Презентация "Порядок передачи дел в архив"

Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

ГБ ПОУ «ВПТ» Порядок передачи дел в архив

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ • В архив организации передаются все дела постоянного, вре менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. • Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

• В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

• Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема- передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

• Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

Затем: • Дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. • Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация- сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем плярах описей и акта сдачи документов. • Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

Образец описи дел «О передаче документов в архив»

Презентация "Порядок передачи дел в архив"

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

11.04.2019