Презентация "Оформление обложки дел"

ГБ ПОУ «ВПТ» Оформление обложки дел

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ  Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременно оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:  название организации;  название структурного подразделения организации, в котором оно  формировалось;  индекс дела по номенклатуре дел;  заголовок дела;  срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел…  На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении…  При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации- правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела  Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно- проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:  количество листов в деле;  дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;  архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает  ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительн ых сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" .

БЛАНК ОБЛОЖКИ ДЕЛА