Прием и первичная обработка документов

1.  Прием и первичная обработка документов

В крупных организациях для приема и первичной обработки докумен- тов предусматривают создание специализированной службы – экспедиции. В небольших организациях эту операцию осуществляет секретарь.

Доставка документов в организацию может проводиться различными способами: почтой, телеграфом, курьером, через компьютерные сети, элек- тронной почтой, через факсимильную связь.

Задача экспедиции – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения.

Первичная обработка сводится к следующему:

·        проверяется правильность доставки;

·        проверяется целостность упаковки, сохранность печатей;

·        конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений;

·        при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается толь- ко сопроводительная документация;

·        все документы учитываются;

·        документы сортируются по адресатам;

Затем следует процедура регистрации документа.