Протокол

 Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:

·    наименование организации;

·    наименование вида документа;

·    дата документа (дата заседания);

·    номер документа (номер протокола);

·    место составления протокола (место проведения заседания);

·    заголовок к тексту;

·    текст;

·    подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная  -   слова  «Председатель»,  «Секретарь»,  «Присутствовали»,

«Приглашенные» пишутся с прописной буквы от начала левого поля.

 

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных, информация о которых с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций - должность и название организации).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку через один интервал. Если членов коллегиального органа больше пятнадцати, то указывают общее количество, а в скобках - регистрационный лист прилагается (форма регистрационного листа приведена в приложении 28).

Фамилии приглашенных добавляются с наименованием должности, с включением названия организации.

Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕТСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от начала левого поля и после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от 1- го положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименования должности и фамилию докладчика записывают в родительном падеже, например:

Не должно быть вопроса, сформулированного словом “разное”. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме:

СЛУШАЛИ  -   ВЫСТУПИЛИ  -   ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ)   -  по

каждому вопросу    отдельно.    Слова    «СЛУШАЛИ»,    «ВЫСТУПИЛИ»,

 

«ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже), ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада, сообщения в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то вместо содержания доклада пишут - «Доклад прилагается».

Ход обсуждения доклада отражается в разделе - ВЫСТУПИЛИ.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать наименование должности), после тире со строчной буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица «я осуществляю...»; от третьего лица «Петров сказал, что...»; в безличной форме «Ивановым предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова «вопрос»  и «ответ» не пишут, пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.

Например:

 

Завершающая часть протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющая часть строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное   должностное   лицо.   Если   постановление   содержит   различные

 

вопросы, то оно делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт оформляется с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола: «... Заседание Ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается».

Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и через тире - окончания заседания (12.03.2005 – 14.03.2005  или 12 - 14.03.2005).

Номер протокола - порядковый номер в течение календарного года.