Правила оформления организационно-распорядительных документов

Правила оформления

организационно-распорядительных документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документов отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Документ имеет юридическую силу при наличии  реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например,  обязательные реквизиты для письма – наименование организации, справочные данные, дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка об исполнителе.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими (дополнительными) реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д., например  таким реквизитом,     как

«отметка о контроле».

В    2003г       принят   и    введен    в    действие    ГОСТ   Р        6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который применяется при оформлении организационной, распорядительной     и     исполнительной            деятельности               органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланк служебного письма и общий бланк для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Документы,   составленные   от   имени   двух   или   более   организаций, оформляются без бланка, на чистом листе бумаги.