Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
ГБ ПОУ «ВПТ»
Порядок
передачи дел в
архив
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ
ОРГАНИЗАЦИИ
• В архив организации передаются все
дела постоянного, вре менного
(свыше 10 лет) хранения и по
личному составу.
• Дела постоянного и
долговременного хранения, включая
документы по личному
составу, передаются в архив
организации не позднее чем
через три года после их
завершения в делопроизводстве.
Пере дача дел производится только по описям и в соответствии с со
ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с
руководителями структурных подразделений и утвержденным
руководителем организации. Вместе с делами в архив передают ся
регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен ной службы
учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило,
не передаются.
• В период подготовки дел структурным
подразделением к передаче в архив
организации сотрудником архива
предварительно проверяется правильность
их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных
в опись дел (структурного подразделения),
количеству дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой дел
организации. Все выявленные при
проверке недостатки в формировании и
оформлении дел работники структурного
подразделения обязаны устранить. При
обнаружении отсутствия дел составляется
соответствующая справка.
• Прием каждого дела производится лицом,
ответственным за архив организации,
(специальным сотрудником) в присутствии
работника структурного подразделения. При
этом на обоих экземплярах описи дел
структурного подразделения против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о
наличии дела. В конце каждого экземпляра
описи указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых в архив дел,
номера отсутствующих дел, дата приема-
передачи дел, а также подписи ответственного
за архив (сотрудника архива) и лица,
передавшего дела. При приеме особо ценных
дел проверяется количество листов в делах.
• Принимая дела, сотрудник архива
тщательно сверяет каждое дело с
описью, проверяет правильность
формирования и оформ ления
дела. Заведующий архивом
расписывается в приеме дел на
всех экземплярах годовых
разделов описи, указывает дату
приема и количество принятых
дел. Один экземпляр годовых
разделов описей возвращается
сдатчику, остальные остаются в
архиве.
При сдаче дел на государственное хранение
организация представляет в государственный
архив:
• отношение на имя руководства государственного архива с
указанием названия организации, общего количества дел и
крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на
государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо
дела утрачены).
Затем:
• Дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на
обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
• Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар
хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-
сдатчик и государственный архив расписываются на всех
экзем плярах описей и акта сдачи документов.
• Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го
сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй
экзем пляр акта возвращаются организации и хранятся
постоянно в делопроизводственной службе.
Образец описи дел «О передаче
документов в архив»
Порядок передачи дел в архив.pptx
