Работа с данными с использованием запросов в MS Access

Практическая работа № 26

Тема: Работа с данными с использованием запросов в MS Access

Учебная цель: закрепить навыки по редактированию таблиц; познакомиться с основными видами запросов; научиться создавать запросы на выборку различными способами.

Образовательные результаты, заявленные во ФГОС третьего поколения:

Студент должен

Уметь:

- создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор,

- переходить из режима Конструктор в режим таблицы,

- заполнять и редактировать таблиц базы данных,

- сортировать значения таблицы,

- создавать запросы на выборку различными способами,

- сохранять и загружать базу данных.

Знать:

- основные понятия базы данных,

 - поиском записей по образцу,

Краткие теоретические и учебно-методические материалы по теме

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию.

Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения.

Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Таблица базы данных – это совокупность экземпляров записей одной структуры. Описание структуры базы данных содержит перечень полей записи и их основные характеристики.

Запросы.

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнение вычислений и многое другое. Для разных действий создаются запросы разных типов.

Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.

Запрос-изменение используется для изменения или перемещения данных. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Формы – это средства для  ввода данных. Назначение форм – предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. В форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.п.)

Отчеты – во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных на принтер. В них приняты  специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов  оформления – номера страниц, верхний и нижний колонтитул. Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц и запросов.

Задачи практической  работы:

1. Выполнить практическую  работу;

2.Оформить отчёт по практической  работе;

Обеспеченность занятия (средства обучения)

Основные источники: 

1.            Учебно-методическая литература:

·              Михеева Е.В. Практикум по информации: учеб. пособие. – М., 2004.

·              Михеева Е.В., Титова О.И. Информатика: учебник. – М., 2005.

·              Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Задачник-практикум 8–11 кл. (в 2 томах). – М., 2002.

·              Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информатика. Учебник 10-11 кл. – М., 2007.

·              Уваров В.М., Силакова Л.А., Красникова Н.Е. Практикум по основам информатики и вычислительной техники: учеб. пособие. – М., 2005.

·              Угринович Н.Д. и др. Практикум по информатике и информационным технологиям 10–11 кл. – М., 2002.

2.     Лист писчей бумаги формат А4 (210x297мм) с нанесенной ограничительной рамкой, отстоящей от левого края листа на 20мм и от остальных на 5мм со штампом основной надписи 15х185 мм (ГОСТ 2.104-2006).

3.     Ручка с чернилами черного цвета.

4.     Карандаш простой.

5.     Персональный компьютер, СУБД MS Access

Вопросы для закрепления теоретического материала
к практической работе:

1.     Назовите основные объекты СУБД MS Access.

2.     Характеристики полей баз данных.

3.     В чем состоит особенность создания БД в режиме Конструктор?

4.     Что такое запрос?

Инструкция по выполнению практической работы

Внимательно изучить раздаточный и краткий теоретический материал.

Изучить порядок выполнения задания.

Методика анализа результатов, полученных в ходе практической  работы

Контролем  является защита отчета по  практическому занятию.

Задания практической работы:

Создайте структуру таблицы с информацией о студентах нашего учебного заведения.

Порядок работы: 1.

1) Вызовите программу Access (Пуск- Программы- MS Access), откроется меню, представленное на рис.1.

2) Установите  переключатель Новая база данных.

Имя файла введите имя БД – Фамилия_База данных

3) Щелкните на кнопке Создать.

4) В следующем окне выберите вкладку Таблица (скорее всего вы в ней находитесь), щелкните по кнопке Создать, в окне Новая таблица выберите Конструктор.

5) Заполните Имя поля и Тип данных в конструкторе, как показано на рис.

6) Закройте окно таблицы Таблица1, на вопрос о сохранении таблицы щелкните кнопку Да. Сохраните таблицу с именем «Список»

В ответ на вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» ответить «Да»

В вашей таблице появится поле с именем «Код» Это поле называется первичным ключом и однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Тип данных у этого поля обозначен как Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика будет увеличиваться на 1. В результате у каждой записи формируется свой номер, который и является первичным ключом.

2. Зададим свойства полей заданных в таблице «Список».

Поля обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например маска ввода для поля типа “дата” облегчает ввод дат, позволяет Вам не заботиться о разделителях дня, месяца, года.

Порядок работы:

1. Открыть таблицу в режиме конструктор (щелкните по кнопке Конструктор.

2. Щелкните по полю Фамилия.  В строке Размер поля замените число 50 на 30. Далее в строке Подпись наберите «Фамилия». В строке Обязательное поле выберите «Да». В поле Индексированное поле выберите «Да(совпадения   допускаются)», т.к. в списке могут быть однофамильцы.

3. Аналогично, воспользовавшись данными таблицы 1, укажите свойства полей Имя, Отчество, Адрес, Телефон, Группа.

4. Для поля Дата рождения в строке Формат поля выберите Краткий формат даты. Щелкните по строке Маска ввода.

Щелкните по кнопке. На вопрос о сохранении таблицы ответьте «Да». В окне Создание масок ввода выберите строку Краткий формат даты и щелкните по кнопке. Откроется следующее окно Создание масок ввода, снова щелкните  Далее и в последнем окне мастера Создание масок ввода щелкните  Готово . Заполните оставшиеся строки свойств поля Дата рождения согласно таблице1.                                                         

Таблица1.

5. Закройте окно Список: таблица, сохранив все выполненные изменения.

3. Заполним информацией о студентах таблицу Список.

Порядок работы:

1. Откроем таблицу Список (щелкните по кнопке Открыть). В открывшемся окне Список: таблица, щелкните в поле Фамилия

Введите фамилию первого студента из списка таблицы 2. Затем щелкните в поле Имя и введите имя студента. Последовательно введите оставшиеся данные для данного студента. Обратите внимание, что при переходе в поле Дата рождения появляется шаблон, благодаря чему ввод данных значительно упрощается.

Внимание! Вся информация автоматически сохраняется в БД при ее вводе.

Перейдите в поле Фамилия для следующего студента и введите данные этого студента. Введите данные всех студентов в строгом соответствии с данными из таблицы 2.

Занесите свои анкетные данные в таблицу.

Таблица 2.

2. Для исправления ошибок в записях щелкните по нужной записи и используя обычные методы редактирования внесите изменения.

3. Закройте окно Список: таблица.

4. Выполним сортировку по полю Фамилия в таблице Список.

Порядок работы:

1. Откройте таблицу Список.

2. Щелкните по любой записи в поле Фамилия. Щелкните на панели инструментов по кнопке
 Проследите какие изменения произошли в таблице. Повторите действия с кнопкой . Выберите из двух вариантов тот, в котором фамилии студентов расположены в алфавитном порядке.

Сортировку можно произвести пользуясь пунктом меню Записи- Сортировка. Попробуйте.

3. Закройте таблицу Список, т.к. мы внесли изменения в макет таблицы, то появится вопрос о сохранении измененного макета таблицы. Ответьте «Да».

5. Выполним поиск записей по какому-либо признаку (допустим нас, интересуют студенты, проживающие на улице Фрунзе).

Порядок работы:

1. Щелкните по любой записи в поле Адрес. Щелкните на панели инструментов по кнопке  (Найти). Откроется диалоговое окно Поиск в поле «Адрес». В этом окне в строке Образец введите «Фрунзе», в строке Просмотр выберите Все, а в строке- С начала поля (см. рис.8).                              Рис.8.

Щелкните Найти. В таблице будет выделена запись содержащая слово «Фрунзе».

Для поиска следующей записи надо щелкнуть Найти далее. Если таких записей не будет обнаружено, то появится окно с сообщением: Образец не найден.

2. Закройте окно поиска.

Вопрос: Опишите назначение каждого поля в окне поиска.

6. Создадим запрос по выбору записей, для формирования списка студентов, которые родились
с 1 мая 1983 года по 31 декабря 1983 года.

Порядок работы:

1. Выберите в окне базы данных вкладку «Запрос», нажмите кнопку Создать. В окне диалога «Новый запрос» выберите опцию «Конструктор».

2. Access предложит Вам выбрать таблицу, выберите таблицу «Список», нажмите кнопку Добавить и закройте окно диалога.

3. Из таблицы последовательно выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения» и «Адрес» и перетащите выбранные поля по очереди в бланк запроса (можно просто дважды щелкнуть мышкой по каждому полю).

4. В строке «Условие отбора» введем условие для столбца Дата рождения. Для этого:

-        Щелкните по кнопке «Построить» на панели управления

-        Выберите в списке операторов - оператор сравнения Beetween, нажмите кнопку «Вставить», ОК. Измените строку Between «Выражение» And «Выражение» на
Between  #01.05.83#  And  #31.12.83#

-        Закройте окно конструктора запросов. Окно запроса должно иметь такой вид: .

5. Закройте окно запроса. Сохраните запрос под именем Запрос по дате рождения.

6. Откройте созданный запрос и убедитесь в том, что выборка была сделана правильно. Если вдруг оказалось, что таких студентов в Вашей группе нет, измените условия запроса.