Работа с внутренними документами

Работа с внутренними документами

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.

Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит все те же этапы, что и при работе с исходящими документами (подготовка проекта, его согласование, подписание, регистрация), а на этапе исполнения - с входящими документами (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Целесообразно рассмотреть некоторые особенности при работе с различного вида внутренних документов в организации

Распорядительные документы. Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением. Копии подписанных руководителями документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы. Особенностью прохождения протоколов - отсутствие этапов визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным подразделениям и должностным лицам, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные и служебные записки, справки, сводки и т.д. Внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в установленном порядке передаются   на

исполнение   в   соответствующие   подразделения  или   исполнителям,   либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, через секретарей, референтов или лиц, ответственных за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству может быть также предусмотрена передача документов между структурными подразделениями через службу ДОУ.

Исполнение документов происходит в следующем порядке:

Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.

При решении вопросов оперативного характера (по телефону) или лично на исполненном документе или в регистрационно-контрольной форме делается отметка, содержащая сведения об исполнении. Например:

Если  исполнение  вызывает  создание  ответного  или  иного  документа,  то

подготовка   проекта,   согласование,   подписание,   регистрация   и   отправка производятся аналогично работе с исходящими документами

Поо номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При исполнении документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документов и передает его для тиражирования. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнении  (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.