое окно  Связи. Включите   значок  Обеспечение   целостности   данных.   Это невозможно   будет   сделать,   если   типы   обоих   полей   заданы неодинаково.   Аналогично  Каскадное   обновление   связанных полей  и  Каскадное   удаление   полей  и   нажмите  Создать. Появится связь «один ­ ко ­ многим» (рис. 10). Сохраните базу данных.  Рисунок 10 – Связанные таблицы 15 Задание 5. Заполните таблицу Группы значениями. Откройте таблицу в режиме таблицы и заполните ее записями.   Группа А­07­19 Б­07­19 Д­08­11 Куратор Иванов С.А. Петров И.П. Новикова Е.В. Мт­07­29 Белоусов А.А. Далее сохраните изменения и закройте ее.  Задание 6. Создайте формы для ввода данных. Выберите   закладку  Формы   ­   Создать.   Появится   диалоговое окно,   в   котором   следует   выбрать  Мастер форм  или   готовую Автоформу  (рис.  11).  В  качестве  источника  данных  выберите Список.  Рисунок 11 – Создание формы Перебросьте   все   поля   в   правое   окно   и   следуя   инструкции создайте  Форму.При необходимости можете добавить данные в пустые ячейки. Сохраните и закройте таблицу. ­ перенести выделенную запись в правое окно  ­ перенести все записи в правое окно  ­ перенести выделенную запись в левое поле  ­ перенести все записи в левое окно 16 2.3. Практическая работа №3 Создание базы данных, состоящей из трех таблиц Цели: ­ научиться создавать таблицу БД с помощью Мастера таблиц; ­ закрепить навыки по добавлению и удалению записей; ­ закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц БД; ­ научиться использовать фильтр в таблице. Задание   1.  Откройте   учебную   БД,   созданную   на   прошлом занятии. Вызовите программу Access. Включите переключатель Открыть базу данных, выделите из списка  имя вашей базы и щелкните по кнопке  ОК. на экране появится окно с основными элементами БД. Замечание.  Используем   готовые   таблицы   этой   базы   для конструирования   новой.   Таблицу  Группа  оставим   в   прежнем   виде, исправив испорченные значения, а из таблицы Список возьмем только структуру. Задание   2.  Удалите   все   записи   таблицы  Список,   оставив   ее структуру. Откройте   таблицу  Список.   Выделите   все   записи   и   нажмите Delete.  Сохраните и закройте ее. Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. Чтобы   нумерация   снова   начиналась   с   1,   выполните   команду Сервис – Служебные программы – Сжать и восстановить БД. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала. Задание   3.  Используя  Мастер   таблиц,   создайте   таблицу Личные данные с ключевым полем. Выберите   вкладку  Таблицы,   если   находитесь   в   другом   окне. Щелкните по кнопке Создать – выберите Мастер таблиц – ОК (рис. 12). 17 Рисунок 12 – Создание таблицы с помощью Мастера таблиц В  поле  Образцы таблиц  –  поле  Студенты,   в   поле  Образцы полей – поля Код Студента, Адрес, Номер телефона. Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щелкните Далее. В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните Далее. После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически   выбирайте   ввод   в   режиме  таблицы,   но   можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи. В режиме  Конструктора  добавьте в таблицу  Личные данные еще три поля Word, Excel и Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel и Access и типом данных – числовой. Поле КодСтудента­ счетчик. Щелкните по кнопке  Сохранить. Перейдите в режим таблицы, сохраните   и   закройте   таблицу.   В   результате   вы   получите   три таблицы, две из которых связаны, а третья нет. Задание 4. Исправьте схему данных. Щелкните   по   кнопке     Схема   данных,   появится     окно. Щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Добавить таблицу – Личные данные – Добавить – Закрыть. (аналогично добавить таблицу Список) 18 Поставьте   мышку   на   имя  КодСтудента  в   таблице  Личные данные и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку, появится диалоговое окно Связи.   Включите   флажок  Обеспечение   целостности   данных.  Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один­к­одному». Это значит, что одной записи в таблице  Список  соответствует одна запись в таблице Личные данные. Закройте схему данных, сохранив ее. Аналогично   перетащите  Код  из   таблицы  Список  на КодСтудента в таблице Личные данные. Рисунок 13 – Связь таблиц Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы:  Список и Личные данные.  ФИО мы храним в одной   таблице,   а   адрес   и   телефон   –   в   другой.   Можно,   конечно, ввести   данные   в   каждую   таблицу   отдельно,   но   удобнее   видеть клетки   обеих   таблиц   одновременно.   Эту   задачу   легко   решить вводом   значений   через   специально   созданную   форму,   в   которой присутствуют   поля   всех   необходимых   таблиц.   Данные   вводим   в форму, а в результате заполняются таблицы. Задание       5  . Создайте форму для ввода данных. В   окне   базы   данных   выберите   вкладку  Формы.  Щелкните   по кнопке Создать и выберите Мастер форм. 19 Рисунок 14 – Создание формы с помощью Мастера форм Выберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные. Для этого выберите  имя  таблицы  Список  в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне  Доступные   поля.   Щелкните   по   кнопке ,   которая переносит все из списка. Затем выберите имя таблицы  Личные данные  в поле  Таблицы/запросы  и вновь щелкните по кнопке . Выберите   внешний   вид   формы­   выровненный,   нажмите  Далее, выберите  понравившийся стиль. Рисунок 15 – Выбор вида и стиля формы В результате на экране появится форма (рис. 16): 20 Рисунок 16 – Готовая форма Задание 6. Заполните таблицы данными. Замечание.   Поля  Код  и  КодСтудента  заполняются автоматически.  Закройте   форму,   предварительно   сохранив   ее.   Перейдите   на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу. Откройте   таблицу  Личные   данные  и   убедитесь,   что   в   них появились данные. Закройте таблицу. Задание 7. Добавьте новое поле Портрет в таблицу Список. Откройте таблицу Список и перейдите в режим Конструктора. Добавьте еще одно поле – Портрет, тип данных­ Поле объекта OLE  и   сохраните.   Перейдите   в   режим   таблицы   и   щелкните мышкой   по   клетке,   где   должно   быть   значение   поля  Портрет. Установите курсор на ячейку и нажав на правую кнопку мыши выберите  Добавить   Объект   –Paintbrush  –   ОК.   Нарисуйте портрет   и   закройте   окно (рисунок   сохранится автоматически).   Чтобы   увидеть   рисунок   дважды   щелкните   по названию рисунка в таблице. Справочная   информация.  Выражения   в   фильтре   могут состоять   из   точных   значений,   которые  Access  использует   для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничений, например, 22. текст должен быть заключен в кавычки, например,   «Александров».   Даты   ограничиваются   символами   #, например, #10/03/07#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:  Paint  Арифметическими: *, +, ­, /, ^ Сравнения: <, <=, >, >=, =, <> Логическими: And(И), Not(Нет), Or(Или) Like­для использования логики  замены в выражениях In  –   для   определения,   содержится   ли   элемент   данных   в списке значений Between…And  –   для   выбора   значений   из   определенного интервала. 21 Задание 8. Научитесь использовать фильтр. Щелкните по кнопке     ­  Изменить фильтр.  Появится окно выбора, представленное на рисунке 17 Щелкните мышкой по полю  Год рождения. У активного поля Рисунок 17 – Создание фильтра появится стрелка выбора. Выберите   Год   рождения   1991   щелкните   по   кнопке   ­ Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи. Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр. Щелкните   по   кнопке ­  Изменить   фильтр.   Удалите   все   в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу  Delete.  Измените   фильтр   так,   чтобы   в   таблице   были   видны   только студенты   одной   специальности   и   одного   года   рождения (одновременный   запрос   в   двух   полях­  Специальность  и  Год рождения). ­ Применить фильтр. Щелкните по кнопке  Измените   фильтр.   Допустимо   указывать   границы   изменения значений.   В   поле  Год  рождения  наберите   >1991.   щелкнув   по кнопке  Применить  фильтр,  вы   получите   таблицу,   в   которой присутствуют записи с годами рождения больше 1991. Чтобы   получить   записи   студентов,   у   которых   фамилии начинаются на букву «И», в соответствующем поле наберите Like “И*”. Запрос  Not “И*” будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву   «И»).   Составьте   этот   запрос,   щелкнув   по   кнопке Применить фильтр. 22 2.4. Практическая работа №4 Создание и применение различных форм документов Цель: ­ научиться создавать формы ввода­вывода. Задание 1. Создайте форму для ввода данных. В окне базы данных, созданной на прошлом занятии, выберите вкладку  Формы  и  щелкните по кнопке  Создать. В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера. Щелкните по кнопке ОК. В   поле  Таблицы/запросы  выберите   таблицу  Список,   в   поле Доступные поля выберите поля Фамилия, Имя и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля. В поле Таблицы/запросы выберите таблицу Личные данные, в поле  Доступные   поля  выберите   поля  Word,  Excel,  Access  и перенесите их стрелкой в поле Выбранные поля. Результат этих действий представлен на рисунке 18 Рисунок 18 – Создание формы для ввода данных Щелкните по кнопке Далее.  Выберите   внешний   вид   формы   –  Табличный.   Щелкните   по кнопке  Далее  и   выберите   требуемый   стиль   (например, Международный). Щелкните по кнопке Далее. Задайте   имя   формы:  Успеваемость.  Щелкните   по   кнопке Готово. В результате получите форму, в которой можно менять существующие   данные   и   вводить   значения   сразу   в   2   таблицы. Закройте форму. Аналогично создать форму Группы. Задание 2. Создайте форму с помощью Автоформ. Щелкните по кнопке Создать. 23 Замечание. При выборе элементов Автоформа: в столбец, ленточная или табличная форма создается автоматически. Выберите Автоформа: ленточная. В   нижнем   поле   выберите   таблицу  Личные   данные,   которые будут служить источником данных для формы. Щелкните по кнопке ОК. получите готовую автоформу. Сохраните ее с именем Личные данные и закройте автоформу. Замечание.  Созданную форму можно изменить в режиме Конструктор. Задание 3. Создайте формы без помощи Мастера. В диалоговом окне базы данных выберите вкладку Формы, если находитесь в другом месте. Щелкните по кнопке Создать. В   диалоговом   окне Конструктор.  Новая   форма  выберите   режим В   открывшемся   окне   выберите   таблицу  Список,   содержащую данные, на основе которых будет создана форма. Щелкните по кнопке ОК. Окно формы будет выведено на экран в режиме  Конструктор (рис. 19). Список полей Рисунок 19 – Окно формы в режиме Конструктор Щелкните   по   кнопке  Список  полей  на   панели   инструментов. Получите   список   полей,   из   которого   можно   добавлять присоединенные элементы управления в форму или в отчет (рис. 20). Выделите поля Фамилия, Имя, Отчество, Группа, Портрет (щелкните мышкой по имени поля, одновременно держа нажатой левой  рукой клавишу  [Ctrl]).    Отпустите  клавишу  [Ctrl] после выбора полей. Перетащите мышкой поля в область данных. 24 Рисунок 20 – Присоединение элементов управления в форму  Закройте окно списка полей. Замечание.  Размер   окошка   для   названия   поля   и   для   его значения меняются мышкой, «схватившейся» а черный квадратик рамки. Эти элементы передвигаются по Олю с помощью мышки.  Расположите элементы удобно по полю (рис. 21). Рисунок 21 – Готовая форма Замечание. 1. Для независимого друг от друга перемещения элементов   следует   «захватить»   их   мышкой   за   левый   верхний квадрат   большего   размера,   иначе   подпись   и   поле   будут передвигаться   вместе.   2.   С   помощью   кнопок     меняется соответственно цвет фона, текста, линии/границы. Задайте   размер   текста   поля  Фамилия  равным   18.   Чтобы увеличить размер элемента соответственно надписи, нажмите на кнопку  Фамилия,  установите   размер   18,   затем   выполните команду Формат – размер – по размеру данных (рис. 22). 25 Рисунок 22 – Редактирование формы Сохраните форму с именем Студент. Формы   могут   быть   выведены   на   экран   в   3   видах:  режим режим   таблицы.   режим   формы  и  конструктора, Переключение   режимов   производится   кнопкой   Посмотрите все способы представления формы.     Закройте форму. Вид. Задание   4.  Добавьте   в   таблицу   Список   логическое   поле «Собирается   поступать   в   институт»,   значения   которого   «Да»   или «Нет». Добавьте это поле в форму. Перейдите на закладку  Таблицы. Откройте таблицу  Список  в режиме  Конструктор.   Добавьте   поле   с   именем  Институт  и типом Логический. Сохраните таблицу и закройте ее. Откройте форму Студент в режиме Конструктор. Замечание. В форме или в отчете флажок может быть использован   как   отдельный   элемент   управления,   в   котором отображаются   значения   логического   поля   из   базовой   таблицы. Если  флажок установлен,  поле  в таблице   имеет значение  «Да», если флажок снят, поле имеет значение «Нет».  Щелкните   по   кнопке  Список   полей.   Выделите   название Институт и перетащите его мышкой в область данных. Появится значок флажка   и надпись Институт (рис. 23). 26 Рисунок 23 – Добавление поля в форму Перейдите в режим формы и посмотрите разные записи. Флажок снимается   и   устанавливается   щелчком   мыши   по соответствующему полю. Установите флажки у трех студентов. Закройте форму, ответив утвердительно на вопрос о сохранении. Задание 5. Создайте кнопочную форму Заставка. Щелкните по кнопке Создать В   появившемся   диалоговом   окне   выберите  Конструктор. Появится   пустая   форма.   Задайте   мышкой   ширину   формы, равную 10 см, а высоту 7 см. Сохраните форму с именем Заставка.  Выберите на панели инструментов кнопку Аа­ Надпись           (рис. 24).  Рисунок 24 – Добавление надписи на форму Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. 27 щелкните мышкой по месту начала надписи и введите: База данных «Компьютерная школа» (после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift] + [Enter]). Нажмите клавишу Enter. Выберите   размер   букв  18,   а   выравнивание   –  по   центру. Выполните   команду   меню  Формат   –   размер   –   по   размеру данных. Цвет фона – голубой.  Растяните мышкой надпись на ширину окна, как представлено на рисунке 25. Рисунок 25 – Готовая надпись на форме Выберите на панели элементов значок  Кнопка. Щелкните мышкой   по   тому   месту   в   области   данных,   где   должна   быть кнопка  (это  может  быть любое  место,  которое  вам нравится). Появится диалоговое окно Создание кнопок (рис. 26). Рисунок 26 – Создание кнопок Выберите категорию  Работа с формой,  а действие ­  Открыть 28 форму. Щелкните по кнопке Далее. Выберите   форму  Список,   открываемую   этой   кнопкой,   и щелкните по кнопке Далее. В следующем окне щелкните по кнопке Далее. В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст,  наберите в поле текст слово Список, как показано на рисунке 27. Рисунок 27 – Создание кнопок Щелкните по кнопке Далее. Задайте имя кнопки Список и щелкните по кнопке Готово   (рис. 28). Замечание. Размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор. Рисунок 28 – Готовая кнопка «Список» Самостоятельно создайте кнопки для форм  Успеваемость  и 29 Группа. Прейдите   в   режим   формы.  Теперь   при   щелчке   мышью   по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы. Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, выполните команду Сервис – Параметры запуска. В поле Вывод формы/страницы выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК. Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении (рис. 29). Рисунок 29 – Форма, появляющаяся при нажатии на кнопку 2.5. Практическая работа №5 Создание и использование запросов Цели: ­ закрепить навыки по редактированию таблиц; ­ познакомиться с основными видами запросов; ­   научиться   создавать   запросы   на   выборку   различными способами. Задание 1. Откройте базу данных, изготовленную на прошлом занятии и создайте запрос на выборку с именем Телефон. Выберите закладку Запросы ­ Создать ­ Конструктор ­ ОК. Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая и щелкая по кнопке Добавить.    Далее   выберите   поля  Фамилия,   Имя,   Отчество  из   таблицы Список  и  Телефон  из   таблицы  Личные   данные.   Для   этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля или перетащить мышкой название поля в клетки запроса (рис. 30). 30 Рисунок 30 – Запрос на выборку Сохраните   запрос,   введя   имя   запроса   (например,  Телефон)   и щелкните по кнопке ОК. Далее нажмите пиктограмму   для предоставления   запроса.   В   результате   вы   получаете   новую таблицу с другим набором полей. Перейдите в режим Конструктор. Замечание.  Условие  отбора  можно включать  аналогично включению   фильтра.   Например,   телефонная   книга   для   всех студентов,   фамилии  которых  начинаются  на букву  «В»,  может быть получена с помощью включения условия Like «В*». Получите запрос с применением условия. Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл – Сохранить как. В  появившемся   диалоговом   окне   наберите   новое   имя   запроса: Выборка по В.    Теперь в меню базы данных в окне  Запросы будет показано два запроса. Самостоятельное задание.  1.Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна.   2.   Составьте   запрос   на   телефоны   студентов,   отчество которых   начинается   на   букву   «А».   Сохраните   запрос   с   именем Выборка по А. Задание   2.  Составьте   запрос   с   использованием   логических операций в условии отбора. Предположим,   что   вам   нужно   составить   ведомость   для выплаты стипендии всем студентам, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам               4 ИЛИ 5. Выберите закладку Запрос – Создать – Конструктор – ОК. Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. 31 Замечание.  Так   как   таблицы   связаны,   между   ними   на экране появляется линия «один­к­одному». Если ее нет, таблицы нужно связать. Закончите   выбор,   щелкнув   по   кнопке  Закрыть.   Появляется возможность выбора полей из разных таблиц. Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля  Word,  Excel,  Access  – из таблицы  Личные данные. Для этого   достаточно   сделать   двойной   щелчок   мышкой   по   имени поля.   Второй   вариант   –   перетащить   мышкой   название   поля   в клетки запроса. В   строке  Условие  отбора   под   полями  Word,  Excel,  Access поставьте 4 Or 5.  Щелкните по кнопке  Сохраните запрос с именем Успеваемость1, щелкнув по кнопке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне  Запросы  будет показано три запроса.  для представления запроса. Самостоятельное   задание.  1.   Составьте   запрос   на студентов какой­либо группы, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на студентов 2 групп (на ваш выбор), которые имеют   оценку   по   курсу   «Освоение   базы  Word»   и   «Освоение   базы Excel» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость3. Задание 3.  Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех,   в   которых   указана   фамилия   Иванов   с   использованием Построителя выражений.  Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Телефон. Щелкните по кнопке Конструктор. Удалите поле  Номер Телефона. Добавьте поле Адрес. Сохраните   запрос   с   именем  Адрес,   выполнив   команду Сохранить как ­ Экспорт … . Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия. Удалите надпись в этой ячейке. Щелкните по кнопке   Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы. Щелкните по кнопке  Not,  это слово появится в верхнем поле. Фамилию Иванов в кавычках наберите вручную. Щелкните  ОК.   в   поле   Условие   отбора   появится   данное выражение. 32 Щелкните по кнопке  Закройте запрос, сохранив его с именем  не_Иванов, выполнив  для представления запроса. команду Файл ­ Сохранить как. Задание 4. Создайте вычисляемые поля. Выберите   закладку  Запросы   –   Создать   – Конструктор – ОК. Добавьте   нужные   таблицы   (Список  и  Личные данные), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel – из таблицы Личные данные. Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле). Щелкните по кнопке  Построить. В  появившемся   окне   напечатайте   вручную  ])/2    и   щелкните   по  ]+[   Excel   выражение          Среднее:   ([  Word   кнопке ОК.   Это выражение подставится в новое поле. Нажмите Enter. Сохраните запрос с именем Среднее. Щелкните   по   кнопке     для   представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее. Закройте запрос.            Предъявите   преподавателю:  запросы  Телефон,   Выборка по   В,   Анна,   Выборка   по   А,   Успеваемость   1,   Успеваемость2, Успеваемость3, не_Иванов, Среднее. 2.6. Практическая работа №6 Запросы на обновление, добавление и удаление. Перекрестные запросы Цели работы: ­ закрепит навыки по созданию таблиц; ­ продолжить знакомство с основными видами запросов; ­   научиться   создавать   запросы:   на   обновление,   добавление, удаление, на создание таблицы; ­ научиться создавать перекрестные запросы. Задание1.  Создайте новую таблицу с названием Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа с полем подстановок из таблицы Группы.   Задайте ключевое поле Код; 33 Заполните   значениями:  Сидорова   Анна   Ивановна, Петрова   Инна   Сергеевна,   Сергеева   Ирина   Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы Мт­07­19. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.   Задание 2. Постройте запрос на обновление. Нужно исправить значения полей в таблице  Список: заменить специальности   132002   на   «ДОУ   и   архивоведение»,   180110   на «Экономика и бухгалтерский учет», 230103 на «АСОИ и управления», 180501 на «Менеджмент». Замечание.  Это   невозможно   будет   сделать   при существующей   структуре   данных,   так   как   поле  Специальность объявлено  числовым, а мы пытаемся заменить его  на текстовый. Необходимо предварительно сменить тип поля на текстовый. Для этого следует: ­ перейти на закладку Таблица; ­ выделить таблицу Список; ­ щелкнуть по кнопке Конструктор; ­ исправить тип поля Специальность на текстовый; ­ сохранить  и закрыть таблицу. Выберите закладку Запрос – Создать – Конструктор – ОК. Добавьте таблицу  Список, выбрав  ее из списка  и щелкнув по кнопке Добавить, затем закройте окно. Выберите поле Специальность из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой 2 раза. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой  Тип  запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление (рис.31). Рисунок 31 – Обновление запроса Введите условие замены: в поле  Специальность  заменить все цифры на соответствующий текст (132002 на «ДОУ и архивоведение», 180110 на «Экономика и бухгалтерский учет», 230103 на «АСОИ и управления», 180501 на «Менеджмент»). Щелкните по кнопке   для выполнения запроса. 34 Подтвердите   обновление   записей.   Если   вы  сейчас   перейдете   в режим  Таблицы, то, естественно, не увидите ни одной записи, так   как   цифры   заменились   словами,   а   условие   на   выбор специальности   не   дает   ни   одной   записи.   Удалив   в   строке Условие   отбора  цифру    132002,   увидите   в   режиме   таблицы результат замены (остальные специальности аналогично). Закройте запрос, сохранив его с именем Запрос­обновление. Выберите вкладку Таблицы. Откройте таблицу  Список. Просмотрите результат применения запроса. Задание 3. Постройте запрос на добавление. Примечание.  Записи   из   таблицы  Новая   Группа  нужно добавить в таблицу Список. Выберите закладку Запрос – Создать – Конструктор – ОК. Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Выберите   те   поля,   которые   нужно   добавить   (Фамилия,   Имя, Отчество, Группа). Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса  на   панели   инструментов   и   выполните   команду Добавление (рис. 32). Рисунок 32 – Добавление новых полей в запрос В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК. Щелкните по кнопке  выполнение запроса.  для выполнения запроса. Подтвердите Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного запроса,   то   откройте   схему   данных,   щелкнув   дважды   по   связи Список­   Личные   данные,   удалите   условие  Каскадное   удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. 35 Видимо,   вы   нечаянно   их   включили,   хотя   в   работе   3   этого   не требовалось.   При   включении   условия  Каскадное   обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно. Закройте запрос, сохранив его с именем Запрос­добавление. Перейдите на закладку  Таблицы. Откройте таблицу  Список и убедитесь, что данные записи были добавлены. Задание 4. Постройте запрос на удаление. Пояснение. Нужно удалить записи тех студентов, которые обучаются   на   специальности   «Менеджмент».   Предварительно разорвать связь Список – Личные данные. Выберите закладку Запрос – Создать – Конструктор – ОК. Добавьте   таблицу  Список,   выбрав   ее   и   щелкнув   по   кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой  Тип запроса  на панели инструментов и выполните команду Удаление. Выберите   поле   группа   из   таблицы  Список,   щелкнув   по   нему мышкой 2 раза. Введите условие отбора «Менеджмент». Замечание.  Для   предварительного   просмотра   удаляемых записей   щелкните   по   кнопке  Вид  на   панели   инструментов.   Для возврата   в   режим  Конструктор  снова   щелкните   по   этой   же кнопке на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме Конструктор. Щелкните   по   кнопке     для   выполнения   запроса.   Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей. Закройте запрос, сохранив его с именем Запрос­удаление. Перейдите на закладку  Таблицы. Откройте таблицу  Список  и убедитесь, что данные были удалены. Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы. Бывают   ситуации,   когда   из   старых   таблиц   нужно   составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы   успеваемости   для   студентов   разных   групп,   поместив   поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Еxcel и Access – из таблицы Личные данные. (Снова создайте связь Список­ Личные данные). Выберите закладку Запрос – Создать – Конструктор – ОК. Добавьте   таблицы  Список  и  Личные   данные,   выбрав   их   и щелкнув по кнопке Добавить. 36 Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой  Тип запроса  на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы… . Напечатайте имя таблицы Успеваемость  и щелкните по кнопке ОК. Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Группа из таблицы Список  и   поля  Word,  Excel  и  Access  –  из   таблицы  Личные данные. Щелкните по кнопке     для выполнения запроса. Подтвердите выполнение   запроса.   Закройте   запрос,   сохранив   его   с   именем Новая_таблица. Перейдите   на   закладку  Таблицы.   Откройте   таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем добавлено только 10 записей, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли. Задание 6. Создайте перекрестный запрос. Допустим   вам   нужно   подсчитать   для   экзаменационной ведомости,   сколько   в   группе,   занимающейся   изучением  программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос. Выберите закладку Запрос – Создать – Перекрестный запрос – ОК. В   окне  Создание   перекрестных   запросов  выделите   таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее. Выберите   поля,   значения   которого   будут   использоваться   в качестве заголовок строк, ­ Группа. Щелкните по кнопке Далее. Выберите   поле,   значения   которого   будут   использоваться   в качестве   заголовков   столбцов,   например  Word.   Щелкните   по кнопке Далее. Выберите   функцию,   по   которой   будут   вычисляться   значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count ­ количество).   Здесь   вы   можете   добавить   итоговое   поле   для каждой   строки   (в   данном   случае   это   поле   покажет   общее количество   оценок   по   каждой   группе).   Щелкните   по   кнопке Далее. Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово. Самостоятельное задание. Составьте аналогично запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access. 37 2.7. Практическая работа №7 Создание отчетов Цель работы: ­ научиться создавать отчеты. Задание 1. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес. Откройте закладку  Отчеты – Создать  ­ в окне  Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес. Щелкните по кнопке ОК (рис. 33) появится страница просмотра отчета. Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет. Рисунок 33 – Создание отчета Замечание.  Этот отчет составлен на основании запроса. При   изменении   запроса  Адрес  изменится   и   отчет.   Это   дает возможность,   например,   распечатать   адрес   только   одного студента. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Адрес. Откройте запрос в режиме  Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор. Введите условие отбора фамилии: Баранова. Выполните   запрос,   щелкнув   по   кнопке   .   Сохраните   его   и закройте. Перейдите на закладку Отчеты. Откройте   отчет  Адрес.   В   списке   вывода   будут   находиться данные только одного человека. Распечатайте   данный   отчет.   Для   этого   подготовьте   принтер   к печати (подготовка зависит от типа принтера). Задание   2.  Создайте   ленточный   автоотчет   на   основании 38 запроса Номера телефонов. Щелкните по кнопке Создать. В   появившемся   диалоговом   окне  Новый   отчет  выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке  ОК.  появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть. Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет. Пояснение.  Для   подобных   отчетов   удобно   использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов. Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне. Выделите запрос Номера телефонов. Откройте   его   в   режиме  Конструктор:   щелкните   по   кнопке Конструктор. Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках       фразу:   [Введите   фамилию].   Эти   слова   будут   появляться каждый раз при выполнении запроса. Выполните   запрос,   щелкнув   по   кнопке   .   Появится диалоговое окно Введите значения параметра с просьбой ввести фамилию   человека,   для   которого   вы   хотите   получить информацию. Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК. Сохраните запрос и закройте его. Перейдите на закладку Отчеты. Откройте отчет  Номера  телефонов. Появится точно такой же вопрос   о   фамилии.   Введите   любую   фамилию,   например Корнилова.   В   списке   вывода   будут   точные   данные   только одного человека. Задание 3. Внесите изменения в готовые отчеты. Щелкните   по   кнопке   Вид  для   перехода   в   режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме. Справочная   информация.  В   окне  Конструктор  отчетов находится 5 областей: Заголовок отчета  – все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул ­ все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; 39 Область данных – содержит собственно записи; Нижний колонтитул ­ все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета. В   окне  Конструктор   отчетов  в   верхнем   заголовке   отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных – записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня. Исправьте   заголовок   отчета   на  Номер   телефона   студента. Смените цвет букв, их размер и шрифт. Перейдите   в   режим   предварительного   просмотра,   щелкнув   по кнопке   посмотрите, что получилось. .   Введите   фамилию   из   списка   студентов   и Закройте отчет, предварительно сохранив его. Задание   4.  Создайте   отчет  Справка  с   помощью Конструктора. Рассмотрим   ситуацию,   когда   стандартный   отчет   нас   не устраивает.   Например,   вы   хотите   сконструировать   стандартную справку   об   обучении   и   выдавать   ее   по   запросу.   Сначала   следует создать   запрос   с   параметром  Справка,   в   котором   будут   только интересующие   вас   записи,   затем   следует   приступить   к   созданию отчета. Откройте   закладку  Отчеты   –   Создать  –   в   диалоговом   окне Новый отчет выберите режим Конструктор и запрос Справка. Щелкните по кнопке  ОК. Появится Конструктор для создания отчетов   и  панель   с  вспомогательными   кнопками.   Наличие   или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид – Колонтитулы и Вид – Заголовок/Примечание отчета. При включении   соответствующего   переключателя   появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке  . В поле верхнего колонтитула поместите надпись:  КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА СРАВКА Для этого щелкните по кнопке   ­  надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. 40 В конце ввода слов  КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА  нажмите одновременно   комбинацию  [Shift]+[Enter].   В   конце  СПРАВКА нажмите клавишу [Enter].   Сделайте надпись размером 18. выполните команду  Формат   –   Размер   –   по   размеру   данных.   Расположите надпись симметрично по центру страницы. В области данных напечатайте три строки: Дана настоящая в том, что является студентом (кой) группы Щелкните по кнопке  В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой   клавише   [Ctrl],   и   перетащите   их   мышкой   в   область данных.  ­ Список полей. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей. Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде. Выделите   все   элементы   области  данных   при   нажатой  клавише [Shift]. Выровняйте  элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно   команду  Формат   –   Выровнять   –   По   левому краю  и Формат – Выровнять – По нижнему краю. Уберите   пустое   место   в   области   данных,   передвинув   границу этой области. Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее – по 20 мм, а правое и левое – по 10мм. Ориентация: альбомная.  В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы. Сохраните макет отчета с именем Справка.  Перейдите   в   режим   предварительного   просмотра.   Введите   из списка фамилию студента и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его. Предъявите   преподавателю:  отчеты   на   экране  Адрес, Номер телефона и Справка. 2.8. Практическая работа №8 Создание отчетов с помощью Конструктора и Мастера отчетов 41 Цели работы: ­ закрепит навыки создания отчетов с помощью Конструктора; ­ научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов; ­   освоить   основные   приемы   изготовления   надписей   на конвертах и наклейках. Задание 1.  Создайте с помощью Конструктора отчет Списки студентов. Ставится   задача   вывести   список   студентов   по   группам.   Для этого   их   нужно   сгруппировать   и   отсортировать   внутри   группы   по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список. Откройте   закладку  Отчеты   –   Создать  –   в   диалоговом   окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список в качестве источника данных – ОК. Если   отсутствует   раздел  Заголовок   отчета,   добавьте   его   с помощью команды Вид – Заголовок/Примечание отчета. Щелкните по кнопке  В   появившемся   окне   выберите   поле  Учебная   группа  для группировки. В разделе  Свойства группы  в заголовке группы включите Да. В результате будет создан заголовок группы. Сортировка и группировка. Рисунок 34 – Сортировка и группировка  Выберите   второе   поле   для   сортировки   –  Фамилия.   У этого поля в заголовке группы значение  Нет  (рис. 34). Закройте окно. 42 Напечатайте   в   разделе   заголовка   отчета:  СПИСОК СТУДЕНТОВ   КОМПЬЮТЕРНОЙ   ШКОЛЫ.   Для   этого ­  надпись  на  дополнительной   панели. щелкните   по  кнопке   Укажите   мышкой   место   начала   надписи   и   введите   текст   с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета. Сделайте надпись размером 16. Выполните команду  Формат – Размер   –   по   размеру   данных.  Измените   размер   окна,   если надпись не видна полностью. Напечатайте в разделе  Верхний колонтитул  надпись СПИСОК СТУДЕНТОВ   размером   14.   Эта   надпись   будет   появляться   на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы. Напечатайте   в   разделе  Заголовок   группы  «Учебная   группа» надпись  Список   студентов,   затем   поместите   поле  Учебная группа (удалите подпись поля), а потом – слово «группы». Поместите поля  Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения  в раздел  Область   данных.   Уберите   подписи   данных.   Сделайте размер 12. выполните команду  Формат – Размер – по размеру данных. В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке и перетащив ее мышкой в нужное место. Удалите подпись поля. Выделите пустое поле. Включите кнопку  Наберите значение =[Page] в строке Данные Закройте   текущее   окно.   Номера   страниц   будут   появляться   в ­ Свойства. конце каждой страницы. Ниже надписи в разделе  Заголовок группы  проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия. Отделите   линиями   все   заголовки.   Вы   получите   вид Конструктора. Замечание.  Выбрав   режим   предварительного   просмотра документа, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню  Вид  и отключите галочку у пункта меню Сетка). 43 Задание 2. Пронумеруйте записи в области данных отчета. Установите для отчета режим Конструктор. Добавьте   в   область   данных   пустое   поле,   щелкнув   по   кнопке   и  перетащив  ее мышкой в  область  данных  в  положение перед полем Фамилия. Удалите надпись пустого поля. Выделите поле и щелкните по кнопке  ­ Свойства на панели инструментов. Введите в ячейку Данные выражение =1 В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3… Закройте окно со свойствами полей. Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат. Закройте отчет, предварительно сохранив его с именем  Список студентов. Задание 3. Подсчитайте количество записей в отчете. Откройте отчет Список студентов в режиме Конструктора. Добавьте   область   примечания   отчета,   если   ее   нет   в Конструкторе.   Для   этого   выполните   команду  Вид  – Заголовок/Примечание отчета. Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке   и перетащив ее мышкой в область  Примечания отчета  в положение под полем Фамилия.   Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке  ­ Свойства на панели инструментов. Введите   в   ячейку  Свойства   –   Данные  вычисляемого   поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для   подсчета   всех   записей   отчета,   включая   записи,   имеющие пустые значения в некоторых полях. Введите название: Общее количество записей. В   режиме   предварительного   просмотра   вы   увидите подсчитанным общее количество записей. Сохраните отчет под тем же именем и закройте его. Задание 4. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов. 44 Откройте   закладку  Отчеты   –   Создать  –   в   диалоговом   окне Новый отчет  выберите  Мастер  отчетов  и таблицу  Список  – ОК. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Группа, Специальность, щелкнув по кнопке  Щелкните  по кнопке  Далее, появится новое  диалоговое окно, где   следует   выбрать   поля   для   группировки   (объединения   по признаку).   Например,   если   требуется   напечатать   список студентов одной специальности (если в вашей таблице имеются студенты разных курсов, то внутри  одной специальности сначала напечатать список студентов 1 курса, потом – 2го и т.д.). Добавьте уровень – Специальность, второй – Группа. Для этого выберите   названия   этих   полей   в   левом   окне   и   щелкните   по кнопке  . Замечание.  С   помощью   кнопок  Уровень  можно   менять местами  уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по специальности, а потом – по курсам. Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные. Щелкните по кнопке Далее. Выберите вид макета для отчета  ступенчатый  и щелкните по кнопке Далее. Выберите   стиль   отчета:  Выделенный  и   щелкните   по   кнопке Далее. Задайте имя отчета:  Отчет1  и щелкните по кнопке  Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в 3 режима: и Образец.   Предварительный   просмотр   Конструктор, Закройте отчет, согласившись с сохранением. Задание 5.  Создайте почтовые наклейки. Откройте   закладку   Отчеты   –   Создать   ­   в   диалоговом   окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу Список – ОК. В следующем окне щелкните по кнопке Далее. В окне создайте прототип наклейки, напечатав нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое). Щелкните Далее. Введите имя отчета Наклейки ­ Готово. 3. Задания для самостоятельной работы студентов 45 Задание 1.Создание и использование базы данных «Фонотека». Создайте в режиме Конструктора 3 таблицы (названия полей указаны в скобках): ­ Носители (Носитель);  ­ Альбомы (Название альбома, Исполнитель, Стиль, Носитель); ­ Стили (Стиль). Поля Носитель и Стиль сделайте ключевыми.  Стили: поп, рок, блюз, авторская песня, романс, джаз, бит. Носители: кассета, компакт­диск, пластинка. Выполните   запрос   на   выборку   и   получите   все   альбомы   на компакт­дисках в стиле «рок». Задание 2.Создание и применение базы данных «Видеотека».   Создайте   в   режиме   Таблицы   3   таблицы(названия   полей указаны в скобках): ­ Жанр (Жанр);  ­  DVD­диски  (Название фильма, Жанр, Исполнитель главной роли, Страна, Язык); ­ Страна (Страна). Поля Жанр и Страна сделайте ключевыми.  Получите   с   использованием   запроса   все   диски,   где   играет какой­либо актер (выбрать самим) в комедиях. Задание   3.Создание   и   использование   базы   данных «Библиотека». Создайте в режиме Конструктора 5 связанных таблиц(названия полей указаны в скобках): ­ Авторы (Код Автора, Фамилия, Имя, Примечание);  ­ Автор Книги (Код Автора Книги, Код Книги, Код Автора); ­  Книги  (Код   Книги,   Название,   Раздел,   Издательство,   Год Издания, Место Хранения); ­ Разделы (Раздел); ­ Издательства (Издательство, Город). Поля  Код   Автора,   Код   Книги,   Раздел  и  Издательство сделайте ключевыми.  Разделы: Экономика, Информатика, Психология, Математика, Техника. Издательства:  Финансы и статистика(Москва), Тригон (Санкт­ Петербург),   Питер   (Санкт­Петербург),   Наука   (Москва),   Парадокс (Минск). 46 Введите   данные   при   помощи   Формы.  Вид  –  Выровненный, Стиль – Международный. Создайте запрос на выборку с параметром для получения всех книг одного автора. Задание   4. информатика».   Интегрированные   уроки  «География   ­ Создайте в режиме Конструктора 3 таблицы (названия полей указаны в скобках): ­ Государственный строй (ГС); ­ Регион (Регион); ­ Страны (Страна, Площадь, Население, ГС, Столица, Регион). Поля ГС и Регион сделайте ключевыми.  ГС:   Республика,   Монархия,   Федеративная   республика, Абсолютная монархия. Регион: Европа, Азия, Америка, Австралия, Африка. Получите   с   использованием   запроса   все   страны   с государственным   строем   Монархия   и   площадью   больше   10   кв.м.   и подготовьте   отчет «Страны  Азии»  (вначале   создать   запрос   «Страны Азии» и использовать его в виде источника при создании отчета). Страна Австрия Албания Россия Кувейт Площадь, тыс.кв. км 83,8 28,7 17075 17,8 Население, млн.чел. 1995г. 8,0 3,4 147,6 1,1 Государствен­ ный строй Федеративная  Республика Республика Федеративная  Республика Монархия Столица Регион Вена Тирана Москва Западная  Европа Центр. и  Восточная  Европа СНГ Эль­Кувейт Юго­Западн  Индонезия 1904,3 197,6 Республика Джакарта Марокко 458,7 27,0 Монархия Рабат Бразилия 8512,0 Кирибати 0,72 161,8 0,7 Федеративная  Республика Республика  Бразилиа Байрики  Азия Юго­Восточ Азия Северная  Африка Южная  Америка Австралия и Океания 47 4. Контрольные вопросы 1.Дайте определение базы данных. 2.Каково назначение СУБД? 3.Дайте   характеристику   реляционной,   иерархической   и   сетевой баз данных. 4.Перечислите возможности, достоинства и недостатки MS Access. 5.Назовите основные объекты (компоненты) базы данных. 6.В чем состоит особенность создания объектов баз данных  MS Access в режиме Конструктор? 7.Чем отличаются поля и записи таблицы? 8.Какие типы полей таблиц вы знаете? 10. 11. 12. 13. 14. 17. 18. 19. 9.Содержит ли какую­либо информацию таблица, к которой нет ни одной записи? Содержит   ли   какую­либо   информацию   таблица,   к которой нет полей? Может ли существовать такая таблица? В чем особенность поля типа Счетчик? В чем особенность поля типа Memo? Какое поле можно считать уникальным? Поле какого типа является естественным кандидатом на роль ключевого поля? 15. 16. Для чего предназначены формы, запросы, отчеты? Запросы   баз   данных   обращены   к   таблицам.   Как называются таблицы, на базе которых основан запрос? Какие два типа сортировки вы знаете? Какие элементы управления форм вы знаете? Представлена база данных «День рождения»: ФИО Матросов И.И. Иванова Е.И. Зайцева Ю.О. Мальцев А.А. Малышев Е.Н. Месяц Август Ноябрь Апрель Декабрь Май  Число 21 15 30 25 12 После сортировки сведения о Мальцеве А.А. переместились на 2 строки вверх. В каком порядке проводилась сортировка? a) По убыванию поля Месяц b) По возрастанию поля ФИО c) По убыванию поля Число d) По возрастанию поля Месяц e) По возрастанию поля Число 48 20.   Переместившееся   на   максимальное   расстояние   значение   в столбце «Вес» в базе данных ФИО № 1 2 3 4 5 6 Иванов Ликин Сидоров Асеев Сизов Сытин Рост 165 170 168 184 171 167 Вес 67 75 73 74 68 66 После   сортировки   таблицы   по   атрибуту   «ФИО»   в   порядке возрастания, равно  a)   66 b) 67 c) 74 d) 75 e) 68 21. Поле Дом (Квартира, Номер телефона)в базе данных  № Номер Фамилия Улица записи 1 2 3 4 Иванов Петров Сидоров Тельпт Кольская Богатырская Испытателей Ферина Квартира До м 42 15/2 35 69 15 366 25 38 телефона 258­36­19 366­56­98 255­11­88 564­89­71 имеет тип a) целочисленный b) командный c) логический d) символьный e) числовой с плавающей точкой 22. В таблице базы данных условию запроса: № Страна Столица Часть света Население, млн.чел Площадь, тыс. кв. км. 1 2 3 4 5 6 Австрия Франция Греция Япония США Афганистан Кабул Вена Париж Афины Токио Вашингтон Америка Европа Европа Европа Азия Азия 49 7513 53183 9580 114276 217700 20340 84 551 132 372 9363 647 НЕ ((Первая_буква(Часть света)= «Е») И (Население>9000))И (площадь<400) удовлетворяют записи a) 2 и 4 b) 3 и 6 c) 1 и 4 d) 1 и 5 23.   Запрос   к   базе   данных,  Автор, Наименование,  для получения списка книг автора Х на тему «Сети», изданных не ранее 1995г., содержит выражение   содержащей   поля   Ключевое_слово  и  Год_издания, a) Автор  =   (Ключевое_слово  =   «Сети»   или Год_издания<1995)  b) Ключевое_слово   =   «Сети»  и  Год_издания   >=  1995  и Автор = Х c) Ключевое_слово = «Сети» и Год_издания > 1995 и Автор = Х d) Ключевое_слово = «Сети»  или  Год_издания >=  1995  и Автор = Х e) Ключевое_слово = «Сети»  и  Год_издания >=  1995  или Автор = Х 24.  Количество   символьных   полей   в   таблице   базы   данных «Лазерные принтеры» равно… Модель HP Laser Jet 5L HP Laser Jet 4V HP Color Laser Jet 5 Lexmark   optra   C Color Скорость печати Цветность Цена 4 16 12 12 ч/б ч/б цв. цв. 432 2314 5811 8054 25. В таблице предыдущего задания в группе принтеров с черно­ белой печатью необходимо отобрать наиболее дорогой принтер. Условие соответствующего запроса имеет вид: (Цветность = «ч/б») или (Цена > 100) a) b) Не ((Цветность <> «ч/б») и (Цена > 1000)) c) d) Не((Цветность <> «ч/б») или (Цена > 1000)) (Цветность = «ч/б») и (Цена > 1000) 50  ЛИТЕРАТУРА 1. Голицына   О.Л.   и   др.   Информационные   технологии.   –М: ФОРУМ: ИНФРА­М, 2007. ­543с. 2. Золотова   С.И.   Практикум   по  Access.   –   М.:   Финансы   и статистика, 2005.­144с. 3. Михеева   Е.В.   Информационные   технологии   в профессиональной   деятельности:   учебник.   ­6­е   изд.   –М: ACADEMA, 2007. ­ 379с. 4. Персон Р., Роуз К.  Microsoft  Office  97 в подлиннике: пер. с англ. – М.: Финансы и статистика, 2001.­526с. 5. Симонович   С.В.,   Евсеев   Г.А.,   Алексеев   А.Г.   Общая информатика: Учебное  пособие  для средней  школы. – М.: АСТ­ПРЕСС: Инфорком­Пресс, 2001.­592с. 6. Шафрин   Ю.А.   Информационные   технологии:   В   2ч.   Ч.   2: Основы   информатики   и   информационных   технологий.   – М.:Бином. Лаборатория знаний, 2003 – 320с. 51