Презентация по МДК 02.01. "Организация и нормативно-правовые основы архивного дела" тема "Электронные архивы" профессия "Делопроизводитель""

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

 Сложно представить компанию, у которой нет  электронного архива. Это либо электронный  организации, либо архив конкретного работника.  Электронный архив компании создают с  помощью специализированных программ.  Сотрудники создают собственные ,с помощью  файловых хранилищ на сервере организации,  выделенного места в рабочем компьютере или  съемных носителей

 У каждого работника есть документы, которые важно  сохранить и упорядочить. Это: шаблоны писем и  приказов, распоряжения руководителя, локальные акты  и инструкции и т. п. Чтобы не потерять ценные  документы и иметь к ним оперативный доступ 24 часа в  сутки, создайте собственный архив. Для секретаря это  особенно актуально. Через него проходит много  информации, и если ее не структурировать, то П0Т9М  трудно найти, чтобы обработать или использовать  повторно как шаблон. На поиск уходят минуты, а то и  часы. Кроме того, руководитель и сотрудники компании  нередко обращаются к секретарю в поисках документов.  Поэтому в интересах секретаря создать целостный  электронный архив, в котором данные структурированы.  Итак, электронный архив необходим, так как помогает  упростить, ускорить и упорядочить работу с документами:   оперативно найти нужную бумагу;   исключить утрату или повреждение информации.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ХРАНИТЬ В АРХИВЕ, И  КАК ИХ СТРУКТУРИРОВАТЬ?

 В архив добавляйте документы, к которым вам  регулярно приходится обращаться. Речь идет как о  шаблонах для работы, например бланки  организационных приказов и образцы стандартных  писем, так и о готовых документах: приказы  руководителя, исходящие письма партнерам и т. п.  Универсальный список для хранения предложить не  получится, так как в каждой компании свои  особенности. При этом в архиве не обязательно  хранить только текстовые файлы, можно аудио и  видео файлы

 Структура должна быть  легкой и понятной именно  вам. Структура удачная ­ если  вам не приходится  задумываться, где хранить тот  или иной документ. Поэтому  структура архива может быть  уникальной с учетом ваших  предпочтений или  классической и дублировать  номенклатуру дел  организации. Как показывает  практика, удобно  классифицировать документы  по видам и разновидностям, а  внутри ­ по контрагентам.

 Если архив размещен на корпоративном сервере и  работают с ним и другие сотрудники, продумайте, как  разграничить доступ к архивным папкам. Например,  у вас полные права на размещение, копирование,  редактирование и удаление документов. А у других  сотрудников ­ права на размещение и копирование.  При совместной работе над архивом сразу говорите  требования к формату, размещаемых документов и  названиям файлов. Так, если речь идет о документах  с подписями, храните их в формате PDF. Что касается  названия файлов, то лучше выработать единые  правила.

Архив нужно где то хранить. Возможны три  варианта:  ­файловые хранилища, то  есть выделенное IT­ специалистами место на  сервере организации;   выделенное место на  личном компьютере;   съемные носители ­ CD и  DVD­диски, флеш­ накопители, внешние  жесткие диски. Полезный совет!!! Не храните файлы на  локальном диске С. На нем  устанав­ливают операционную  систему. Если придется  переустановить или  отформатировать  операционную систему, это  затронет только файлы с  диска С. С файлами на другом  диске ничего не случится

 Файловые хранилища. Их создают на сервере.  Объемы памяти сервера большие, поэтому  возможности для хранения данных почти  безграничны.Файловое хранилище на сервере  удобно для хранения архива, если с ним  работает несколько специалистов. Если вы  создаете архив, к которому больше ни у кого нет  доступа, то проще организовать его на своем  рабочем компьютере.

АРХИВ НА РАБОЧЕМ  КОМПЬЮТЕРЕ. В ЭТОМ  СЛУЧАЕ ВЫ МОЖЕТЕ  САМИ ОПРЕДЕЛИТЬ,  ЕСТЬ ЛИ СВОБОДНОЕ  МЕСТО ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И  СКОЛЬКО.

 Съемные носители. Выступают как дублирующие архивы, если есть  основной на компьютере или сервере. Это уменьшает риски потери  данных. Дублируйте файлы на съемные носители не реже одного раза в  неделю. При выборе съемного носителя учитывайте удобен для записи и  передачи копий документов. Срок службы: от 3 до 20 лет;   DVD­диски ­ 4,7 Гб. Объем памяти больше, чем у CD­диска, но тот же  недостаток ­ хрупкость. Носитель удобен для записи и передачи копий.  Срок службы: от 3 до 20 лет;   флеш­накопители ­ до 64 Гб. Объем памяти у них больше, носитель менее  хрупкий и записать документы на него проще, чем на CD и DVD­диски.  Флешки небольшие, поэтому часто теряются. Срок службы: 7­8 лет;   внешние жесткие диски ­ до 4 Гб. Среди съемных носителей удобный с  точки зрения объема памяти и физических свойств. Носитель не хрупкий  и не маленький по размеру. Поэтому в отличие от флешек нет опасности,  что диск потеряется. Срок службы: 3­10 лет;   твердотельные SSD­накопители информации. Это накопители  последнего поколения, в которых нет движущихся элементов, как в  жестком диске. Для хранения памяти в SSD используется флеш­память.  Преимущества SSD­накопителей: скорость работы, устойчивость к  механическим повреждениям, малое энергопотребление. Из минусов ­  высокая цена по сравнению с другими носителями. Срок службы: 7­8 лет.  Съемные носители регулярно проверяйте на читаемость, то есть  периодически просматривайте записанные на них данные. Кроме того,  важно контролировать устаревание носителя. 

ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ!    Чтобы не терять документы и быстро в них  ориентироваться ­ создайте архив. В любой момент  документ может запросить руководитель или другой  сотрудник компании.     Продумайте структуру архива. Как вариант составьте  ее, опираясь на номенклатуру дел в организации.     Для создания архива используйте файловые  хранилища, выделенное место на личном компьютере  или съемные носители. При выборе съемного носителя  учитывайте срок службы и размеры электронного архива.

Литература  журналу  «Справочник секретаря» №9. Сентябрь 2016