Работа с исходящими (отправляемыми) документами

 Работа с исходящими (отправляемыми)

документами

Основные этапы прохождения исходящих (отправляемых) документов от создания до отправления состоят из операций:

·       составление проекта документа;

·       согласование, визирование (в необходимых случаях);

·       подписание и утверждение (при необходимости);

·       регистрация (в журнале или на карточке),

·       отправка документа адресату.

Составление проекта документа. Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса по существу и с использованием как нормативных документов, так и инструкции по делопроизводству в организации.

Согласование документа. До передачи подготовленного проекта  документа на подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, проставляя на проекте визы согласования или гриф согласования.

Внутреннее согласование (визирование) - неизбежный и необходимый  этап подготовки исходящего документа.

Подписание документа. Ознакомившись с проектом документа, руководитель либо сразу удостоверяет его своей подписью, либо отправляет на доработку исполнителю, если в этом есть необходимость. В этом случае исполнитель перерабатывает документ с обязательным проведением процедуры составления проекта от начала до конца.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Регистрация документа. Подписанные документы регистрируются в службе ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в организации и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка документа. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

·     проверку правильности оформления документов (наличие необходимых реквизитов: даты, номера, подписи и т.д.);

·     проверку наличия приложений, указанных в документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

·     проверку правильности адресовании, в случае неправильного оформления документы возвращаются на доработку;

·     составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник   экспедиции   проставляет   свою   фамилию   и    дату   отправки (документы, отправляемые в один адрес могут быть вложены в один конверт).

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня.