Презентация по дисциплине Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления Понятие документа, его функции, средства и способы создания

Преподаватель Ширшова Е.В.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это сфера деятельности человека по разработке, оформлению, организации движения, учету и хранению документов.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

- документирование - организация работы с документами

Документирование – это создание текстового документа.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Документооборот – прохождение документа с момента его создания до завершения или отправки в архив.

В организацию документооборота входят:

Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Отправка документов;
Формирование дел и текущее хранение документов.

Современные технические средства, необходимые для работы с документами

Цель использования— сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.

Современные технические средства, необходимые для работы с документами

Носители информации
Средства составления и изготовления документов
Средства репрографии и оперативной полиграфии
Средства обработки документов
Средства хранения, поиска и транспортировки документов
Средства электросвязи
Офисная мебель и оборудование
Другие средства оргтехники

1. Носители информации

на бумажной основе, магнитные ленты, CD диски, флэш и др.

2. Средства составления и изготовления документовручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника, компьютерные печатающие устройства, принтеры, сканеры и др.)

 3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (средства для копирования и тиражирования документов – копиры, ризографы)

 4. Средства обработки документов (переплетное оборудование, ламинаторы, степлеры, устройства для уничтожения документов - шреддер и др.)

 5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов (папки, шкафы, стеллажи, оборудование для хранения носителей информации и др.)