Презентация по теме: "Технологии тайм-менеджмента"

Технологии тайм-менеджмента, или как научиться управлять своим временем.

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация — конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль достижения цели и выполнения планов.

Цели необходимо изложить на бумаге – это принесёт в мышление ясность!
Измеримость (Кто? Что? Где? Когда? Зачем? Сколько?)
Осуществимость (достижение цели с поправкой на реальность, личный контроль)
Положительная (без частицы «НЕ»)
Экологичная (польза, плюсы больше)

Кто? Что? Зачем?

Измеримость Осуществимость

Где? Когда? Сколько? достижение цели
с поправкой на реальность

 — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

I критические ситуации, проекты с «горящим» сроком (важные и срочные) выполнять без промедления!
II стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие (важные и несрочные) необходимо установить временные рамки
III спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к непосредственным обязанностям (неважные и срочные) от таких просьб следует отказываться или перепоручать
IV мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени) (неважные и несрочные) надо стремиться устранить такие дела из своей жизни навсегда

В общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата».

В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.

Диаграмма Ганта дает возможность:
Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени».

Обычный рабочий день

Телефонные звонки
Исправление ошибок
Визиты которых можно было бы избежать
«Перекуры» и перерывы на кофе
Нерешительность в деловых вопросах
Проблемы с компьютером
Плохо организованные
Навязанное извне митинги изменение очередности работ
Отвлекающие факторы на рабочем месте
Недостаток планирования
Неумение слушать других бюрократия.
Бесполезные дискуссии о организационная своей работе и работе структура других

Эффективные руководители делают сначала первостепенные дела, а второстепенные не делают вовсе!!! Питер Друкер
Фиксируем всё, чем занимаемся в течение дня
Протоколируем •когда и что •с кем…
Оптимизируем •внедряем регулярное планирование •контроль выполнения задач
Концентрируемся •устанавливаем приоритеты на важном
Выделяем время •набор «временных блоков» для общения с клиентами и коллегами для общения

Итоговый
Метод «5 пальцев»
М (мизинец) —
мысли, знания, информация
Б (безымянный) —
близость к цели
С (средний палец) — состояние духа
У (указательный) —
услуга, помощь
Б (большой палец) —
бодрость, физическое состояние

Промежуточный:
Ведение хронометража;
Отметки в органайзере в течение дня;
Создание памяток;
Использование напоминателей, стикеров, «будильников».

Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.
Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.
Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания.
Важнейшим элементом планирования является определение приоритетных целей.
При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим.

Благодарю за внимание!