Проектирование базы данных в СУБД MS Access

Лабораторная работа №20

«Проектирование базы данных в СУБД MS Access»

Цели:

1.      Познакомиться с основными понятиями базы данных в прикладной программе  MS Access.

2.      Научиться создавать таблицу баз данных, освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных.

Основные понятия:

Основные принципы проектирования баз данных

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов являются студенты, преподаватели, предметы. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов в таблице создается отдельная запись.

Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы.

Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах.

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М)

           Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для удобного и надежного управления данными, которые хранятся в таблицах. В Access 2007 используются связанные таблицы. Управление данными значительно упрощают шаблоны, которые широко используются в Access 2007. 
           Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить данными таблицы новой базы данных.
           Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в базе данных и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.
           Базу данных в Access 2007 можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Шаблоны не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.
           При запуске Прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007", представленная на Рис. 1. 

Рис.1

          При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый шаблон на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" в Категории шаблонов или шаблоны из Интернета.

            При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные шаблоны, справа в окне приложения появится описание БД, текстовое поле в котором указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).
            Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов". 
            Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме Новая база данных в Разделе пустая база данных, справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла и имя каталога, в котором будет сохранен файл. Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить.
           Далее надо щелкнуть на кнопке Создать, файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 2. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Рис.2

           Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна. 
           Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием "Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.
           Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.
           Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра. 

Задание 1

1.    Выберите команду Создание - Шаблоны таблиц - Контакты.

Перед Вами появится таблица с заголовками:

Заполните ее следующими данными (см. таблицу).

2.    У Вас должна получится таблица как на рисунке (см. рис.). Сохраните таблицу () под именем Работник.

3.    В данной таблице отсортируйте столбец «Организация» по алфавиту       (Главная - ).

Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.

Порядок работы

1.  Создадим таблицу под именем «Студент» с помощью конструктора таблиц.

Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

Перед Вами откроется окно:

2.  Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов):

КодСтудент, Фамилия,  Имя, Отчество,  Адрес, Номер телефона, Специализация.

И соответственно Тип данных:

КодСтудент – СЧЕТЧИК,

Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специализация – ТЕКСТОВЫЙ,

Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.

У Вас должно получиться как на рисунке (см. рис.)

3.      Далее Нажмите сохранить () и назовите таблицу «Студент». Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (КодСтудент будет Ключевое поле ).

4.      Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши щелкните слева на таблицу Студент: таблица, перед Вами откроется таблица для заполнения (см. рис.).

5.      Заполните эту таблицу следующими данными (см. таблицу) и сохраните.

6.      Результаты покажите преподавателю. Оформите отчет.

7.      Скачано с www.znanio.ru