Презентация "ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ СВЫШЕ 10 ЛЕТ"

ГБ ПОУ «ВПТ» ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ СО СРОКОМ ХРАНЕНИЯ СВЫШЕ 10 ЛЕТ

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:  подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках)  нумерацию листов дела  составление листа-заверителя дела  составление внутренней описи документов дела  оформление обложки дела

Обложка дела временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются:  наименование организации,  структурного подразделения,  индекс дела,  архивный шифр дела,  номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел,  заголовок дела.

Завершенные дела…  Завершенные дела временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Для документов…  Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Для учета документов (свыше 10 лет) хранения…  Для учета документов (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа,  составляется внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела…  Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается…  Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.   Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Образец внутреней описи: