Реквизиты документов

Дисциплина

«Документационное обеспечение управления»

Специальность «Финансы»

Составил преподаватель Карабанова Н.В.

Формуляр-образец

документа

–             это    модель      унифицированной   формы

документа. В формуляре-образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, установлена длина реквизитов на рабочем и служебном полях.

Постоянный реквизит

–             это реквизит документа, наносимый при

изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. К ним относятся, например, наименование организации-автора, справочные данные об организации.

Переменный реквизит

–             это реквизит документа, наносимый при

составлении и изготовлении документа, например, текст, адресат, дата и т.п.

Унифицированный документ – это документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке.

Унифицированная трафаретная форма – форма документа, в которой постоянные реквизиты и постоянная часть текста отпечатана в типографии, а для переменной информации оставлено свободное место. Это экономит время и повышает грамотность документа.

Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, называется рабочим полем документа.

Площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения служебных отметок, называется служебным полем документа.

Размеры полей бланков:

Левое     – не менее 20 мм

Правое   – не менее 10 мм

Верхнее – не менее 20 мм

                                                                                                                             Нижнее  – не менее 20 мм

Бланк документа

– это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной

на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Для каждого из этих видов бланков допускается 2 варианта расположения реквизитов – угловой  (флаговый) и   продольный    (центрованный).

При угловом расположении  постоянные реквизиты (наименование организацииавтора, справочные данные об организации) размещаются от границы левого поля в левом верхнем углу. Этот способ наиболее экономичный по использованию площади листа и удобный для обработки.

При продольном расположении постоянные реквизиты располагают вдоль верхнего поля листа центровано, т.е. начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от начала и конца строки.

Все реквизиты ОРД следует располагать на бланке в соответствии с положениями табулятора (пт):

«0» пт – левое поле документа (20 мм от левого края листа)

«1» пт – абзацный отступ (1,25 см от левого поля документа)

«2» пт

«3» пт

«4» пт – середина рабочего поля документа

«5» пт «6» пт «7» пт

«8» пт – граница правого поля документа (10 мм от правого края листа).

Многострочные    реквизиты   печатаются  через    один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14

Arial № 12, 13

Verdana № 12, 13

Calibri № 14 и приближенные к ним.

                       0           1                   2                   3                   4                   5                   6                                                                                          7                8

ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ОРД. Требования к оформлению документов.

Состав реквизитов документов:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации,	17 – заголовок к тексту
герб субъекта Российской Федерации,	18 – текст документа
герб (геральдический знак) муниципального образования)	19 – отметка о приложении
02 – эмблема	20 – гриф согласования документа
03 – товарный знак (знак обслуживания)	21 – виза
04 – код формы документа	22 – подпись
05 – наименование организации – автора документа	23 – отметка об электронной подписи
06 – наименование структурного подразделения – автора документа	24 – печать
07 – наименование должности лица – автора документа	25 – отметка об исполнителе
08 – справочные данные об организации	26 – отметка о заверении копии
09–наименованиевидадокумента	27–отметкаопоступлениидокумента
10 – дата документа	28 – резолюция
11 – регистрационный номер документа	29 – отметка о контроле
12  – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 13  – место составления (издания) документа 14–грифограничениядоступакдокументу 15  – адресат 16  – гриф утверждения документа	30 – отметка о направлении документа в дело

Наименование организации,

являющейся автором документа, должно соответствовать

наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Реквизит оформляют от «0» положения табулятора при угловом расположении постоянных реквизитов (длина строки реквизита не более 7,5 см) или центрованным способом, когда начало и конец строк равно удалены от левого и правого поля листа соответственно (длина сроки реквизита не более 12 см).

Между строками (если реквизит не умещается на одной строке) – 1 межстрочный интервал.

В конце строк слова по слогам переносить не разрешается. В конце реквизита точка не ставится.

Реквизит не подчеркивается и никаким иным способом не выделяется.

Пример:

Санкт-Петербургский техникум отраслевых технологий, финансов и права

Справочные данные об организации

включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и

другие сведения по усмотрению организации-автора (номер факса, адрес электронной почты, банковские реквизиты и др.).

Этот реквизит имеется только на бланке для письма.

Оформляют также как и реквизит «Наименование организации».

Место составления или издания документа

указывают в том случае, если затруднено его

определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения, например:

г.Луга пос.Сиверский Санкт-Петербург Москва

При написании городов Москва и Санкт-Петербург буква г. перед названием не ставится.

Реквизит имеется только на общих бланках и оформляется от «0» положения табулятора.

Наименование вНаименовани

е вида документаида документа                 -

- реквизит, обязательный для всех видов документов, кроме письма.

Оформляют от «0» положения табулятора при угловом расположении постоянных реквизитов и от «3» положения табулятора при продольном расположении постоянных реквизитов заглавными буквами (в машинописных документах).  

В конце реквизита точка не ставится. Подчеркивать, выделять жирным шрифтом или увеличивать размер шрифта не допускается.

Например:

ПРИКАЗ

АКТ

СПРАВКА

ПРОТОКОЛ

Научно-исследовательский проектно-технологический институт механизации и электрификации сельского

хозяйства

(НИПТИМЭСХ)

ПРИКАЗ

25.02.2023      № 25 Санкт-Петербург

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата

заседания (принятия решения), для акта – дата актируемого события.

Дату документа оформляют от «0» положения табулятора. На бланках документов место проставления даты отмечено ограничительной горизонтальной чертой.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. В конце даты точка не ставится, например, дату 5 января 2023 года следует оформлять следующим образом:

05.01.2023 

Некоторые финансовые и бухгалтерские документы допускается датировать комбинированным способом, например:

5 января 2023 г.

В тексте документа дату допускается оформлять цифровым и комбинированным способами. Если в тексте указывается только год, то слово год записывается полностью:  2023 год. Если в тексте указан месяц и год, то слово год пишется сокращенно:  в январе 2023 г. Учебный год записывается следующим образом:

2022/23 уч.г., период времени _– 2010 – 2014 гг.

Регистрационный номер документа

состоит из его порядкового номера, который можно

дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о

корреспонденте, исполнителях и пр.

Регистрационный номер оформляется от «2» положения табулятора на уровне реквизита «Дата документа» (на бланках документов место проставления регистрационного номера отмечено ограничительной горизонтальной чертой с символом №) при регистрации документа.

Ссылка на регистрационный ном	ер и дату

Имеется только на бланке для письма. Проставляется только при оформлении ответного

документа. Включает в себя регистрационный номер инициативного документа и его дату.

Помогает избежать ненужных слов в начале ответного документа, например:

На Ваше письмо № 25 от 08.12.2022 сообщаем следующее: (и т.д.), а также легко найти инициативный документ, на который дается ответ.

Оформляется от «0» положения табулятора под реквизитом «Дата документа».

На № 25 от 08.12.2022

Адресат    оформляется на документах, предназначенных для передачи:

- Руководству (заявления, докладные и объяснительные записки и т.д.); - Структурному подразделению (распоряжения, указания и т.д.); - Другим учреждениям или физическим лицам (письма и др.).

Адресат оформляют от «4» пт (в верхнем правом углу документа).

Адресат максимально может состоять из следующих составных частей, каждая из которых размещается с новой строки, и строки выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки:

1.              Наименование учреждения (в им.п., без предлога В или На)

2.              Наименование структурного подразделения (в им.п., без предлога В или На)

3.              Должность получателя (в дат.п.)

4.              Фамилия и инициалы (в дат.п., перед фамилией допускается употреблять сокращение г-ну или г-же)

5.              Почтовый адрес получателя (не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие или подведомственные организации и постоянным корреспондентам)

Завод турбинных лопаток

Плановый отдел

Старшему экономисту Алексеевой А.А.

Профсоюзная ул., д.20, Москва, 117290

При адресовании документа руководителю организации название организации входит в наименование должности руководителя и указывается в дательном падеже, например:

Директору завода «Свет» г-ну Островскому А.Н.

При адресовании документа руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в им.п., ниже – в дат.п. наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы.

например:

Московский государственный университет

Декану факультета государственного

делопроизводства Завадскому И.Н.

Или

Московский государственный университет

Декану факультета государственного                 делопроизводства Завадскому И.Н.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно,

Пример:

Директорам школ Московского района 

Санкт-Петербурга

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом Адресат в скобках указывается (по списку),

Пример:

Руководителям дочерних обществ

АО «Свет»

(по списку)

Подпись

– обязательный реквизит документа. Документ

подписывает должностное лицо в пределах компетенции:

-                        В учреждениях, действующих на принципах единоначалия, документ подписывается руководителем учреждения; 

-                        документы, принимаемые коллегиальным органом, подписывают председатель и секретарь коллегиального органа;

-                        денежно-финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер;

-                        акты – члены комиссии;

-                        договоры – все договаривающиеся стороны.

Реквизит «Подпись» состоит из следующих элементов:

-                        наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке) – от «0» положения табулятора;

-                        личная подпись;

-                        расшифровка подписи (инициалы и фамилия) – от «6» положения табулятора на уровне последней строки наименования должности.

Пример:

Вице-президент Ассоциации                                    

региональных предприятий                 подпись А.А.Борисов или на бланке:

Вице-президент                                  подпись               А.А.Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор ЗАО «Вектор»                          подпись                               Н.В.Орлов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну   под другой   в   последовательности,   соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода                                 подпись                             О.И.Градов Главный бухгалтер                             подпись                              З.П.Смирнова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор завода «Луч»                           Директор завода

                        подпись   А.И.Федоров           турбинных лопаток

подпись        П.П.Ткач

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется   с     указанием   статуса должностного лица в соответствии с приказом, например:

И.о.генерального директора              подпись     П.П.Петров

Или

Исполняющий обязанности

генерального директора                     подпись     П.П.Петров

Не допускается ставить косую черту, надпись За перед наименованием должности лица в реквизите «подпись», если документ подписывает иное должностное лицо.

Печать

                                                                                   заверяет     подлинность  подписи                          должностного       лица                 на

документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью.

Виды печати

Печать проставляют, не захватывая собственноручной подписи, или в месте, обозначенном МП (Место печати), таким образом, чтобы на оттиске четко прочитывались все надписи.