Распорядительные документы

 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания; кооперативные организации - решения; органы государственной власти и управления, общественные организации - постановления, решения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения  постановлений,  решений и приказов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательным и правовым актам.

Подготовка распорядительных документов - достаточно сложный процесс и происходит, практически, по одной схеме, различия возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) или единоначалия (в случае приказов, распоряжений, указаний).

Можно выделить три основные стадии подготовки распорядительных документов:

·    всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

·    согласование текста, его подписание (приказ, распоряжение, указание);

·    обсуждение  и  принятие  документа  на  заседании  коллегиального органа

(постановление, решение).

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.  При разработке сложных  и больших   распорядительных

документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами

власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на организацию.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует  сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования документа.

Согласование документа оформляют визой согласования (далее виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза  показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.  

При наличии замечаний при визировании разработчик дорабатывает документ и повторяет процедуру согласования.

Согласованный документ передается руководителю организации на подпись.