Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
ГБ ПОУ «ВПТ»
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ СО
СРОКОМ ХРАНЕНИЯ
СВЫШЕ 10 ЛЕТ
Оформление дел на бумажном
носителе предусматривает:
подшивку или переплет документов дела (неформатные
документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках)
нумерацию листов дела
составление листа-заверителя дела
составление внутренней описи документов дела
оформление обложки дела
Обложка дела временного (свыше 10 лет)
хранения составляется и оформляется по
установленной форме, в которой указываются:
наименование организации,
структурного подразделения,
индекс дела,
архивный шифр дела,
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел,
заголовок дела.
Завершенные дела…
Завершенные дела временного (свыше
10 лет) хранения в течение двух лет
остаются в структурных подразделениях
для справочной работы. Затем они
сдаются в архив организации.
Для документов…
Для документов, отобранных
для временного хранения,
важно определить, в
течение какого времени они
могут быть нужны. Поэтому
определение сроков
хранения отдельных
документов — это еще одна
важная задача экспертизы
ценности документов.
Для учета документов (свыше 10
лет) хранения…
Для учета документов (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
сформированных по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документа,
составляется внутренняя опись – документ, включаемый в дело
для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Внутренняя опись дела…
Внутренняя опись
дела составляется на отдельном
листе по установленной форме.
При составлении внутренней
описи в нее вносятся сведения о
порядковых номерах документов
дела, их индексах, датах,
заголовках и номерах листов
дела. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в
которой указываются цифрами и
прописью количество включенных
в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись
подписывается…
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело
переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения
документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе
"Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие
акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к
внутренней описи и заверительная надпись дела.
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ СВЫШЕ 10 ЛЕТ.pptx
